医療機関・介護施設向けWebシステム活用アイデア
医療機関や介護施設のWebサイトには、診療・サービス案内、見学や相談の申込、採用、資料配布、家族向け情報提供など、利用する方によって異なる情報が掲載されます。
診療科や施設、在宅サービスなどの案内先が増えると、患者さん・利用者・ご家族・医療介護関係者・求職者が、自分に該当する窓口を見つけにくくなることがあります。施設側でも、電話、メール、紙の申込書、既存サイトから届く情報を確認し、担当部門へ引き継ぐ作業が必要です。
このページでは、電子カルテ・レセコン・介護記録システムなど、診療や請求、ケア記録に関わる基幹システムは対象とせず、対外的な案内や受付に利用できるWebシステムをご紹介します。
現在のWebサイトを活用した部分的な改修から、申込状況や公開先を管理する専用画面の開発まで、施設の運用や既存システムに応じて構成を検討できます。
対象：医事課／地域連携室／入退院・利用相談窓口／施設管理・採用担当
病院、クリニック、介護施設、在宅医療・介護事業所など、複数の診療科やサービス、担当部門を持つ組織を想定しています。
Webサイトに情報を掲載していても、対象者別の案内先や更新日が分かりにくいと、確認の電話が増えたり、申込内容が担当外の窓口へ届いたりすることがあります。
公開情報、フォームで受け取る内容、ログイン後に表示する情報を分け、各部門が無理なく更新・確認できるWebシステムの例を紹介します。
こんな施設様に向いています
次のような案内や受付業務を見直したい病院・クリニック・介護施設・在宅サービス事業所を主な対象としています。
- 診療科、担当医、受付時間、予約方法の案内が複数のページやPDFに分かれ、確認の電話が多い。
- 入院、施設入居、通所、短期入所、在宅医療・介護などで相談窓口が異なり、問い合わせ先が伝わりにくい。
- 見学や利用相談を電話・メールで受け付けており、希望日時や対応状況を担当者間で把握できていない。
- 面会方法、持ち物、送迎、リハビリなどの案内変更が多く、古い資料やページが残っていないか確認に時間がかかる。
- 職種ごとの募集状況、勤務条件、教育体制を十分に掲載できず、応募前後の問い合わせが増えている。
- ご家族へのお知らせ、請求書、行事資料を郵送やメールで配布しており、公開先や閲覧状況を確認できる方法を検討している。
よくある課題
1. 対象者が自分に必要な案内へたどり着きにくい
診療科、外来担当医、施設サービス、面会、入院・入居案内が別々のページやPDFに掲載されていると、スマートフォンで目的の情報を探すのに時間がかかります。掲載場所や更新担当が異なる場合は、ページ間で日付や内容に差が出ていないか確認する作業も必要です。
2. 見学・相談の申込内容と対応状況が分散している
施設見学、利用相談、在宅医療の相談、家族向け説明会などを電話や個別のメールで受け付けると、必要な確認項目が担当者によって変わることがあります。受付後の担当部門、連絡予定、日程確定の有無が共有されていない場合、申込者から再確認を受けてもすぐに回答できません。
3. 公開する相手や時期に応じた情報管理が必要になる
採用情報は職種や雇用形態ごとに内容が変わり、ご家族向けのお知らせや請求書は閲覧できる相手を限定する必要があります。公開ページ、申込フォーム、ログイン制ページを用途に応じて使い分け、掲載開始・終了、対象者、更新履歴を確認できる運用が求められます。
制作可能なWebシステムの組み合わせ例
現在のWebサイトや院内・施設内の運用を確認したうえで、必要なページや管理機能を組み合わせます。以下は、対外的な案内と受付を中心とした代表例です。
代表的なWebシステム例
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診療科、担当医、外来曜日、受付時間、予約の要否、受診時の注意事項を、スマートフォンでも確認できるページです。
管理画面から項目ごとに更新できるようにすると、PDFや画像を作り直さずに変更内容を反映できます。掲載前の確認者や公開日時を記録する設計も可能です。
休診・代診など期間が限られる情報は通常の担当表と分け、対象日と公開終了日を指定して表示します。
すでに外来予約システムなどを利用している場合は、予約先や利用方法を案内するページとして連携方法を検討します。 -
希望する施設・サービス、相談種別、連絡先、見学の希望日時など、最初の連絡に必要な項目を受け付けるフォームです。
送信後は申込内容を管理画面に記録し、選択された施設やサービスに応じて担当部門へ通知します。担当者、連絡状況、確定日時を記録する機能も追加できます。
フォームの送信は相談や希望日時の受付であり、利用可否や見学日時の確定ではありません。受付後に施設側が内容を確認し、申込者へ連絡する流れを画面と自動返信に表示します。
家族向け説明会やオンライン面談にも利用する場合は、それぞれの定員、確定方法、変更・取消の扱いを決めて設計します。 -
ご本人・ご家族、ケアマネジャー、医療機関など、相談者の立場に応じて必要事項を受け付けるフォームです。
対応地域、希望するサービス、連絡可能な時間帯など、初回確認に必要な項目を定めます。病名や詳しい経過などの要配慮個人情報を入力項目に含めるかは、利用目的、受信後の管理方法、保存期間を確認して判断します。
送信内容は地域連携室や在宅部門が確認し、追加の聞き取りや面談の要否を判断します。フォームへの入力だけで、受入可否や医療・介護上の判断を確定するものではありません。
緊急時の連絡には使用しないことや、急を要する場合の電話番号も、入力画面の分かりやすい位置に表示します。 -
医師、看護師、リハビリ職、介護職、事務職などについて、募集状況、勤務先、雇用形態、勤務時間、応募資格、教育・研修を職種ごとに掲載するページです。
応募フォームを設ける場合は、応募職種、連絡先、保有資格など、選考開始時に必要な情報を受け付けます。履歴書などのファイルを受領する場合は、閲覧権限や保存期間も定めます。
応募の送信、採用担当者による受付、書類確認、面接案内を別の段階として管理し、応募者への自動返信にも現在の扱いを明記します。
既存の採用管理システムを利用している場合は、公式サイトから応募先へ案内する方法と、データ連携する方法を比較して決定します。 -
面会方法、送迎の利用条件、入院・入居時の持ち物、各種手続きなど、患者さん・利用者・ご家族から確認の多い内容を項目別に掲載します。
パンフレットや申請書を配布する場合は、対象者、用途、提出先、更新日を併記し、旧版との取り違えを防ぐために公開中の版を管理します。
一時的な面会方法の変更や感染症に関する案内は、通常のFAQを書き換えるだけでなく、対象期間を指定した重要なお知らせとして表示できます。
個別の事情によって案内が変わる内容には、一般的な説明であることと、確認先の窓口を記載します。 -
入居者・利用者のご家族がログインし、施設からのお知らせ、請求書、行事予定、配布資料を確認するポータルです。
アカウントごとに閲覧できる入居者・利用者と資料種別を設定し、請求書は対象者、対象月、版、公開先を施設側が確認してから公開します。
メールなどの新着通知を併用する場合は、送信済み、配信不能、ポータルでの閲覧を確認できます。ただし、閲覧記録を内容への同意としては扱いません。
家族構成や請求先の変更、退所・利用終了に応じて、権限変更やアカウント停止を行える管理機能も必要です。
部門・利用場面ごとのWebシステム画面例
医療・介護の各業務を想定した画面と、受付後の運用例を詳しく紹介しています。
この業種に関連する料金シミュレーションの制作例
介護施設の入居検討者やご家族に、月額費用の目安を案内するシミュレーション制作例です。
活用シーンの具体例
問い合わせ前に自分に該当する案内を確認してもらう
診療科、受付時間、面会方法、施設サービスなどを対象者別に案内します。通常の案内と一時的な変更を分けて掲載すると、患者さんやご家族が現在の情報を迷わず確認できます。
見学・利用相談を担当部門へ確実に引き継ぐ
申込者の連絡先、希望するサービス、相談種別をWebで受け付け、担当部門へ通知します。受付後は、連絡予定、希望日時、確定日時を分けて記録し、問い合わせ時にも対応状況を確認できます。
職種ごとの募集内容と応募後の連絡方法を伝える
求人媒体や説明会から公式サイトの職種別ページへ案内し、仕事内容、勤務条件、選考方法を掲載します。応募フォームを設ける場合は、送信後の確認方法や採用担当者から連絡する時期も表示します。
将来的な拡張オプション（例）
最初に公開ページや申込フォームを改修し、運用を確認しながら次の機能を追加する方法もあります。必要性や既存システムとの重複を確認して、導入範囲を決定します。
- 診療科・施設・サービス別に検索できるFAQページ
- 面会方法や感染症対応など、掲載期間を指定できる重要なお知らせ
- 医療・介護関係者向けの専用案内ページと連絡フォーム
- 空床や受入状況の確認日時を併記した簡易表示
- 採用説明会・施設見学会の開催枠、申込、参加状況の管理
- パンフレットや申請書の版・公開期間を管理する資料配布ページ
- 外国語ごとに必要な情報を掲載する診療案内・アクセスページ
- 在宅医療・介護サービスの対象地域と問い合わせ先を示す地図
- 職員の所属や権限に応じて閲覧できる院内・施設内マニュアル
- 災害や停電時の診療・サービス提供状況を更新する緊急案内
導入までの流れ（例）
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現在のWebサイト、電話・メールでの受付、紙の申込書、利用中の予約・採用・家族連絡システムを確認し、今回の対象業務を決めます。
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一般公開する情報、フォームで受け付ける内容、ログイン後に表示する情報、電話や対面で確認する内容を分け、対象者ごとの案内経路を決めます。
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ページ構成、入力項目、受付後の状態、担当部門、通知先、閲覧権限、保存期間を確認し、画面案と開発範囲をご提案します。
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画面と管理機能を開発し、スマートフォンでの表示、通知先、権限、公開対象、変更・取消などの動作をテスト環境で確認します。
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関係部門で公開内容と操作方法を確認して本番サイトへ反映します。運用開始後の更新担当、確認時期、問い合わせ対応、緊急時の更新方法も決めておきます。
医療機関・介護施設向けWebシステム構成についてご相談の方へ
電子カルテ・レセコン・介護記録システムはそのままに、診療・サービス案内や相談窓口から見直したい場合もご相談いただけます。現在の運用を伺い、必要なページと管理機能をご提案します。
