税理士事務所の繁忙期は、案件数そのものよりも、どこで止まっているのかが分かりにくいことで負担が増えます。
顧問先からの資料待ち、レビュー待ち、修正依頼、期限直前の未着手案件が重なると、最後に担当者へ負荷が集中します。
職員の進捗・滞留・残業見込みを確認するダッシュボードでは、単に件数を並べるだけでは不十分です。 期限までの日数、顧問先待ちの日数、レビュー待ちの量、担当者ごとの負荷を同じ画面で確認できるようにしておく必要があります。
件数だけでは、忙しさの説明にはなっても、どこに手を打つべきかが分かりません。
実務で見たいのは、次のような滞留です。
期限までの日数と状態を合わせて見て、急ぐ案件を判断します。
資料不足、確認事項、再提出待ちを分けて、催促対象を明確にします。
入力担当ではなく、確認側で止まっている案件も別枠で見ます。
担当者別の未完了数、期限、見込み時間から負荷を把握します。
この切り口は、問い合わせ管理のダッシュボード（画面レイアウトパターン）にも近い考え方です。 「何件あるか」だけでなく、「どこで止まっていて、誰の確認が必要か」を見られるようにします。
繁忙期の管理画面では、担当者別の件数だけを出しても判断しにくいことがあります。 同じ20件でも、期限が近い案件が多い人と、顧問先待ちが多い人では、次に必要な対応が違うからです。
管理側の画面では、担当者の能力比較ではなく、業務を動かすための判断材料として見せることが重要です。 期限、顧問先待ち、レビュー待ちの内訳が分かれば、分担変更や確認依頼を早めに判断できます。
税務業務は細かく分けようと思えば、かなり細分化できます。 ただし、入力項目を増やしすぎると、職員が更新しなくなります。
最初は、業務の節目になる状態だけを持たせる構成が扱いやすいです。
| 工程 | 状態例 | 見たいこと |
|---|---|---|
| 資料依頼 | 未送付 送付済 | そもそも依頼が出ているか。催促できる状態か。 |
| 資料回収 | 不足あり 回収完了 | 顧問先待ちか、事務所側で次に進められるか。 |
| 入力・集計 | 進行中 完了 | 入力担当の作業量と期限が合っているか。 |
| 申告書レビュー | レビュー待ち 修正依頼 OK | 上長確認で止まっていないか。修正後の再確認が必要か。 |
| 提出 | 提出待ち 提出済 | 期限直前の未提出が残っていないか。 |
「顧問先待ち」は、理由を分けて持つと対応しやすくなります。 不足資料、確認事項、添付不足、再提出待ちなどを分け、期限設計（期限カレンダー）と合わせて通知条件を決めます。
残業時間を正確に予測するのは簡単ではありません。 案件の難易度、顧問先の返答速度、レビューの量、突発対応で変動するためです。
そのため、最初から細かな予測値を狙うよりも、危険信号を出す設計の方が現実的です。
職員がスマホで確認する画面では、すべての案件を細かく見せるよりも、今日対応すべきものを優先した方が使いやすくなります。 期限直前、顧問先待ち、レビュー待ち、修正依頼などをカード形式で出すと、移動中や休憩前にも確認できます。
期限まで2日 / 資料不足 / 担当：佐藤
顧問先待ち9日 / 再通知候補 / 担当：田中
レビュー待ち4日 / 上長確認待ち
最初から多機能な画面にすると、見る場所が増えすぎます。 まずは、3つの一覧と少数の指標に絞る構成が扱いやすいです。
上部に表示する指標も増やしすぎない方が見やすくなります。
期限直前で未完了の案件を最優先で確認します。
顧問先待ち、レビュー待ち、修正待ちを分けて見ます。
負荷が偏っている担当者や支援できる担当者を確認します。
催促候補やレビュー依頼を通知に回します。
催促、確認、レビュー、提出の履歴を案件に残します。
顧問先待ちの確認を担当者の記憶に頼ると、どうしても漏れが出ます。 顧問先ポータル（ポータル設計）とつながっていれば、未提出、差し替え依頼中、確認事項あり、といった状態をダッシュボードに出せます。
通知の運用は、期限カレンダー（アラート設計）と一緒に考えると、いつ誰に知らせるかを決めやすくなります。
職員の進捗や残業見込みを一覧化するダッシュボードでは、件数よりも滞留を見せることが重要です。
期限直前の未完了、顧問先待ち、レビュー待ち、修正依頼を分けて表示し、担当者別の負荷を確認できるようにします。
期限直前、顧問先待ち、レビュー待ちを分けて確認します。
担当者別の未完了数、期限、見込み時間から支援候補を判断します。
顧問先への再通知、レビュー依頼、分担変更を早めに行えるようにします。
最初から正確な残業予測を目指すより、危険信号を早く出す設計の方が実務では扱いやすいです。 顧問先ポータル、期限カレンダー、担当者別のタスク一覧をつなげることで、繁忙期の対応を前倒しで判断できるようになります。
インテンスでも、士業向けは「ポータル」「期限」「稼働」の3点を一体で考えると効果が出やすいです。全体像としては 士業事務所向けシステム開発例 と合わせて考えると把握しやすくなります。