SaaSを入れてもExcelが消えない理由
SaaSを導入したのに、Excelの台帳や共有フォルダでの管理がそのまま残ってしまう。
「結局、前とあまり変わっていない」と感じる場面は、実際かなりあります。
ここで早めに押さえておきたいのは、Excelが悪い、現場が悪い、と決めつけないことです。
多くの場合、Excelを使い続けたくなるだけの理由があります。SaaSを入れてもその理由が残ったままだと、自然と元の運用に引っぱられてしまいます。
このページでは、Excelが残りやすい理由をいくつかの形に分けながら、どこから手を付けると話を前に進めやすいかを見ていきます。
まずは10分でできる見直し
「SaaSを入れたのにExcelが残る」状況には、いくつか出やすい型があります。
先に理由の見当をつけておくだけでも、何から手を付けるか決めやすくなります。
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STEP 1
現場で今も使っているExcelを3つだけ挙げます（例：案件台帳／進捗表／見積一覧）。
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STEP 2
それぞれについて、「どんな形で残っているか（後述の6パターン）」を当てはめます。ひとつに絞れない場合は、複数にまたがっていても構いません。
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STEP 3
いちばん影響が大きい理由と、その次に大きい理由だけに絞って見直します。最初から全部をまとめて変えようとしない方が、かえって進めやすくなります。
Excelが残るのは「失敗」ではありません
まず前提として、Excelが残っていることだけで「導入に失敗した」とは言えません。
Excelには、細かな例外への対応、急な変更への追いつきやすさ、部署をまたいで渡しやすいことなど、今でも便利な面があります。
そこを先に見ておくと、話の向きがぶれにくくなります。
逆に言えば、Excelを減らしたいなら「Excelを使わないでください」と言うより、
なぜ残っているのかを順に見ていく方が、実際にはうまく進みます。
よくある残り方（6パターン）
Excelが残る理由は、ひとつとは限りません。いくつかが重なっていることも珍しくありません。
まずは「いまの状況に近いのはどれか」を見ていくと、次にやることが見えやすくなります。
1) 入力が二重になる
- 本体に入力すると手間が増える
- 現場で必要な項目が足りない
- 結局、手元の台帳にも書いている
まずやること：どちらに入力するのかを先に決め、片方には入れない運用にします。必要であれば、片方向の連携も検討します。
2) 例外対応が仕組みに乗らない
- 標準フローから外れる案件が多い
- 例外だけ別表で管理している
- 例外が増えるほど本体から離れていく
まずやること：例外だけを受ける補助フォームや補助一覧を用意し、例外情報がばらばらにならないようにします。
3) 部門どうしで見づらい
- 見たい人がすぐ見られない
- 権限や画面の作りが合っていない
- 配りやすい資料としてExcelが残る
まずやること：閲覧用の一覧や検索を用意し、「見るだけの人」が毎回Excelを求めなくて済む状態を作ります。
4) 集計や加工が欠かせない
- 会議用、上長向け、取引先向けに加工している
- 並べ替えや見せ方が毎回違う
- 出力したExcelの方がよく使われる
まずやること：会議や報告で必要になる形を先に決め、定型の出力（一覧・CSV・PDFなど）を用意します。
5) 承認や証跡の扱いが別になっている
- 稟議、押印、監査対応の都合がある
- 添付資料として台帳が作られている
- どちらを見ればよいか分かりにくい
まずやること：承認結果と履歴をどこに残すかを決め、確定した情報だけを見れば済む形にします。
6) 取引先や現場がSaaSに入りにくい
- アカウント発行の負担が大きい
- 社外はログイン前提だと使いづらい
- 結局、ファイル共有で回している
まずやること：社外向けには共有リンクやフォームなど別の入口を用意し、ログイン前提を減らします。
理由が違えば、打ち手も変わります。
どこに原因があるかを見る
Excelが残る話は、話題が広がりやすく、途中で焦点がぼやけがちです。
そこで、原因を次の3つに分けて考えると、話を整理しやすくなります。
| 分類 | 典型例 | 見直しの方向 |
|---|---|---|
| 機能の不足 | 項目が足りない、例外フローがない、出力が弱い | 補助機能を加える／周辺を小さく作る |
| 運用の決め方が曖昧 | 権限が曖昧、入力ルールが決まらない、周知がない | ルールと窓口を決める／手順として共有する |
| 関わる人が広い | 社外・現場・協力会社が入る、部署をまたいで見せたい | ログイン前提を見直す／共有方法を考える |
特に3つ目は見落とされやすいところです。
「社内の誰が見るのか」「社外の誰が関わるのか」まで考えておかないと、結局は運用で帳尻を合わせる形になりがちです。
Excelをなくす前に決めておきたい順番
「Excelをなくしたい」と思うのは自然なことですが、いきなり禁止すると、別の場所で困りごとが出てきます。
かえって現場がやりづらくなることもあります。
そのため、次の順番で進めた方が無理が出にくくなります。
STEP 1：どれを基準にするか決める
まず、どの情報を基準にするのかを決めます。
本体なのか、台帳なのか。ここが曖昧なままだと、更新漏れはどうしても起きやすくなります。
STEP 2：どこで困っているか確かめる
「入力が二重になっている」「例外が多い」「出力が足りない」など、
いまExcelが残っている理由をひとつずつ見ていきます。
STEP 3：必要なところだけ足す
全部を入れ替えるのではなく、困っているところだけを補います。
たとえば一覧・履歴・ステータス表示、出力、周辺の受付画面などです。
STEP 4：運用を決めてから移す
権限、入力ルール、問い合わせ窓口、更新頻度などを決めて、
元に戻りたくなる理由を減らしてから移行します。
その判断は、マイページ機能は付けるべき？ログイン必須にする前に考えることでまとめています。
判断チェックリスト
ここまでの内容を踏まえて、社内で話しやすいようにチェック項目をまとめます。
Yesが多いほど、Excelが残りやすい状況にあると考えられます。
| チェック | Yesの場合に起きやすいこと |
|---|---|
| 入力が二重になっている | 手早く済む方が使われ続け、本体が形だけになりやすい |
| 例外が多い／増え続ける | 例外用の台帳が増え、全体を見渡しにくくなる |
| 会議・報告の加工が毎回必要 | 出力したExcelが定着し、どれを見ればよいか揺れやすい |
| 社外が関わる | ログイン前提にしづらく、ファイル共有が残りやすい |
| 権限や責任範囲が曖昧 | 更新漏れの責任も曖昧になり、別管理が増えやすい |
どこで手間が増えているのかを見つけ、そこから順に直していく方が、結果として近道になります。
SaaS導入後の「Excelが残る」状況を、無理なく見直したい方へ
「SaaSはそのまま使いたい」「周辺だけ整えたい」「ログイン前提を見直したい」など、途中段階のご相談でも問題ありません。
いまの運用をいきなり崩さずに、どこから手を付けると進めやすいかを一緒に見ていきます。
