院内のToDoは、気づいた人が口頭で伝えて終わる、LINEに流れて消える、紙の付箋が増える…といった形で散りやすいです。 その結果、やるべきことが「見えていない」状態になり、ミスというより“抜け”が増えます。
ここで役に立つのが、タスクを「種類」で棚分けする考え方です。 本記事では、院内ToDoを定期・都度・外注の3種類に分け、破綻しにくい運用にするポイントを整理します。
タスク管理が崩れる原因のひとつが、患者対応（個別案件）と院内業務（内部運用）が同じ一覧に混ざることです。 患者に紐づくものは患者画面へ、院内運用は院内タスクへ、という分離が基本です。
患者画面に寄せる例として、回数券・物販・支払いメモを患者画面に寄せる の考え方が近いです。
定期タスクは、担当者の記憶に乗せるほど漏れます。テンプレ化して、 「毎週／毎月で自動生成」するだけで安定します。
定期タスクは、期限と完了の条件を固定すると揉めません。 期限の運用は 優先度・期限の運用ルール と同じ発想です。
都度タスクは、書き方が人によってバラバラになりやすいです。 「電話する」「確認する」など作業を書き始めると増殖するので、 成果（終わった状態）で書くと揃います。
“終わった状態”で揃えるのは、問い合わせ管理でステータスを増やしすぎない考え方（ステータス運用）と似ています。
外注は、院外の相手がいる時点で「待ち」が発生します。 ここはステータスと履歴を置かないと、誰かの記憶頼りになります。
担当者割当が混在する院では、担当者割当ロジック の考え方を取り入れると、 「誰がボールを持っているか」が見えやすくなります。
タスク一覧が見づらいと、結局見なくなります。ダッシュボードは情報量を増やすより、 危ないもの（期限超過・返信待ち・未割当）だけ先に拾える方が回ります。
一覧の見せ方は、問い合わせダッシュボードのレイアウト（画面レイアウトパターン集）がそのまま応用できます。
院内ToDoは、ひとつの棚に押し込めるほど見えなくなります。 定期・都度・外注の3種類に分け、定期は自動発生、都度は成果で揃え、外注は状態と履歴を持つ。 これだけで“抜け”が減り、引き継ぎも軽くなります。インテンスでも、現場の運用を見ながら棚の数を増やさずに回す設計を優先しています。