職員のタスク進捗・残業見込みを見える化するダッシュボード設計例

税理士事務所の残業が増える原因は、単純に忙しいから…だけではありません。
実務では、「詰まっている場所が見えない」、「顧問先待ちが整理されていない」、「期限が近いのに手が付いていない案件が埋もれる」の3つが重なって、最後に爆発します。
そこで、タスク進捗と負荷を“見える化”するダッシュボードの設計例をまとめます。

1. ダッシュボードで見たいのは“件数”より“滞留”

件数だけだと、忙しさの説明にはなりますが、改善につながりません。
現場で効くのは、次のような“滞留”の可視化です。

• 期限まで○日以内なのに「未着手」のもの
• 「顧問先待ち」で○日止まっているもの
• 差し戻しが発生しているもの（再提出待ち含む）
• 担当者別に、滞留が偏っているもの

この切り口は、問い合わせ管理のダッシュボード（画面レイアウトパターン）の考え方と似ています。

2. タスクの粒度：細かすぎると入力されない、粗すぎると見えない

税務業務は細分化しようと思えば無限にできますが、入力が増えると現場が逃げます。
そこで、タスクは“節目”に寄せます。

• 資料依頼（送付済/未送付）
• 資料回収（不足あり/回収完了）
• 入力・集計（進行中/完了）
• 申告書レビュー（レビュー待ち/差し戻し/OK）
• 提出（提出済/完了）

「顧問先待ち」は、理由（不足資料/確認事項/添付不足）まで分けると追いかけが具体的になります。期限設計（期限カレンダー）とセットで考えるのがコツです。

3. 残業見込みの出し方：予測精度より“危険信号”を出す

残業を正確に予測するのは難しいです。だから、最初から精度を狙わない方が失敗しません。
現実的には「危険信号」を出すだけでも価値があります。

• 期限直前タスクの未完了が一定数を超えたらアラート
• 担当者の「顧問先待ち滞留」が一定日数を超えたらアラート
• レビュー待ちが溜まっている（上長のボトルネック）を可視化

4. 画面の定番レイアウト（例）

見やすさ優先で、まずは「3つの一覧＋少しの指標」に寄せるのが安定します。

• 期限が近い順の一覧：○日以内・未完了のみ
• 顧問先待ちの滞留一覧：滞留日数が長い順
• 差し戻し一覧：再提出期限が近い順

上部に出す指標（KPI）は多くしません。

• 期限○日以内の未完了数
• 顧問先待ち滞留（7日超など）件数
• レビュー待ち件数

5. 顧問先ポータルと繋げると、追いかけが“自動”になる

顧問先待ちの追いかけは、担当者の記憶に頼るほど漏れます。
顧問先ポータル（ポータル設計）と繋がっていると、「未提出」「差し戻し中」がそのまま一覧に出せます。
通知の運用は、期限カレンダー（アラート設計）と一緒に整えると、現場が楽になります。

まとめ

職員の進捗や残業見込みを見える化するダッシュボードは、件数よりも滞留を見せる方が効きます。期限直前の未着手、顧問先待ちの滞留、レビュー待ちの山を可視化し、危険信号を出す。まずはこれだけで、繁忙期の動き方が変わります。
インテンスでも、士業向けは「ポータル」「期限」「稼働」の3点を揃えると効果が出やすいです。全体像としては 士業事務所向けシステム開発例 と合わせて考えると整理しやすいです。