顧問契約の内訳が整理されていないと、日々の業務で少しずつ困る場面が増えていきます。
新規契約の見積金額が担当者によって変わる、請求に含めるべき作業が抜ける、担当者が替わったときに「この顧問先は何が契約に入っているのか」が分からない。
ここでは、顧問先ごとの業務メニューと料金テーブルを、見積・請求・社内引継ぎまで扱いやすい形で管理する画面設計を確認します。
顧問先契約台帳の管理画面イメージ
顧問先ごとの契約状態、含まれる業務、料金条件の確認ポイントを同じ画面に置くと、担当交代時の確認が短く済みます。
よくある失敗が、Excelの1表で「メニュー名」「単価」「顧問先ごとの特記事項」を全部入れてしまうことです。
最初は便利に見えても、契約数が増えるほどシートが増え、どれが最新なのか判断しにくくなります。
管理画面で扱う場合は、データ構造を次のように分けておくと後から直しやすくなります。
メニューと料金を分けて管理する構成イメージ
記帳代行、給与計算、年末調整、決算申告など、作業の種類をマスタ化します。
月額、件数単価、従業員数別、税目別など、金額の決まり方を管理します。
顧問先ごとに、含まれるメニューと例外条件を紐づけます。
「メニュー」と「料金」を分けると、料金改定時にも全顧問先の設定を一括で確認しやすくなります。
メニュー名の揺れは、請求漏れや説明のブレにつながります。
「給与」「給与計算」「給与代行」のような表記が混在すると、一覧で見ても同じ業務なのか別業務なのか分かりにくくなります。
現場で使われる言葉を採用しつつ、メニューの粒度はあらかじめ決めておくのが安全です。
年末調整はメニュー分解の例として分かりやすい業務です。入力が止まりやすいポイントは 年末調整フォーム設計 でも触れています。
顧問先の契約は、月額固定だけでは済まないことが多くあります。
同じ「給与計算」でも、従業員数、役員報酬改定の有無、入退社手続きの頻度によって工数は変わります。
そのため、料金テーブル側には、金額だけでなく「どの条件で変わるのか」を持たせておくと、契約更新時の説明がしやすくなります。
料金テーブル編集画面イメージ
単価だけでなく「何名まで」「どの条件から別料金か」を持たせると、見積と請求の前提を確認しやすくなります。
顧問先ごとの例外は必ず出ます。
ただし、すべてを自由記述で残すと、後から検索できず、担当者の記憶に依存します。
おすすめは、例外を次の3つに分けて管理することです。
メモを完全にゼロにはできません。だからこそ、検索できる項目を先に分け、メモは補足に限定しておくと確認作業が短くなります。
運用で問題になりやすいのが、「今月の請求はこの契約内容で合っているのか」という確認です。
契約内容をその都度上書きすると、過去の請求時点で何が有効だったのか分からなくなります。
そのため、契約内容には“確定版”の考え方を入れておくと安全です。
契約の active / next 管理イメージ
改定内容の確認ポイント
現在有効な契約と改定予定を分けておくと、請求月の確認と契約更新の説明がしやすくなります。
「改定予定」を持っておくと、更新時期に慌てずに済みます。期限管理の考え方は 期限カレンダー設計 と相性が良いです。
顧問先ごとの業務メニューと料金を管理するなら、業務メニュー、料金テーブル、顧問先契約を分けて持つことが重要です。
顧問先契約は“チェック＋条件＋短メモ”で管理し、見積・請求と連動させる場合は active / next のように確定版を分けておくと、請求漏れや説明のブレを減らせます。
インテンスで作る場合も、いきなり請求まで一体化するより、まずは契約台帳を固め、次に期限（アラート）や稼働（ダッシュボード）へ広げる進め方が現実的です。
士業向けの全体像は 士業事務所向けシステム開発例 にも載せやすいテーマです。