ホテルの団体・宴会・MICE（会議・研修・展示など）問い合わせは、個人宿泊の予約フォームとは別物です。 室数だけでなく、宴会場（バンケット）や会議室、F&B（飲食）、機材、動線、支払い条件など見積前提が多く、さらに仮押さえ（ブロック／アロットメント）の運用が絡みます。 入力が揃わないと見積が出せず、仮押さえだけが増えて販売機会を失う、という事態にも繋がります。
団体問い合わせは用途が混在します。 一つのフォームに全部盛ると入力が重くなり、しかも必要情報が揃いません。 最初に用途を分け、以降の質問を出し分けます。
分類の作り方としては、 問い合わせ分類の設計パターン を基礎に「用途」で切ると迷いにくいです。
見積の前提が揃わない最大要因は、日程や人数が曖昧なまま問い合わせが来ることです。 一方、細かい条件を最初から全部聞くと離脱します。 まずは「見積が出せる最小セット」に絞ります。
| 項目 | 入力例 | 備考 |
|---|---|---|
| 日程 | 第1〜第3希望／確定日 | 仮押さえ期限とセットで扱う |
| 人数 | 参加人数、宿泊人数、同伴者 | 宴会と会議で人数がズレることがある |
| 用途 | 宿泊/宴会/会議・研修 | 以降の質問を出し分ける |
| 必須条件 | 禁煙、バリアフリー、駐車台数など | 可否判断に必要な条件だけ |
希望日入力の作り方は 希望日入力パターン と 第1〜第3希望の効率化 を土台にすると設計が早いです。
団体案件は「仮押さえしておいて」が多いですが、期限が無い仮押さえは在庫を腐らせます。 フォームで仮押さえ希望を取るなら、以下をセットで入力させるのが安全です。
期限を扱う運用は、問い合わせ管理の設計として ステータス・優先度・期限の運用ルール の考え方がそのまま使えます。
宴会の見積で詰まるのは、料理形態（コース/卓盛/ビュッフェ）と、制約条件（アレルギー、宗教対応、立食可否）です。 最初からメニュー詳細を選ばせる必要はありません。方向性だけ取ります。
MICEは、会議室の時間が見積の土台です。 時間が曖昧だと、会場確保も機材手配もできません。 フォームでは、簡易なタイムテーブルを入力させるか、最低でも枠（開始/終了）を取ります。
時間枠の扱いは 時間枠設計 の考え方が使えます。 「揺れがある前提」で、休憩・転換時間の余白を持たせるのが現場的には安全です。
団体問い合わせは、見積作成と仮押さえが並走します。 この状態をステータスで表現できないと、案件が迷子になります。 最小のステータス例は次の通りです。
ステータスの運用ルールは ステータス管理 の枠で決めると破綻しにくいです。 担当者割当（宴会/宿泊/会議の担当が分かれる）なら 担当者割当ロジック、 振り分け条件（規模・日程・法人種別）なら 担当振り分けルール を合わせて設計すると、放置が減ります。
団体案件は、詳細が決まっていない段階で問い合わせが来ることも多いです。 初回フォームを重くしないために、送信後に「必要なものだけ」追加回収する設計が現実的です。
不足情報の追加入力を整えるなら、 追加情報取得オートメーション の考え方が使えます（確度が上がった案件だけ追うのがコツです）。
ホテル業の全体像（予約・顧客対応・団体管理）を俯瞰するなら、 ホテル向けシステム開発例 を入口に整理すると、フォーム単体の改善で終わらず、運用全体の詰まりが見えてきます。インテンスでも、団体案件の“仮押さえ管理”を可視化する相談が増えています。
ホテルの団体・宴会問い合わせは、用途（宿泊/宴会/MICE）で必要情報が異なるため、入口で分岐し、見積の最小セット（日程・人数・必須条件）だけ先に揃えるのが要点です。 仮押さえは期限とセットで回し、担当割当とステータスで“見積”と“仮押さえ”の並走を表現する。 送信後の追加回収まで含めて設計すると、見積回答の速度が上がり、在庫コントロールも安定します。