問診・同意書を「提出→確認→控え」まで揃える導線

整体・整骨・美容クリニックなど、施術前に問診票と同意書（署名が必要な説明書）を扱う現場では、 「書いてもらったけど確認しきれない」「控えを渡せない」「どの版に同意したか追えない」といった詰まりが起きがちです。

このページでは、問診・同意の一連を「提出して終わり」にせず、確認→署名→控え（PDF）まで揃えるための導線設計を、 現場オペレーションに寄せて整理します。

1. 「提出したか」より「揃ったか」を状態で管理する

問診・同意は、書面の種類が増えるほど管理が難しくなります。コツは「書類ごとに提出済み」ではなく、 患者単位で“揃った状態”を持たせることです。

1-1. 最低限の状態（例）

• 未提出：リンク未送付／未入力
• 提出済み（未確認）：入力は完了したが、確認が終わっていない
• 確認済み（差戻しなし）：受付または施術者が確認完了
• 同意完了：署名済み・同意版を固定できた
• 控え発行済み：PDF（または印刷）を渡せた

※ ステータス運用の考え方は、問い合わせ管理の文脈ですが状態を増やしすぎないという点で共通です。 設計の癖が出やすい人は ステータス管理の運用ルールと失敗しにくい設計 も参考になります。

2. 来院前入力に寄せると、受付の負荷が下がる

来院前入力は「患者が楽になる」よりも、現場側では受付の滞留を減らす効果が大きいです。 ただし、導線が弱いと入力されず、結局現地で紙に戻ります。

2-1. 来院前入力の導線（よく効くやり方）

• 予約がある場合：予約完了ページ／予約確認メールに「問診・同意」へのリンクを同梱
• 予約がない場合：受付でQR提示 → スマホで入力（紙の代替として使う）
• リピート来院：前回から一定期間が空いたら、当日朝にリマインドリンク

「入力途中で戻る」ケースが多いなら、入力内容を保持する仕組み や、 必須項目の判断基準（必須・任意項目の基準設計）を先に整えると改善が早いです。

3. 同意書は「版」と「説明タイミング」を分けて考える

同意書で事故りやすいのは、内容そのものより「どの版に同意したか」「説明はいつ行ったか」が曖昧になることです。 ここを分けて持つと、後からの説明が楽になります。

3-1. 版管理で最低限そろえる項目

• 同意書タイトル
• 版番号（または改定日）
• 施術に関する注意事項（本文）
• 署名（本人／保護者など）と日時
• 説明者（施術者）のチェック（必要な院のみ）

PDFを貼るだけだと「どれを見たのか」がズレやすいので、Web側で本文を管理し、必要に応じてPDFを控え発行する、という役割分担が堅いです。 考え方は PDF資料とWebページの役割分担 と同じです。

4. 差戻しを前提にした「確認ポイント」を用意する

問診・同意は、入力の漏れや誤記が必ず出ます。ここで「電話で聞き直し」だけに寄ると履歴が残らず、次回も同じことを繰り返します。 差戻しを前提に、確認ポイントを固定しておくのが現実的です。

4-1. 確認ポイント（例）

• 禁忌に関わる項目（既往歴・服薬・妊娠など、院の方針に応じて）
• 施術希望（主訴・部位・痛みの程度）
• 連絡手段（電話／メール／SMS 等）
• 同意の署名（抜け・誤りがないか）

差戻しは「差戻し理由のテンプレ」を持つと早いです。問い合わせ対応のテンプレ整備と同じ発想で、 エラーメッセージ設計 や サンキューページのメッセージ例 の考え方を応用できます。

5. 控え（PDF）を「渡す」までをワンセットにする

控えの発行は、忙しい時間帯に一番抜けます。抜けないようにするには、控えを“別作業”にせず、 同意完了と同時に発行できる状態にします。

• 同意完了 → PDF自動生成（版番号・署名日時入り）
• 院内：印刷して手渡し／患者：SMSやメールでリンク送付
• 渡したかどうかは「控え発行済み」で固定

まとめ

問診・同意書は、紙をWebに置き換えるだけだと「提出したかどうか」で止まり、運用が崩れやすくなります。 提出→確認→同意→控えまでを状態として揃え、差戻しや版管理も含めて設計すると、 現場の手戻りが減り、説明の質も安定します。インテンスでも、こうした“抜けやすい最後の一手”を最初から運用に組み込む設計を重視しています。