自動車販売・整備・タイヤショップ向けWebシステム活用アイデア

このような店舗・工場に適しています

予約や車両情報の管理について、次のような課題がある場合にご相談いただけます。

自動車販売・整備の現場で起こりやすい課題

1. 空いている時刻だけでは、作業を受けられるか判断できない

同じ60分の予約でも、タイヤ交換と点検では必要なピット、設備、担当者が異なります。代車や部品の用意が必要な作業もあるため、 時刻表だけで予約を受けると、確定後に条件が合わないことが判明する場合があります。Webから届いた希望をそのまま確定予約にせず、 店舗で作業条件を確認してから確定する運用も必要です。

2. 顧客・車両・作業履歴の対応を確認するのに時間がかかる

1人のお客様が複数台を所有している場合や、家族の車、法人名義の社用車を持ち込む場合もあります。顧客情報と車両情報が別々の台帳にあると、 今回入庫する車両のタイヤサイズや前回作業を特定するまでに確認が重なります。DMSや整備管理システムを併用する場合は、 どちらの情報を正式な記録とするかも決めておく必要があります。

3. レンタル品とお客様の預かり品では、管理すべき内容が異なる

レンタル用タイヤは、申込、在庫の引当、貸出、返却、点検、次回貸出可能日の管理が必要です。一方、お客様から預かるタイヤは、 所有者、対象車両、保管場所、預かり期間、返却や処分の依頼を正確に対応させなければなりません。 両方を同じ「在庫」として扱うと、予約可能数や所在を誤認する原因になります。

4. 店舗ごとに数字の基準が違うと、本部で比較できない

ある店舗は申込件数、別の店舗は確定予約数を集計していると、同じ「予約件数」でも意味が変わります。売上についても、 概算見積、受注額、会計済み金額を分けなければ、繁忙期の見込みを正しく比較できません。 本部用の一覧画面を作る際は、表示する数字の定義と更新時点を店舗間で共通にします。

制作可能なWebシステムの例

店舗や工場によって、作業メニュー、ピット数、スタッフの担当範囲、既存システムは異なります。 現在の受付方法と情報の保存先を確認したうえで、必要な機能を選んで構成します。

代表的なWebシステム例

• 車検・点検・タイヤ交換を一画面で確認する「ピット作業予約カレンダー」

  車検・点検・タイヤ交換・オイル交換・コーティングなどについて、作業時間、使用するピットや設備、担当可能なスタッフ、代車の要否を設定し、受付可能な枠を表示します。
  Webからの申込に加え、電話や店頭で受けた予約も同じ画面へ登録できます。受付方法にかかわらず、「申込受付」「店舗確認待ち」「予約確定」「来店受付」「作業中」「完了」「取消」を分けて表示するため、空き枠と未確認の申込を混同しません。
  部品手配や事前点検が必要なメニューは、店舗が条件を確認してから確定通知を送る運用にできます。外部の予約サービスやDMSを利用している場合は、どちらで予約を確定するかを決め、重複登録を防ぐ連携方法を検討します。

• 対象車両への案内と予約申込をつなぐ「リマインド配信＋簡易予約フォーム」

  車検満了日、前回点検日、前回のタイヤ交換日などから案内候補を抽出し、店舗で対象を確認したうえでメール・SMS・LINEを送る仕組みです。車両ごとに案内内容を変え、該当する作業の予約フォームへ誘導できます。
  管理画面では「配信予定」「送信済み」「配信不能」「申込あり」「予約確定」「作業完了」を別々に記録します。通知を送っただけで来店予定とは判断せず、予約申込が届いた後に店舗で作業条件を確認します。 配信先の変更、配信停止の希望、同じお客様が所有する複数車両も管理対象です。案内日を決める基準や送信回数は、現在の顧客対応方針に合わせて設定します。

• 貸出品と預かり品の所在を追跡する「スタッドレスタイヤ レンタル・保管管理」

  レンタル用のタイヤ・ホイールセットと、お客様から預かっているタイヤを区分し、
  セット番号、サイズ、銘柄、対象車両、保管場所、契約期間を管理します。
  レンタル品は「申込」「仮引当」「引当確定」「取付・貸出」「返却」「点検中」「貸出可能」を分け、返却予定日だけで次の予約を確定しないようにします。
  預かり品は、入庫時の写真や状態、保管棚、取付・返却の履歴を対象車両へ関連付けます。
  ピット作業予約と連携する場合も、在庫の引当と取付予約は別々に確定します。
  事前決済、延長料金、取消、返金を扱う場合は、貸出状態と入金状態を分け、決済サービスや会計側の結果をもとに表示します。

• 顧客・車両・作業履歴を対応させる「顧客・車両管理ページ」

  顧客に複数の車両を登録し、車両ごとに登録番号、車種、年式、車検満了日、タイヤサイズ、装着品、点検・交換履歴などを確認する画面です。受付時には、電話番号や登録番号などから対象車両を検索できます。
  本人所有、家族所有、法人所有など、連絡先と車両所有者が一致しない場合も想定し、誰が予約・閲覧・変更できるかを設定します。車両の売却や担当変更があった際は、過去履歴を残したまま現在の利用者との対応を変更できる構成にします。
  DMSや整備管理システムに正式な顧客・作業履歴がある場合、このページは受付に必要な項目だけを参照する補助画面として設計できます。閲覧できる店舗や担当者、変更履歴、保存期間も導入時に決めます。

• 店舗別の予約・作業・在庫を確認する「複数拠点ダッシュボード」

  複数店舗・複数拠点の確定予約数、作業予定、完了件数、レンタル品の稼働状況などを、店舗別・メニュー別・期間別に表示する本部向け画面です。
  予約の申込件数と確定件数、概算見積と受注額、作業完了と会計済みを区別して集計します。各数値の意味と更新時刻も表示し、店舗間で同じ条件の数字を比較できるようにします。
  本部は全店舗を閲覧し、各店舗は自店舗だけを操作するなど、役割に応じた権限設定が可能です。店舗間で予約やレンタル品を移す場合は、依頼元と受入先の双方が確認した時点で変更を確定します。

店舗・整備工場での活用場面

将来的に追加できる機能

最初からすべてを入れ替える必要はありません。予約、顧客・車両情報、レンタル・保管など、優先度の高い業務から導入し、実際の利用状況を確認しながら機能を追加できます。

• タイヤサイズ・メーカー・店舗別に、貸出可能数、引当数、点検中の数を確認する在庫画面
• 車検・点検・タイヤ交換について、申込、確定予約、作業完了、会計済みを区分した集計レポート
• コールセンターから全店舗の予約条件を確認し、店舗確認が必要な申込を登録できる受付画面
• 正式な見積金額や決済結果を反映する、既存の売上管理・会計・決済サービスとの連携
• 顧客が自分の車両、作業履歴、確定予約、保管中のタイヤを確認できるマイページ
• メール・SMS・LINE公式アカウントを利用した、車検・点検・タイヤ交換時期の案内
• 法人の車両管理担当者が、社用車ごとの予約、入庫、作業履歴を確認できる管理画面
• 繁忙期・閑散期の確定予約数や作業実績を比較し、受付枠やスタッフ配置の検討に使う分析機能