不動産・管理会社向けWebシステム活用アイデア

このようなご相談に対応できます

現在の管理方法や利用中のサービスを確認し、必要な部分から制作内容をご提案します。

ご相談時に確認したいこと

1. 物件情報と空室状況をどこで管理しているか

賃貸管理ソフト、ポータルサイト、自社サイト、店頭資料のうち、どれを基準データとするかを確認します。連携方法だけでなく、更新時刻や申込中の物件をどう表示するかも決める必要があります。

2. 申込受付後に、誰が何を確認するか

Webフォームからの申込受付と、本人確認、保証会社の審査、貸主の承諾、契約成立は別の状態です。各段階の担当者、必要書類、結果の登録方法を現在の業務手順に合わせて設定します。

3. 連絡履歴をどの単位で記録するか

オーナーへの報告、入居者からの依頼、協力会社との連絡を、物件、部屋、契約、修繕案件のどれに関連付けるかを決めます。閲覧できる担当者や保存期間も、扱う情報に応じて設定します。

ご提案できるWebシステムの組み合わせ

自社サイトや社内台帳を継続して使いながら、必要な受付画面・閲覧ページ・管理画面を選んで追加できます。使用するデータとWeb側の担当範囲は、システムごとに確認します。

Webシステムの制作例

• 希望条件から探せる「物件検索・募集状況案内」

  エリア・沿線、賃料、間取り、築年数、ペット可など、自社で案内している条件に合わせた検索画面を制作します。
  募集中、申込あり、募集停止などの表示は、賃貸管理ソフトから取得する方法と、Webの管理画面で更新する方法があります。反映時刻や表示対象を決め、最終更新日時と、最新状況は問い合わせ後に担当者が確認する旨も表示します。
  店舗・担当者・管理区分で検索対象を分ける場合は、一般公開用と社内用で表示項目や閲覧権限を設定します。
  物件ごとの紹介文や自社撮影の写真も登録できます。掲載前の確認者、公開期間、写真の使用条件を含めて登録手順を決めます。

• 物件ごとに必要事項を受け付ける「入居申込・事前確認フォーム」

  物件詳細ページから、入居希望者が申込情報や事前確認に必要な内容を送信できるフォームを用意します。
  個人・法人、居住用・事業用、保証会社の利用有無などに応じて入力項目を切り替え、書類の提出方法も案内できます。
  管理画面では、受付、内容確認、審査依頼、結果受領、契約準備などの状態を記録します。Webでの受付をもって審査完了や入居確定とはせず、保証会社・貸主・担当者の確認結果を登録します。
  受付後の自動返信には、次に必要な書類、連絡予定、来店予約ページなど、現在の申込手順に沿った案内を掲載できます。

• 物件ごとの報告書を閲覧できる「オーナー向けレポートページ」

  オーナーごとに閲覧できる物件を設定し、募集状況、入居状況、収支の概要、管理会社からのお知らせなどを掲載します。数値の取得元、集計期間、確定前データの表示方法も指定します。
  月次の収支報告書や修繕報告書をPDFで登録し、紙の郵送とWeb閲覧を併用する期間を設けることもできます。
  物件を指定して送信できる問い合わせフォームを設け、賃料や設備更新に関する相談を、対象物件と関連付けて受け付けます。
  過去の報告書を保存する場合は、閲覧期限、管理契約終了後の扱い、管理会社側の保存期間を決めたうえで公開します。

• 状況と写真を受け取る「入居者向けお問い合わせ・修理依頼」

  入居者用フォームで、物件名・部屋番号・問い合わせ種別・発生日時・現在の状況・写真などを受け付けます。
  管理画面では、受付内容を確認してから自社担当者または協力会社を指定し、連絡待ち、訪問調整中、対応中、完了確認などの状態を記録します。
  入居者が選んだ緊急度は申告内容として扱い、実際の対応区分は管理側で判断します。漏水や停電など電話連絡が必要なケースは、フォーム送信前後に緊急連絡先を案内します。
  夜間は受付のみとする場合や、写真がなくても送信できる場合など、現行の受付体制に合わせて必須項目と自動返信を設定します。

• 修繕・点検の経過を記録する「管理会社内タスク・履歴管理」

  修理依頼、定期点検、清掃、設備更新などを物件や部屋に関連付け、受付から完了確認までの作業を登録します。
  担当者、協力会社、予定日、訪問日時、完了日、写真、見積額、確定費用など、各業務で必要な項目を設定できます。見積額と請求確定額は別の項目として管理します。
  賃料変更、設備追加、募集条件の変更などを記録し、オーナーへ報告する際の参照情報にすることもできます。
  会計ソフトや本部システムとデータを受け渡す場合は、利用できるAPIやCSV形式、更新方向、エラー時の確認方法を調査してから連携範囲を決めます。

• 管理組合の資料を掲載する「お知らせ・議事録ポータル」

  分譲マンションの管理組合・理事会向けに、対象者だけが閲覧できるポータルページを用意します。
  総会・理事会の議事録、長期修繕計画、規約・細則、申請書類を分類し、建物や年度、資料種別から探せるようにします。
  組合員ごとにIDを発行し、所有住戸や役職に応じて閲覧範囲を設定する方法があります。共通パスワードを使用する場合は、退去・売却後の閲覧防止や変更時の周知方法も確認します。
  オンラインで意見や議決内容を受け付ける場合は、本人確認、重複送信の防止、集計後の確認方法を定め、管理規約や総会運営上の要件に合わせて設計します。

活用シーンの具体例

既存システムと自社サイトの役割分担

賃貸管理ソフトやポータル掲載用データベースを利用している場合は、物件情報、空室状況、契約情報、収支情報をどこで管理しているかを確認します。そのうえで、自社サイトに追加する物件検索、申込フォーム、オーナー・入居者向けページが参照するデータを決めます。

初期段階では、問い合わせや修繕依頼の受付だけを制作し、担当者が既存システムへ登録する運用も選べます。CSVやAPIによる連携は、既存サービスの仕様、更新方向、実行頻度、エラー時の確認担当を調査したうえで、必要な部分から追加します。

追加できる機能（例）

初期の制作範囲と運用状況を確認した後、必要に応じて次の機能を追加できます。

• 掲載先の指定形式に合わせた、ポータルサイト用CSV・XMLの出力機能
• 物件検索の閲覧履歴を、期間・エリア・検索条件別に集計する機能
• 申込内容と現在の状態に応じて、必要書類や次の手続きをひな形から案内する機能
• オーナー向けレポートに、集計期間と算出条件を明記した収支・入居状況のグラフを表示する機能
• 入居者向けマイページに、契約情報の概要、更新時期、対象物件のお知らせを表示する機能
• 物件・設備ごとの修繕履歴を記録し、点検や更新の検討時に参照する機能
• 社内タスクを、担当者・物件・期限別に確認できるカレンダー機能
• チャットやLINE公式アカウントから受け付けた内容を、問い合わせ記録へ登録する連携機能
• 管理戸数・エリア別に、算出対象を指定して入居率や募集賃料を集計する機能
• 退去受付、立会い、原状回復、募集準備、掲載開始の状態を管理する機能