顧客別 書類提出・回収管理システム

このような会社に向いています

• 顧客からの提出物をメール添付で受け取っている
• 必要書類の提出状況をExcelで管理している
• 顧客ごとに必要な書類や確認項目が違う
• 提出済み、確認中、再提出依頼、確認済みを一覧で見たい
• 共有フォルダでは、どの書類が最新か分かりにくい
• 申込フォームや既存の顧客管理画面と一部連携したい
• 提出期限や未提出の顧客を確認したい
• 担当者の確認メモや対応履歴を残したい

提出状況と確認結果を一画面で確認できます

書類提出管理で分かりにくくなりやすいのは、ファイルの有無だけではありません。 未提出、提出済み、確認中、再提出依頼、確認済みといった状態が分かれてくると、メールや共有フォルダだけでは管理しにくくなります。

管理画面上で顧客ごとの必要書類、提出期限、確認担当、確認結果を一覧化すると、未提出の顧客や再提出が必要な書類を確認しやすくなります。 申込受付、契約前確認、点検報告、士業・コンサル業務など、書類回収と確認作業がセットになる業務で使いやすい構成です。

• 未提出の顧客だけを一覧で確認したい
• 提出期限を過ぎた書類を抽出したい
• 提出済みでも確認待ちの書類を分けたい
• 再提出依頼の理由を残したい
• 担当者ごとの確認状況を把握したい
• 書類ごとの確認メモを残したい

申込書類・契約関連書類・報告書・写真の回収にも対応できます

書類提出・回収管理システムは、特定の業種だけでなく、顧客や取引先から資料を受け取る業務全般で使えます。 申込書、契約関連書類、作業写真、報告書、確認資料など、提出物の種類に合わせて、必要書類リストやアップロード画面の表示を変えられます。

既成のファイル共有サービスを使いながら、提出状況の管理だけを自社用の画面で行う構成も検討できます。 どの範囲までWebシステム側で管理するかは、現在の運用、ファイル容量、権限管理、保存期間を確認したうえで設計します。

提出書類や確認履歴を、お客様側のサーバー内で管理できます

提出書類には、申込情報、契約関連書類、確認資料、写真、担当者メモ、再提出理由など、社外に広く出したくない情報が含まれることがあります。

既成サービスを利用する場合は、サービス提供会社が管理するクラウド環境やデータセンター上で利用する形が一般的です。 一方、インテンスでは、原則として、お客様が現在ご利用中の自社サイトのサーバー内、またはお客様指定のサーバー内に構築します。

当社側で複数社のデータをまとめて預かる共用型サービスではないため、保存場所、閲覧権限、バックアップ、保管期間を確認しながら設計できます。 既存のWebサイトや管理画面の一部として組み込みたい場合にも対応しやすい構成です。

業務に合わせたカスタマイズ例

単なるファイル置き場ではなく、業務ごとの確認手順や必要書類に合わせた画面構成を検討できます。 顧客管理、申込フォーム、既存の管理画面などと組み合わせることで、提出依頼から確認完了までを扱いやすくできます。