不動産・管理会社向けWebシステム活用アイデア
賃貸仲介・賃貸管理・分譲マンション管理などを行う不動産会社様向けに、「物件情報・空室状況・入居申込・オーナー向け報告」をWebで整理し、問い合わせにつながる導線と管理業務の見える化を両立するイメージをまとめました。
対象：賃貸仲介会社／賃貸管理会社／分譲マンション管理会社／不動産オーナー向けサービス
店舗ごと・担当者ごとに分かれがちな物件情報や空室状況、入居申込・修理依頼などをWeb側で整理し、「お客様から見た探しやすさ」と「社内から見た管理のしやすさ」を両方高めることを目的としたページです。
こんな企業様に向いています
次のような状況の不動産会社・管理会社様を主な対象としています。
- 支店・店舗ごとに物件リストの管理方法がバラバラで、Web掲載内容と社内台帳の整合が取りづらい。
- 空室状況の更新が追いつかず、「サイトでは空室になっているが実際には埋まっている」といった齟齬が発生しやすい。
- 入居申込・更新手続き・修理依頼などが電話・FAX・メールに分散し、履歴管理や対応状況の共有に手間がかかっている。
よくある課題
1. 物件情報と空室状況の更新が追いつかない
ポータルサイトと自社サイト・店頭資料で、物件の掲載内容や空室状況がそれぞれ別管理になっている場合、更新漏れや二度手間になりやすくなります。
2. 入居申込・契約更新のやり取りが属人的
入居申込書が紙やPDFでやり取りされ、担当者ごとのメールボックスに埋もれてしまうと、対応の抜け漏れや状況把握の遅れにつながります。
3. オーナー・入居者・管理会社の情報共有がバラバラ
オーナーへの収支報告や修繕報告、入居者からの修理依頼・問い合わせなどが複数チャネルに散らばり、履歴を追うのに時間がかかるケースが多く見られます。
制作可能なWebシステムの組み合わせ例
既存の自社サイトや社内台帳を活かしながら、次のような仕組みを組み合わせることで、「物件の見つけやすさ」と「管理業務の効率化」を両立していきます。
代表的なWebシステム例
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エリア・沿線／賃料帯／広さ／築年数／ペット可・楽器可などの条件を組み合わせて、物件を一気に絞り込める検索画面を用意します。
空室状況や募集中フラグを管理画面側で更新し、そのままWebに反映される構成にすることで、「空きのある物件だけを表示する」ことがしやすくなります。
店舗別・担当者別の担当物件をフィルタできるようにしておくと、社内の検索ツールとしても活用できます。
物件ごとに「オススメコメント」や「スタッフ撮影写真」を登録し、画一的なポータル掲載との差別化を図ることも可能です。 -
物件詳細ページから、入居希望者がそのまま申込・事前審査に進めるフォームを用意します。
入力項目を物件・プランごとにある程度テンプレート化しておくことで、手書きの申込書をFAXで受け取る運用からの置き換えを想定します。
申込内容は管理画面で一覧化され、ステータス（受付／審査中／可決／否決／契約済み）を更新しながら対応履歴を残せるようにします。
必要に応じて、申込完了時に自動返信メールで必要書類や来店予約ページへの案内を送ることも可能です。 -
管理物件のオーナー向けに、ログインして自分の物件の空室状況・入居率・収支サマリなどを確認できるページを用意します。
毎月の収支報告書や修繕報告書をPDFでアップロードしておき、「紙の郵送＋Web閲覧」を並行期間を経て、徐々にWeb中心の運用へ移行することも可能です。
オーナーごとの問い合わせフォームを設けることで、「この物件の賃料を見直したい」「設備更新を検討したい」といった相談窓口としても活用できます。
一定の期間以降のレポートをアーカイブしておくことで、将来の売却・相続検討時の資料としても活かせます。 -
入居者専用の問い合わせ・修理依頼フォームを設け、物件名・部屋番号・問い合わせ種別・緊急度などを選択して送信できるようにします。
管理側では、依頼内容ごとに対応担当（自社スタッフ／提携業者）を割り当て、対応状況をステータス管理できるようにします。
緊急度に応じて自動返信メールの文面を変え、「深夜は一次受付のみ」「写真添付必須」などの運用ルールも組み込みやすくなります。
電話だけに頼らない受付窓口を用意することで、入居者満足度の向上と、履歴管理の手間削減を両立できます。 -
修理依頼・クレーム対応・定期点検・清掃・設備更新など、物件ごとに発生するタスクを登録・完了管理できる仕組みを用意します。
担当者・業者・対応予定日・完了日・費用などを登録しておくことで、後から経緯を追いやすくなります。
空室対策として実施した施策（賃料調整・設備追加・広告強化など）も履歴として残しておくことで、オーナーへの説明材料として活用できます。
将来的には、社内既存システムとの連携やエクスポート機能を通じて、会計ソフトや本部システムとデータをやり取りすることも想定できます。
活用シーンの具体例
自社サイトを「問い合わせが入る物件検索」に育てる
ポータルサイト頼みだった集客に加え、自社サイト内の物件検索からも問い合わせを受けられるようにすることで、自社ブランドの訴求と長期的な資産化につなげられます。
入居申込〜審査〜契約までの流れを見える化
入居申込フォームとステータス管理をWeb側で一元化することで、「どの物件に何件申込が入っているか」「どこで止まっているか」を一覧しやすくなり、対応の優先順位付けがしやすくなります。
オーナー・入居者とのコミュニケーション基盤として
オーナー向けレポートページや入居者向けお問い合わせフォームを整えることで、電話や紙中心のやり取りから徐々にWeb中心の運用へシフトし、双方にとっての利便性と履歴管理のしやすさを高められます。
将来的な拡張オプション（例）
初期段階では、物件情報・空室状況・入居申込・問い合わせ整理からスタートし、次のような拡張も段階的に検討できます。
- ポータルサイト用CSV・XML出力機能による「一括更新」サポート
- 物件検索の閲覧履歴を集計し、人気エリア・人気条件を可視化する機能
- 入居申込の内容をもとに、審査結果や必要書類案内をテンプレートから自動生成する機能
- オーナー向けレポートに簡易グラフを表示し、収支推移や空室率を視覚的に伝える機能
- 入居者向けマイページに、契約内容・更新期限・重要なお知らせを表示する機能
- 各物件の修繕履歴を蓄積し、将来の大規模修繕計画の材料として活用する機能
- 社内業務タスクをカレンダー表示し、担当者別・物件別にスケジュールを俯瞰できる機能
- チャットやLINE公式アカウントとの連携による、問い合わせの一元管理機能
- 管理戸数・エリアごとの稼働率や平均賃料をダッシュボードで可視化する機能
- 退去予告〜原状回復〜次回募集開始までのフローをテンプレート化する機能
導入までの流れ（例）
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現在の物件情報管理・空室管理・入居申込・オーナー・入居者対応のフローをヒアリングし、既存の台帳やシステム構成を確認します。
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「どこから整理したいか（物件検索／入居申込／オーナーページ／入居者窓口など）」の優先順位と、段階的な導入ステップを一緒に検討します。
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画面構成案・項目案・ステータス区分案をこちらで整理し、運用フローと合わせてご提案します。
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ご承認いただいた内容を元に、物件検索画面・管理画面・オーナー／入居者向けページなどを設計・実装します。
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テスト環境で運用テストを行い、項目や文言・権限設定などを微調整したうえで、本番環境へ反映します。
