管理ダッシュボードKPI設計｜「見れば動ける」指標と画面配置の考え方

KPIは、並べただけでは現場を動かしません。
“見た瞬間に次の行動が決まる指標”だけが、ダッシュボードとして機能します。
この記事では、問い合わせ・予約・受注などの管理画面でKPIを形骸化させないための設計を、指標選定と画面配置の両面から整理します。

1. KPIを「管理指標」ではなく「行動のトリガー」にする

よくある失敗は「綺麗な数字」だけ並べることです。
ダッシュボードで強いのは、次のような“行動が決まる指標”です。

• 未対応件数（本日）：今すぐ着手すべき量が見える
• 期限超過件数：放置が発見できる（関連：SLA）
• 未割当件数：割当漏れが分かる（関連：割当）
• 差し戻し滞留：顧客/社内のボールが止まっている

数字をクリックして一覧へ降りる導線（ドリルダウン）がないKPIは、だいたい見られなくなります。
一覧側の設計は 検索・フィルタ設計 とセットで揃えます。

2. 粒度：チーム→担当→案件の3段階で迷わない

KPIは、粒度が混ざると読めなくなります。おすすめは3段階です。

• チーム：未対応・期限超過・一次回答率など
• 担当：自分の未対応・期限超過（個人が動ける指標）
• 案件：案件ごとの進捗（ステータス・保留理由）

案件粒度の情報は、カラム設計（カラム設計）と直結します。
「KPIに出ているのに、一覧で追えない」状態は現場が不信になります。

3. 更新頻度：リアルタイムにするところ、日次で良いところ

全指標をリアルタイムにすると、重くなる・意味のない揺れが増える、という問題が起きます。
現実的には、次の切り分けが安全です。

• リアルタイム寄り：未対応件数、未割当、当日入庫/当日予約など
• 日次で十分：カテゴリ別件数、対応時間の平均、月次の傾向

集計指標の作り方は 問い合わせ集計レポート の考え方を流用できます。

4. KPIとタグ・分類が揃うと改善サイクルが回る

KPIで異常を見つけても、原因が追えないと改善になりません。
原因追跡の鍵になるのが「分類（カテゴリ）」と「タグ」です。

• カテゴリ設計：分類最適化
• タグ活用：改善に活かす

5. 画面配置：上は“異常”、下は“処理対象”に寄せる

ダッシュボードの上部は、異常（アラート）を置くと機能します。
下部は「今処理すべき一覧」を置きます。

• 上：期限超過、未割当、差し戻し滞留など
• 中：今日の処理（未対応、予約、入庫など）
• 下：カテゴリ/タグ別の傾向（改善の材料）

レイアウトの型は 画面レイアウトパターン も参考になります。

業種別の典型

物流（納品予約・入出庫）

遅れがコストになる領域です。業務像は 物流向けシステム開発例 を前提に、
「本日入荷/出荷」「バース待ち」「差し戻し」など、現場の滞留が見えるKPIが効きます（関連：バース予約）。

自動車販売・整備・タイヤショップ

入庫が詰まると全体が詰みます。業務像は 自動車販売・整備・タイヤショップ向け を前提に、
「本日入庫」「部品待ち」「顧客連絡待ち」「ピット不足」を上部に置くと、現場が動きやすくなります（関連：ピット割当）。

インテンスでも、KPIは“綺麗な管理資料”ではなく、「見たら処理が進む」指標だけ残す方針で絞り込みます。

まとめ

KPIは、行動に直結する指標だけが意味を持ちます。
粒度（チーム→担当→案件）と更新頻度を揃え、一覧への導線と分類/タグで原因追跡できる形にする。
この設計にすると、ダッシュボードが“見るだけ”から“動ける画面”になります。