見積・請求書発行管理システム

このような会社に向いています

• 見積書や請求書をExcelで作成している
• 過去の見積・請求履歴を顧客別に確認したい
• 請求済み、入金待ち、入金済みを一覧で見たい
• 自社の帳票フォーマットをそのまま使いたい
• 担当者、店舗、案件番号、工事番号など独自項目を入れたい
• インボイス登録番号や振込先口座を固定表示したい
• 既存の管理画面やWebサイトと一部連携したい
• 市販サービスでは社内の確認手順に合わせにくい

Excelやメールで行っている見積・請求管理をWeb化

Excelで見積書や請求書を作成し、PDFをメールで送り、入金状況は別の台帳で管理していると、案件が増えるにつれて確認作業も増えていきます。 Webシステムにすると、顧客情報、見積書、請求書、送付履歴、対応メモ、入金状況を同じ管理画面で確認できます。

見積書URLからの発注受付と担当者への通知を追加すれば、見積提出後の回答も管理画面に残せます。 電子契約や決済の機能までは必要ない場合に、見積内容に対する発注の意思を記録する仕組みとして利用できます。

見積書・請求書のデータを、お客様が指定するサーバーで管理できます

見積書や請求書には、顧客名、取引金額、明細、発注受付履歴、入金状況、担当者メモなど、取り扱いに注意が必要な情報が含まれます。

既成サービスでは、サービス提供会社が指定するクラウド環境にデータを保存するのが一般的です。 インテンスの個別開発では、サーバーの仕様やセキュリティ要件を確認したうえで、原則として、現在お使いのWebサーバーまたはお客様指定のサーバーに構築します。

複数の企業が同じサービスを利用する共用型ではなく、個別のシステムとして構築するため、データの保存先、閲覧権限、バックアップ方法、保管期間を要件に含められます。 見積書・請求書の作成、PDF出力、見積書URLの発行、発注受付履歴、入金状況の記録など、必要な機能に限定して開発することも可能です。 既存のWebサイトや管理画面に機能を追加する方法にも対応しています。

見積書URLから発注受付まで対応できます

見積書をメールに添付して送る場合、顧客からの返信や電話での回答は、メールや別の台帳を確認しながら管理することになります。 見積書URLを発行すれば、顧客が見積内容を確認し、その画面から発注の意思を送信できます。

発注を受け付けた日時、見積番号、回答内容は履歴として保存し、管理者へメールで通知できます。 受発注管理や電子契約のシステムを導入するのではなく、見積提出後の回答だけを記録したい場合にも利用できます。

管理項目の例

ステータス管理の例

見積作成から請求、入金確認までの進行状況を、業務の手順に合わせて設定できます。 状態の名称や表示順も、現在の管理方法に応じて変更できます。

業務に合わせたカスタマイズ例

見積書・請求書の作成に加え、業種ごとの確認手順や請求時期に応じた管理画面を設計できます。 既成サービスにない入力項目や社内ルールについても、必要性を確認したうえでシステムに組み込みます。

費用が変わる主なポイント

初期開発費は、帳票の種類や数、管理画面の数、権限設定、外部サービスとの連携内容などによって変わります。 現在の運用と必要な機能を伺い、初回の開発範囲と、将来追加する機能を分けてお見積もりします。

• 見積書・請求書などの帳票数
• 管理画面の画面数
• 管理項目や検索条件の数
• 権限管理の細かさ
• メール通知や送信履歴の有無
• CSV出力・会計ソフト連携用CSVの有無
• 既存サイト・既存管理画面との連携範囲
• 既存帳票レイアウトの再現度