見積・請求書発行管理システム

このような会社に向いています

• 見積書や請求書をExcelで作成している
• 過去の見積・請求履歴を顧客別に確認したい
• 請求済み、入金待ち、入金済みを一覧で見たい
• 自社の帳票フォーマットをそのまま使いたい
• 担当者、店舗、案件番号、工事番号など独自項目を入れたい
• インボイス登録番号や振込先口座を固定表示したい
• 既存の管理画面やWebサイトと一部連携したい
• 市販サービスでは社内の確認手順に合わせにくい

Excelやメールで管理している見積・請求業務をWeb化する場合

Excelで見積書や請求書を作成し、PDFにしてメール送付し、別の台帳で入金確認をしている場合、案件数が増えるほど確認に手間がかかります。 見積・請求書発行管理システムでは、顧客情報、見積書、請求書、送付履歴、対応メモ、入金状況をひとつの管理画面で確認できるようにします。

見積書URLを使った発注受付や管理者通知メールを組み込むことで、見積提出後の返答も画面上で確認できます。 電子契約や決済処理ではなく、まずは見積内容への発注意思を記録する運用として始められます。

見積書・請求書のデータを、お客様側のサーバー内で管理できます

見積書や請求書には、顧客名、取引金額、明細、発注受付ログ、入金状況、担当者メモなど、社外に広く出したくない情報が含まれます。

既成サービスを利用する場合は、サービス提供会社が管理するクラウド環境やデータセンター上で利用する形が一般的です。 一方、インテンスでは、原則として、お客様が現在ご利用中の自社サイトのサーバー内、またはお客様指定のサーバー内に構築します。

当社側で複数社のデータをまとめて預かる共用型サービスではないため、保存場所、閲覧権限、バックアップ、保管期間を確認しながら設計できます。 まずは、見積書・請求書の作成、PDF出力、見積書URL発行、発注受付ログ、入金状況の記録といった範囲に絞って構築できます。 既存のWebサイトや管理画面の一部として扱いたい場合にも向いています。

見積書URLから発注受付まで対応できます

見積書をメールに添付して送るだけの場合、顧客からの返信や電話連絡を見落とさないように、別途メモや台帳で管理する必要があります。 見積書URLを発行する構成にすると、顧客が見積内容を確認し、そのまま発注受付まで進める画面を用意できます。

発注受付後は、受付日時、見積番号、受付内容をログとして残し、管理者へメール通知できます。 受発注管理全体や電子契約まで広げずに、見積後の返答を記録する機能として導入できます。

管理項目の例

ステータス管理の例

見積作成から請求、入金確認までの状態を、業務に合わせて設定できます。 状態名や表示順も、現在の社内運用に合わせて調整できます。

業務に合わせたカスタマイズ例

見積書・請求書の作成だけでなく、業種ごとの確認手順や請求タイミングに合わせた画面構成を検討できます。 既成サービスでは合わせにくい独自項目や社内ルールも、必要な範囲を確認しながら組み込めます。

費用が変わる主なポイント

初期開発費は、帳票の種類、画面数、権限管理、外部連携の有無などによって変わります。 まずは必要な範囲を確認し、小規模構成で始めるか、最初から社内確認や通知まで含めるかを整理します。

• 見積書・請求書などの帳票数
• 管理画面の画面数
• 管理項目や検索条件の数
• 権限管理の細かさ
• メール通知や送信履歴の有無
• CSV出力・会計ソフト連携用CSVの有無
• 既存サイト・既存管理画面との連携範囲
• 既存帳票レイアウトの再現度