画像・ファイルアップロード設計｜容量・権限・期限・事故を最小化する実務ルール

写真・図面・資料のアップロードは、問い合わせや予約フォームの“最後の難所”になりやすいです。
容量で弾かれる、スマホで選べない、プレビューできず不安、誤って個人情報が含まれた、社内で誰でも見える…など、運用開始後に問題が噴出しがちです。
本記事では、アップロードを「使われる前提」で設計し、事故を最小化するための実務ルールを整理します。

1. 許可する形式と容量：最初から「現場の実ファイル」で決める

設計者が想定するファイルと、現場が実際に上げるファイルはズレます。まず現場の実例から決めます。

• 画像：JPG/PNG（HEICは扱いに注意）
• 文書：PDF（Office直は避け、PDF化を促すケースも）
• 図面：PDF、画像、場合によりCAD（要件と運用次第）

容量上限は「1ファイルの上限」と「合計上限」を分けて定義します。
スマホ最適化（入力最適化UI）と同様、ユーザーが分割して上げられる導線があると詰まりにくいです。

2. UIは“安心”が重要：プレビューと再提出導線を必ず用意する

アップロードで離脱する理由は「これで合ってるか不安」が多いです。次を入れると改善します。

• 選択後のプレビュー（画像はサムネ、PDFはファイル名＋ページ数など）
• 削除・差し替えボタン（戻る/やり直しが簡単）
• アップロード中の進捗表示（遅いと離脱する）

フォームの離脱率低減は 導線設計 の延長で、アップロードは“最後のステップ”に置きやすいです。ただし最後に置くほど「ここで落ちたら全部無駄」になるので、途中保存（入力保持）の考え方を併用すると強いです。

3. 権限と公開範囲：アップロードは“閲覧権限”の設計が本体

アップロードは保存より閲覧で事故ります。次を必ず決めます。

• 社内閲覧範囲：担当者だけ／拠点内だけ／全社
• 外部共有：共有リンクを許すか（期限・パスコード）
• 機微情報：閲覧に追加承認が必要か

権限の基本は 権限設計 と整合させ、機微情報は 同意・個人情報の扱い と矛盾しない形にします。

4. 保存期限と削除：放置すると“静かにリスク”が積み上がる

ファイルは増えます。ずっと残す前提にすると、保管コスト・漏えいリスク・運用負担が積み上がります。
次の方針を事前に決めてください。

• 保存期限（例：90日、1年、案件完了＋◯日）
• 削除ポリシー（自動削除、手動削除、例外保持）
• 削除ログ（誰が、いつ、なぜ）

削除や復旧の考え方は 復旧設計 と同型です。
監査性は 監査ログ を前提に、アップロード・閲覧・削除のイベントを残すと、トラブル時の説明ができます。

5. 差し戻しと再提出：アップロードは“不足情報回収”とセットで設計する

現場では「写真が足りない」「図面が読めない」「別アングルが欲しい」が必ず発生します。
ここで必要なのは、差し戻し→再提出の導線です。フォローの型は フォローアップ設計 と同じで、何が必要かを箇条書きで明確にし、再提出リンクを一発で踏めるようにします。通知テンプレは 通知テンプレ管理 と整合させると運用が安定します。

業種別にアップロードが効く場面（例）

建設・工務店（図面・現地写真）

図面・現地写真は要件整理の鍵です。業務像は 建設・工務店向け を前提に、差し戻し→再提出の導線を強くすると、見積の手戻りが減ります。

自動車販売・整備・タイヤショップ（損傷写真・部品・車両情報）

損傷写真や車両情報の回収が早いほど、部品手配と当日の詰まりが減ります。業務像は 自動車販売・整備・タイヤショップ向け を前提に、スマホで迷わないプレビューと再提出導線を優先すると効果が出やすいです。

まとめ

アップロードは、形式と容量よりも「安心できるUI」「閲覧権限」「保存期限」「差し戻し再提出」が本体です。
プレビューと再選択を用意し、権限と同意に整合させ、期限と削除ログでリスクを抑え、不足情報回収まで一連で設計する。
ここまで入れて初めて、アップロードが現場を助ける機能になります。