税理士事務所の顧問先ポータル設計と画面構成の基本パターン

顧問先対応が増えてくると、いちばん先に限界が来るのは「資料を集める」「状況を伝える」「確認の行き違いを潰す」の3つです。
メール添付が当たり前のままだと、最新版がどれか分からない、未提出が誰なのか見えない、担当者が替わると経緯が消えるが起きがちです。
そこで、顧問先向けに“やること”がまとまったポータルを用意すると、事務所側の消耗がかなり減ります。

1. ポータルの役割を「連絡手段」から切り離す

顧問先ポータルを失敗させる原因のひとつが、「チャットもファイルも全部ここで」と詰め込みすぎることです。
最初は、ポータルの役割を次に絞った方が運用が安定します。

• 資料依頼の一覧化：何をいつまでに出すかを“見える化”
• アップロードの置き場：月次資料・決算資料・年調資料の提出口
• 進捗の共有：「受付済」「確認中」「差し戻し」「完了」の最低限
• 確認事項の一本化：申告前の確認、差し戻し理由を散らさない

チャットは既存ツール（Teams/Chatwork等）で足りるケースが多く、最初から抱えない方が現実的です。

2. 画面構成の基本パターン（顧問先側）

顧問先側の画面は、迷わせないのが正義です。基本は次の3画面だけでも回ります。

2-1. ホーム（今月のやること）

• 未提出タスク（例：売上・仕入、通帳、カード明細、領収書）
• 期限（提出期限／申告期限に直結する場合は強調）
• 差し戻しがある場合は最上段に

2-2. 提出（アップロード）

• 提出区分：月次／決算／年末調整／その他（選択式）
• ファイル：複数アップロード、スマホ撮影も想定
• 補足：自由記述は短く（「○月分」「この領収書は私費」程度）

2-3. 連絡・確認（差し戻し/確認依頼）

• 差し戻し理由（テンプレ＋必要なら一言）
• 顧問先の回答欄（Yes/No＋短文）
• 対応履歴（いつ誰が何を確認したか）

3. 事務所側の画面は「顧問先別」より先に「タスク別」が効く

事務所側が見たいのは、「A社の状況」よりも「未提出がどれだけあるか」「差し戻しが溜まっていないか」です。
そのため、一覧の切り口は“顧問先別”に寄せすぎない方が回ります。

• 未提出一覧（顧問先×提出物×期限）
• 差し戻し中一覧（放置を防ぐ）
• 担当者別の滞留一覧（偏りが一発で見える）

この「一覧で回す」発想は、問い合わせ管理のステータス運用に近いです（考え方だけなら ステータス運用ルール が参考になります）。

4. アカウント設計：顧問先の“人”が複数いる前提にする

顧問先は法人なら担当者が複数います。社長・経理・総務で見たいものが違うこともあります。
そこで、最初から「顧問先＝1アカウント」にはしない方が安全です。

• 顧問先（法人）に複数ユーザーを紐づけ
• 権限：閲覧のみ／提出可／承認可（例：最終確認だけ社長）
• 退職・異動の想定：アカウント停止・引継ぎができる

5. セキュリティは“やり過ぎない”が、ログは必須

税務資料は個人情報も含みます。だからこそ、セキュリティは当然気にしますが、現場が使えない強度にすると放置されます。
現実的には、次を押さえるだけで事故はかなり減ります。

• アクセス制御（顧問先ごとに見える範囲を分離）
• 添付ファイルのウイルスチェック（可能なら）
• 操作ログ（誰がいつ見た／出した／差し戻した）

ログ設計の観点は、一般論として 権限・ログ設計 の延長で考えると整理しやすいです。

まとめ

顧問先ポータルは、豪華な機能より「資料依頼」「提出」「差し戻し」「進捗」の4点を揃える方が先です。
インテンスで作る場合も、最初は“提出物タスク＋アップロード＋進捗”の骨格を作り、年末調整や期限カレンダー（期限アラート）のような季節業務から拡張する形が相性が良いです。
士業向けの全体像は 士業事務所向けシステム開発例 もあわせて見るとイメージがつきます。