マイページ機能は付けるべき？ログイン必須にする前に考えること
「次はマイページを作れば、ちゃんとした仕組みになる」
こう考える担当者の方は多いです。
ただ、マイページの良し悪しは“機能の多さ”では決まりません。
決め手は、ログインという前提を置くべきかどうかです。
ログインを入れた瞬間に増えるのは、画面や機能だけではありません。説明、問い合わせ対応、ID管理、引継ぎ、権限…。 ここを見落とすと、導入後に「結局Excelが残る」状態になりがちです。
セクション1｜よくある思い込み
「業務システム＝ログインが必要」は、いつも正しいとは限りません
たしかに、SaaSを見ているとログイン画面が当たり前に出てきます。 そのため「業務の仕組みを作るならログインが必要」と感じやすいのですが、 実務では、ログインがなくても成立するケースが少なくありません。
見た目を“ちゃんとさせたい”
ログインがあると、仕組みが整って見えます。ですが、利用者が増えるほど説明と問い合わせも増えます。
「SaaSっぽくしたい」
SaaSの画面構成に合わせたくなります。ただ、貴社の利用者がSaaS利用に慣れているとは限りません。
「安全そう」に見える
ログインは安全の一部ですが、運用が不安定だと別のリスクが増えます（共有ID、退職者放置など）。
ここを最初に押さえておくと、判断が揺れにくくなります。
セクション2｜ログイン必須にすると増える“見えない負担”
ログインを入れると、機能が増えるのと同じ速度で、運用も増えます。
しかも、見積りや要件定義の段階で軽く見られやすい項目が多いです。
| 増えること | 現場で起きやすいこと | 避けるには |
|---|---|---|
| ID・パスワード管理 | 共有IDが増える／担当交代のたびに混乱する／再発行が頻発する | 管理者画面で発行・停止を一元化。ルール文書も必要。 |
| 初回ログイン案内 | 「メールが届かない」「どこから入るのか分からない」が一定数出る | 案内文テンプレ、FAQ、問い合わせ導線の整備。 |
| 権限・退職・引継ぎ | 退職者が使えるまま／部署異動で見える情報が合わない | 権限設計（役職・部署・取引単位）を最初に決める。 |
| 社内の説明資料 | マニュアル作成・更新が必要。担当が変わると説明が揺れる | 画面の簡素化、説明が要らない導線設計。 |
| 問い合わせ対応 | ログイン関連が窓口を圧迫し、本来の業務問い合わせが後回しになる | 問い合わせの切り分け（ログイン/業務）と一次対応の手順化。 |
ここがポイントです。
ログインが悪いのではありません。「ログインを支える運用」を用意できるかが問題です。
この現象は、上の表にある“運用側の増加”が理由になっていることが多いです。
セクション3｜マイページが本当に向いているケース
ここははっきり肯定します。条件が合えば、マイページは強いです。
ただし、「作れば便利」ではなく「使い続けられる形」である必要があります。
- 利用者が日常的に使う（週1以上など、頻度が高い）
- 見る・確認する目的が中心（履歴、進捗、書類、ステータス）
- 説明できる体制がある（導入時の案内と、問い合わせ一次対応）
- 権限や退職の管理ルールが決まっている（放置しない仕組み）
案件の進捗確認が多い
「いま何待ちか」「次に何をするか」が頻繁に確認される業務は、マイページの価値が出やすいです。
書類の提出・差戻しがある
提出状況と差戻し理由が一覧で見えると、電話やメールの往復を減らせます。
履歴が重要
過去のやり取り・見積・発注・請求など、履歴確認が多い場合はログインの合理性が上がります。
セクション4｜ログインなしで済む代替パターン
「マイページを作らない＝何もしない」ではありません。
目的を分けると、ログインなしで実現できる手段がいくつもあります。
代替パターンを選ぶコツ
- 頻度が低いなら、毎回ログインさせる必要は薄くなります。
- 見せたい範囲が限定的なら、ワンタイムURLや案件ページが有効です。
- 社内は一覧で見たいなら、外部をログインに巻き込まず、管理側だけ整える手もあります。
目的に合うなら、運用を軽くしながら成果を出せる設計になります。
セクション5｜業種別の軽い具体例（内部リンク用）
ここは詳細に踏み込みません。イメージの取っかかりだけ置きます。
詳しくは、業種別ページの活用例から近い業種を見てください。
進捗の共有は「案件ページ」で足りることが多い
毎日ログインさせるより、案件ごとに必要書類・状況を集約した方が運用が安定します。
技術資料は「権限」より「配布設計」が先
誰にどの資料を出すか。まず整理してから、必要なら段階的にログインへ進めます。
協力会社が多いなら、ログインは慎重に
初回案内と問い合わせが増えやすいので、提出窓口だけ先に整えるケースが多いです。
見積・在庫・納期は「確認導線」から
ログインを急ぐより、確認したい情報の出し方を決めると筋が通ります。
業種別の活用例は、業種別Webシステム開発例の一覧から確認できます。
まとめ｜判断チェックリスト
マイページを付けるかどうか。
実務では、まずこの4つで判断すると迷いにくいです。
- ログインは誰のためですか？（利用者のため / 管理側の都合だけになっていないか）
- 毎日使いますか？（頻度が低いなら、別の方法が合う可能性が高い）
- 説明と問い合わせの体制はありますか？（担当不在になっても回るか）
- 別管理は消えますか？（残りそうなら、その理由を先に潰す）
理由は「気持ち」ではなく、運用の設計不足です。
次回は、その点を、原因と対策に分けて見ていきます。
（次記事：SaaSを入れてもExcelが消えない理由）
「ログインが必要か」を、業務フローから一緒に整理します
まだ要件が固まっていない段階でも問題ありません。
「マイページが必要か」「ログインなしで目的を満たせないか」「どこから小さく始めるか」など、現状の業務と運用体制に合わせて一緒に整理します。
