SaaSを入れてもExcelが消えない理由
SaaSを導入したのに、Excelの台帳や共有フォルダの管理が残ってしまう。
「結局、運用は前と変わらない」と感じるケースは少なくありません。
ここで大事なのは、Excelが悪い、現場が悪い、と決めつけないことです。
多くの場合、Excelが残る構造があって、そのまま導入すると自然に残ります。
このページでは、Excelが残りやすい理由をパターン別に分け、何から見直すと効果が出やすいかを整理します。
まずは10分でできる切り分け
「SaaSを入れたのにExcelが残る」ケースは、いくつかの型に分かれます。
先に原因のあたりを付けておくと、対策の優先順位が決めやすくなります。
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STEP 1
現場で残っているExcelを3つだけ挙げます（例：案件台帳／進捗表／見積一覧）。
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STEP 2
それぞれに「残り方（後述の6パターン）」を当てはめます（複数でも構いません）。
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STEP 3
一番重い理由と、次に重い理由だけに絞って手を入れます（全部を一度に直そうとしない方が進みやすいです）。
Excelが残るのは「失敗」ではありません
まず前提として、Excelが残っていること自体を「導入失敗」とは言い切れません。
Excelには、現場の細かな例外や、急な変更への追従、いろいろな部署への配布など、強い側面があります。
そこを最初に押さえておくと、判断が揺れにくくなります。
逆に言うと、Excelをなくしたいなら「Excelを禁止する」ではなく、
残る理由を分解して、順番に手当てする方が現実的です。
よくある残り方（6パターン）
Excelが残る理由は、ひとつではありません。混ざっていることも多いです。
まずは「どのタイプか」を見立てると、打ち手が選びやすくなります。
1) 入力が二重になる
- 本体に入力すると手間が増える
- 現場の必要項目が足りない
- 結局、手元の台帳にも書く
まずやること：入力先をひとつに決め、片方は入力しない運用にします（必要なら片方向の連携を検討します）。
2) 例外対応が仕組みに入らない
- 標準フローから外れる案件が多い
- 例外だけ別表で管理する
- 例外が増えるほど本体から離れる
まずやること：例外だけを受け付ける補助フォーム／補助一覧を用意し、例外情報が散らばらないようにします。
3) 部門間の共有が弱い
- 「見たい人」がすぐ見られない
- 権限や画面が合っていない
- 配布しやすい資料としてExcelが残る
まずやること：閲覧専用の一覧・検索を整え、「見るだけの人」がExcelを求めなくて済む状態にします。
4) 集計・加工が業務に必要
- 会議用、上長向け、取引先向け
- 並べ替えや見せ方が毎回違う
- 出力したExcelが“本流”になりやすい
まずやること：会議や報告で必要な形を決め、定型の出力（一覧・CSV・PDFなど）を作ります。
5) 承認・証跡の運用が別にある
- 稟議、押印、監査対応の都合
- 添付資料として台帳が作られる
- どちらが正か曖昧になりやすい
まずやること：承認の結果と履歴をどこに残すか決め、確定データだけが参照される形にします。
6) 取引先・現場側がSaaSに入れない
- アカウント発行の負担が大きい
- 社外はログイン前提が難しい
- 結局、ファイル共有で回る
まずやること：社外向けは共有リンクやフォームなど別導線を用意し、ログイン前提を減らします。
理由が違うと、効く対策も変わります。
原因を切り分ける見方
Excelが残る話は、議論が散らかりやすいです。
そこで、原因を次の3つに分けて考えると、話が進みやすくなります。
| 分類 | 典型例 | 見直しの方向 |
|---|---|---|
| 機能の不足 | 項目が足りない、例外フローがない、出力が弱い | 補助機能を足す／周辺を小さく作る |
| 運用設計の不足 | 権限が曖昧、入力ルールが決まらない、周知がない | ルールと窓口を決める／手順化する |
| 関係者の広さ | 社外・現場・協力会社が入る、部署横断で見せたい | ログイン前提を見直す／共有方法を設計する |
特に3つ目は見落とされがちです。
「社内の誰が見るか」「社外の誰が関わるか」まで考えないと、運用側で帳尻を合わせることになります。
Excelを消す前に整える順番
「Excelをなくしたい」の気持ちは自然ですが、いきなり禁止すると別のところで詰まります。
現場で無理が出やすくなります。
そこで、次の順番で整えると進めやすいです。
STEP 1：正のデータを決める
まず、どの情報が“正”なのかを決めます。
本体なのか、台帳なのか。ここが曖昧だと、更新漏れが必ず起きます。
STEP 2：詰まりの場所を特定する
「入力が二重」「例外が多い」「出力が足りない」など、
残っている理由をひとつずつ切り分けます。
STEP 3：小さく補う
すべてを入れ替えるのではなく、困っている箇所だけを補います。
例：一覧・履歴・ステータス表示、出力、周辺の受付画面など。
STEP 4：運用を決めてから移す
権限、入力ルール、問い合わせ窓口、更新頻度などを決め、
“戻りたくなる理由”を先に減らしてから移行します。
その判断は、マイページ機能は付けるべき？ログイン必須にする前に考えることで整理しています。
判断チェックリスト
ここまでを踏まえて、社内で判断しやすいようにチェック項目をまとめます。
Yesが多いほど、Excelが残りやすい側に寄っています。
| チェック | Yesの場合に起きやすいこと |
|---|---|
| 入力が二重になっている | 「速い方」が残り、本体が形骸化しやすい |
| 例外が多い／増え続ける | 例外台帳が増え、全体像が分断されやすい |
| 会議・報告の加工が毎回必要 | 出力Excelが固定化し、“正”が揺れやすい |
| 社外が関わる | ログイン前提が難しく、ファイル共有が残りやすい |
| 権限や責任範囲が曖昧 | 更新漏れの責任が曖昧になり、別管理が増えやすい |
「どこで詰まっているか」を特定し、そこを小さく補うのが近道です。
SaaS導入後の「Excelが残る」状況を、現実的に解消したい方へ
「SaaSは残す」「周辺だけ整える」「ログイン前提を見直す」など、途中段階でも問題ありません。
いまの運用を崩さずに、どこから直すと効果が出やすいかを一緒に整理します。
