年末調整・法定調書業務をWebフォーム化するときの設計ポイント

年末調整や法定調書の時期は、税理士事務所も顧問先も「人手が足りない」状態になりがちです。
しかも、差し戻しの理由が単純なことも多い。たとえば 添付が足りない、数字の桁が違う、対象者の有無を誤解している など。
Webフォーム化の狙いは、入力を楽にすることより「差し戻しを減らして、集計の手戻りを潰す」ことに置くと失敗しにくいです。

1. 「入力させる」より「判定させる」項目を先に作る

年末調整は、全員に同じ入力をさせると疲れます。
まずは、対象者かどうかを分ける“判定”を置きます。ここが整理できると、不要な欄が消えて、差し戻しも減ります。

• 配偶者控除等：対象の有無（ある場合だけ詳細へ）
• 扶養：扶養親族の有無（いる場合だけ人数・内訳へ）
• 保険料控除：控除証明の有無（ある場合だけ添付へ）
• 住宅ローン控除：初年度/2年目以降（必要書類が変わる）

2. 添付設計：スマホ撮影前提で“足りない添付”を潰す

年調の詰まりは添付が原因になりがちです。
ただ、添付のルールを文章で書いても読まれません。フォーム側で、必要な添付だけ出す作りに寄せます。

• 保険料控除：控除証明書の添付（枚数が複数の可能性）
• 住宅ローン控除：残高証明や証明書類（年度で必要が変わる）
• 扶養：学生証等が必要なケース（運用次第）

添付の“不足”は、送信後の差し戻しより、送信前のチェックが効きます。フォームのバリデーションの考え方は 即時バリデーション と近いです。

3. 入力項目は「顧問先の給与担当がまとめて入力する」前提も持つ

顧問先によって、入力者が従業員本人か、給与担当（総務）かが違います。
ここを想定せずに作ると、ログインや委任が面倒になって止まります。

• 本人入力：マイページ（本人の情報だけ）
• 担当者入力：従業員一覧→対象者の情報入力→提出状況一覧

最初から両方に対応するのが難しければ、顧問先側の運用に合わせてどちらかに絞り、次年度で拡張するのが現実的です。

4. 差し戻し設計：指摘が散らばらない“コメントの置き場”を作る

差し戻しがメールだと、対象者・対象項目・最新版が混ざります。
フォーム化するなら、差し戻しは「対象者 × 指摘項目」に紐づけて残します。

• 指摘カテゴリ：添付不足／数値不整合／対象確認／記入漏れ
• ステータス：差し戻し中→再提出→確認中→完了
• 履歴：いつ誰が差し戻し、いつ誰が再提出したか

このステータスの作り方は、問い合わせ運用の考え方（ステータス設計テンプレ）がそのまま使えます。

5. 個人情報の取り扱い：閲覧範囲とログが大事

年末調整は個人情報の塊です。だからこそ、閲覧範囲を切るのが先です。
従業員本人が入力するなら本人のみ。給与担当が入力するなら担当者権限。税理士事務所側も担当者範囲で絞る。
そして最後に、操作ログ（誰がいつ見たか）を残します。

権限とログの基本は 権限・ログ設計 の延長で整理できます。

まとめ

年末調整・法定調書をWebフォーム化するなら、入力欄を増やすより「対象判定」「必要な添付だけ出す」「差し戻しの置き場を一本化」の3つが効きます。
顧問先ポータル（顧問先ポータル設計）の中の“季節業務”として組み込み、期限アラート（カレンダー設計）まで繋げると、顧問先の出し忘れも減ります。
インテンスで作る場合も、最初は年調の「差し戻し削減」に狙いを絞った方が運用に乗りやすいです。