品質保証・規格認証チームとの情報共有をWebで支える仕組みづくり

品質保証・規格認証の業務は、結局のところ「根拠資料を、必要なときに、正しい版で出せるか」に集約されます。
ここが崩れると、監査対応が遅れる、部門間で版がズレる、是正処置の証跡が追えない、といった問題が連鎖します。
この記事では、品質保証・規格認証チームとの情報共有をWebで支えるための設計ポイントを整理します。

1. 共有すべき情報は「ドキュメント」だけではない

品質保証が必要とするのはPDFだけではありません。
例えば、評価結果（試験データ）、変更履歴、是正処置の進捗など、“状態と履歴”も重要です。
評価結果を探せる形で整理する考え方は 評価データ整理 が土台になります。

• 根拠：評価結果・試験成績書・検査記録
• 統制：手順書・規程・チェックリスト
• 変更：設計変更（ECO）・仕様変更の承認履歴
• 是正：不具合（RMA）・是正処置・再発防止の証跡

不具合受付と解析の入口は RMAフォーム設計、設変との繋ぎは トレーサビリティ設計 が役立ちます。

2. 権限設計：品質系は“閲覧できる人”の線引きが重要

品質・規格の資料は、社外秘や顧客情報を含みます。
フォルダ共有で雑に回すと、監査で突かれやすく、社内の心理的安全性も下がります。
権限とログは 権限・ログ設計 を前提に、少なくとも次を分けます。

• 社内：R&D、製造、品質、営業（閲覧範囲が違う）
• 社外：監査対応、顧客提出、協力会社（NDA前提の共有）
• 編集：文書管理担当のみ（編集権限を絞る）

3. 承認と版管理：「最新版」ではなく「正式版」を定義する

品質系の資料は、最新版が正しいとは限りません。
監査や顧客提出に必要なのは「正式版（承認済）」です。
よって、版管理は 版管理 と、承認フロー（承認フロー）をセットにします。

• ドラフト（編集中）
• レビュー中（品質・規格担当が確認）
• 承認済（正式版：編集不可）
• 廃止（参照のみ）

試験結果や評価レポートも同様です。確定版は差し替えではなく、新Revで管理しないと、後から根拠が揺らぎます（評価データ整理）。

4. 検索性：監査前に“探せない”問題が出るのを止める

品質対応で起きがちなのが、監査直前に「その証跡どこ？」となる状態です。
検索性は、フォルダ構造よりメタデータです。
例えば、次の軸で引けると“探せない”が減ります。

• 対象（品番・型式・顧客・案件）
• 種別（手順書、試験結果、是正処置、監査指摘など）
• 版（Rev）と有効期間
• 状態（ドラフト/承認済/廃止）

入力が増えるほど検索も効くため、入口で情報を揃える仕組みが必要です。試作・評価依頼をフォーム起点で揃える設計（見える化）は、品質の情報整理にも効きます。

5. 社外共有：提出用パッケージを“切り出せる”ようにする

監査・顧客提出では、社内の全資料を見せるわけにはいきません。
そこで、提出用に「参照セット」を作れる設計が有効です。

• 提出セット（閲覧期限、閲覧者、ダウンロード制限）
• 参照元（社内正式版）への紐づけ
• 提出履歴（いつ、誰に、何を出したか）

このとき、データの意味ズレが起きると事故になるため、連携や項目の対応は データマッピング設計 を前提に決めます。

業種別の位置づけ（製造業：品質保証・規格認証）

製造業の品質・規格は、情報の統制ができるかどうかが競争力になります。
業務像は 製造業向け を前提に、
技術問い合わせのナレッジ（最低限の項目設計）や、評価データ（探せる形）と繋ぐと、監査対応だけでなく改善活動にも効きます。
インテンスでも、品質系は「共有フォルダ」ではなく、権限・承認・版管理・検索を一体で設計します。

まとめ

品質保証・規格認証との情報共有は、権限・承認・版管理・検索性がセットで必要です。
評価結果や是正処置など“履歴と状態”も含めてWebで回す形にし、正式版を定義し、提出用に切り出せる仕組みを持つと、監査対応が安定し、改善が積み上がります。