顧客別 書類提出・回収管理システム

書類提出・回収システムの個別開発についてよくある質問

必要な機能だけ、または業務の一部分だけを開発できますか？
はい。顧客ごとの提出用URL、ファイル受領、提出状況の一覧など、現在管理しにくい処理だけを対象にできます。顧客ポータル全体を新設する必要はありません。

現在の顧客台帳・申込フォーム・共有フォルダは残せますか？
残せます。顧客情報や申込情報の受け渡し方法、ファイルの保存場所を確認し、必要な範囲だけを連携・追加する構成を検討します。

オーダーメイド開発・スクラッチ開発・SaaSのカスタマイズはどう違いますか？
オーダーメイド開発は要望に合わせて設計する考え方、スクラッチ開発は既存製品を前提にせず構築する方法を指します。SaaSのカスタマイズはサービスが許容する設定・拡張範囲で調整する方法です。書類の種類、確認手順、保存条件に合う方法をご提案します。

書類提出・回収管理システムの開発費用はどのように決まりますか？
提出用URL、アップロード、受領記録、提出ファイル一覧を中心とする構成は45万円〜55万円が目安です。顧客別の必要書類、期限、確認結果、再提出依頼、履歴まで管理する構成は65万円〜85万円が目安です。ファイル数・容量、保存期間、権限、通知、連携内容により変わります。

自社サーバー上に書類提出・回収システムを構築できますか？
既製SaaSのように当社が用意した共用環境をご利用いただく方式ではなく、原則として、お客様が管理するサーバーへ構築し、現在の会社ドメインまたは専用サブドメインで利用できるようにします。事前に、保存可能なファイル容量、サーバー仕様、SSL、メール送信、バックアップ、アクセス制限、保存期間を確認し、提出書類を安全に保管・運用できる環境か判断します。

提出者のアカウント登録を不要にできますか？
顧客・案件ごとの専用URLから必要書類を提出してもらう構成にできます。URLの有効期限、再利用の可否、本人確認方法、第三者へ転送された場合の対策などは、取り扱う書類と運用に応じて決めます。

ファイル形式・容量・保存期間・閲覧権限を指定できますか？
書類ごとの拡張子、ファイル数、容量、保存期間、削除方法を設定できます。担当者・部署・支店ごとに閲覧範囲を分ける場合は、誰がどの顧客・書類を閲覧、確認、削除できるかを要件として整理します。

書類提出・回収システムの開発期間はどのくらいですか？
開発期間は、ファイル受領だけか提出状況・内容確認まで含むか、画面数、書類種別、権限、通知、既存フォームとの連携内容によって異なります。必要範囲を確認した後、個別に予定をご案内します。

公開後に書類種類や確認手順を追加できますか？
可能です。最初は提出用URLとファイル受領だけで開始し、後から期限通知、再提出依頼、確認担当者、保存・削除ルールなどを追加する方法も検討できます。変更内容に応じて保守対応と個別改修を区分します。

開発相談の際、何を用意すればよいですか？
回収している書類の一覧、顧客ごとの違い、現在の依頼方法、提出期限、確認・再提出の流れ、件数、容量、保存期間、閲覧者が分かる資料があると検討しやすくなります。未確定の項目は相談時に整理できます。

月額保守25,000円〜には何が含まれますか？
顧客からのファイル受領と、提出書類・確認履歴を扱うため、不具合発生時の調査・修正、アップロード・保存・通知機能の確認、利用環境やセキュリティ更新への対応確認、バックアップ運用の確認、軽微な表示調整、運用上のご相談などを保守対象の例としています。保存容量、監視頻度、バックアップ作業、対応時間をどこまで含めるかは、月額25,000円〜を目安に見積書・保守契約で明確にします。機能や画面の追加は別途お見積もりします。

月額保守契約は必須ですか？未契約でもスポット対応できますか？
必須ではありません。月額保守を契約しない場合も、調査、修正、機能追加のご依頼ごとに内容を確認し、スポット対応としてお見積もりできます。ただし、障害時の優先対応、定期確認、対応時間の確保は月額契約と異なり、即時対応を保証するものではありません。システムの重要度と社内の運用体制に応じて選べます。