税務申告・納付期限カレンダーの設計とアラート運用の考え方

期限管理は地味ですが、税理士事務所の品質を左右します。
「分かっていたのに追えていなかった」が一番つらい。しかも期限は、顧問先ごとに条件が違います。決算月、課税事業者かどうか、納期の特例、電子申告の運用…。

ここでは、期限カレンダーを“ただの日付一覧”で終わらせず、未完了を追える仕組みにするための設計ポイントをまとめます。

1. 期限カレンダーは「イベント」ではなく「タスク」として持つ

カレンダーに日付だけ入れると、終わったかどうかが追えません。
期限管理で必要なのは、日付よりも「やることが完了したか」です。
そこで、期限を タスク（完了・未完了を持つ）として持ちます。

• タスク種別（法人税申告、消費税申告、源泉納付、住民税特別徴収など）
• 対象（顧問先）
• 期限日
• 担当者（事務所側）
• 状態（未着手／進行中／顧問先待ち／提出済／完了）

状態設計は、問い合わせ管理の考え方（ステータス設計）と同じで、「顧問先待ち」を用意しておくのが現実的です。

2. 期限の自動生成：顧問先ごとの“前提条件”を最小限持つ

自動生成が効くのは、前提条件が揃っている場合です。逆に、前提が曖昧なまま自動生成すると、間違った期限が並びます。
最低限、次の情報を顧問先マスタに持たせると、カレンダーが実用になります。

• 決算月（事業年度）
• 申告対象（法人税/消費税/地方税などの有無）
• 納期の特例の有無（例：源泉所得税の特例）
• 担当者（主担当・副担当）

この前提条件は、顧問先の契約メニュー（業務メニュー管理）と同じ場所に置くと、更新漏れが減ります。

3. アラート設計：通知を増やすと、逆に見なくなる

アラートは多いほど良いわけではありません。実務では「見ない」方向に慣れます。
おすすめは、段階を3つに絞ることです。

• 一次：期限の○日前（事務所内の準備開始）
• 二次：期限の○日前（顧問先への提出依頼が必要な場合に強め）
• 三次：期限直前/当日（未完了のみ、責任者にも通知）

4. 顧問先への通知：テンプレは作るが“送り先”を固定しない

顧問先へのリマインドは、担当者が変わると破綻します。
顧問先ポータル（ポータル設計）と連携できるなら、通知先を「顧問先の担当者アカウント」に寄せます。
メール送信だけに頼るより、ポータル内に「未提出の提出物」が出ている方が強いです。

5. “顧問先待ち”を分解する：何を待っているのか分からないと止まる

期限が迫っているのに「顧問先待ち」のまま止まるケースは多いです。
このとき、何を待っているかが分かるようにしておくと、追いかけが具体的になります。

• 不足資料（通帳、カード明細、請求書、領収書など）
• 確認事項（売上計上、期ズレ、棚卸など）
• 差し戻し（年末調整なら フォーム差し戻し設計 と同じ発想）

まとめ

税務の期限カレンダーは、日付を並べるだけでは回りません。期限を“完了状態を持つタスク”として持ち、顧問先マスタの前提条件で自動生成し、通知は未完了だけに絞る。顧問先待ちを分解して「何を待っているか」を見える化する。
インテンスで作る場合も、まずはタスク化と未完了通知の骨格を作り、次に職員の稼働（ダッシュボード）へ繋げると、繁忙期の詰まりが減ります。
士業向けの取り組み全体は 士業事務所向けシステム開発例 と相性が良いテーマです。