顧客別 書類提出・回収管理システム

このような会社に向いています

• 顧客からの提出物をメール添付で受け取っている
• 必要書類の提出状況をExcelで管理している
• 顧客ごとに必要な書類や確認項目が違う
• 提出済み、確認中、再提出依頼、確認済みの状態を一覧で確認したい
• 共有フォルダでは、書類の最新版や確認状況を把握しにくい
• 申込フォームや既存の顧客管理画面と一部連携したい
• 提出期限や未提出の顧客を確認したい
• 担当者の確認メモや対応履歴を残したい

提出状況と確認結果を一つの画面で確認できます

書類管理では、ファイルを受け取ったかどうかに加えて、その後の確認状況も把握する必要があります。 未提出、提出済み、確認中、再提出依頼、確認済みと状態が増えると、メールや共有フォルダだけでは担当者間の共有が難しくなります。

顧客ごとの必要書類、提出期限、確認担当者、確認結果を管理画面に表示することで、未提出の顧客や再提出が必要な書類をすぐに確認できます。 申込受付、契約前の書類確認、点検報告、士業・コンサルティング業務など、書類の回収後に内容確認が必要な業務に利用できます。

• 未提出の顧客だけを一覧で確認したい
• 提出期限を過ぎた書類を抽出したい
• 提出済みでも確認待ちの書類を分けたい
• 再提出依頼の理由を残したい
• 担当者ごとの確認状況を把握したい
• 書類ごとの確認メモを残したい

申込書類、契約書類、報告書、写真などを回収できます

書類提出・回収管理システムは、顧客や取引先から資料を受け取るさまざまな業務に利用できます。 申込書、契約関連書類、作業写真、報告書、確認資料など、提出物に応じて必要書類の一覧やアップロード画面を設定できます。

ファイル自体は既成の共有サービスに保存し、提出状況だけを自社用の管理画面で扱う構成も可能です。 Webシステムで管理する範囲は、現在の業務、ファイル容量、権限設定、保存期間を確認したうえで決定します。

提出書類や確認履歴を、お客様指定のサーバーで管理できます

提出書類には、申込情報、契約関連書類、確認資料、写真、担当者メモ、再提出理由など、取り扱いに注意が必要な情報が含まれることがあります。

ファイル共有サービスでは、サービス提供会社が管理するクラウド環境にデータを保存する方式が一般的です。 インテンスでは、原則として、お客様が利用しているWebサーバー、またはお客様が指定するサーバーにシステムを構築します。

保存先、閲覧権限、バックアップ方法、保管期間、削除方法を確認し、必要な運用に合わせて設計します。 既存のWebサイトや管理画面の一機能として追加することも可能です。

業務に合わせたカスタマイズ例

ファイルを保存するだけでなく、業務ごとの必要書類や確認手順に合わせて画面を設計できます。 顧客管理、申込フォーム、既存の管理画面と連携し、提出依頼から内容確認までを一連の業務として管理することも可能です。