契約・更新期限管理システム

このような会社に向いています

• 契約台帳をExcelやスプレッドシートで管理している
• 契約満了日や更新期限を一覧で把握したい
• 解約予告期限を契約ごとに確認したい
• 契約種別ごとに管理したい項目が異なる
• 自動更新の有無を契約ごとに管理したい
• 担当者ごとの確認メモを残したい
• 顧客別・拠点別に契約状況を見たい
• 期限が近い契約だけを抽出したい
• 契約書や関連資料の保管先をまとめて確認したい
• 既成サービスでは更新対象や確認状況を把握しにくい

更新時期が近い契約を一覧で確認できます

契約満了日、更新期限、解約予告期限、自動更新の有無を一覧に表示し、対応が必要な契約を確認できるようにします。 更新に関する判断や担当者の確認内容も記録できるため、前回までの経緯を確認しながら対応できます。

期限が近い契約だけを表示するほか、「確認中」「更新予定」「条件見直し中」「期限超過」などの状態で検索できます。 必要な場合は、担当者へ期限を知らせるメール通知も追加できます。

• 契約満了日と更新期限を一覧で確認したい
• 解約予告期限を見落とさないようにしたい
• 自動更新の有無を契約ごとに管理したい
• 更新予定、条件見直し中、期限超過を分けて見たい
• 担当者ごとに確認対象の契約を把握したい
• 必要な契約だけ期限確認メールを送りたい

契約の種類に応じた管理項目を設定できます

管理すべき項目は、契約の種類によって異なります。 たとえば、賃貸借契約では解約予告期限や更新料、リース契約では契約満了日や再リースの予定、業務委託契約では委託範囲や更新条件などを確認する必要があります。

契約の締結や書類保管には既成の電子契約・契約管理サービスを利用し、更新期限や社内の確認状況だけを自社用の管理画面で扱う方法もあります。 既存のExcel台帳をもとに、契約種別、契約先、満了日、更新期限、担当者、確認状況に限定した構成から導入することも可能です。

お客様が指定するサーバー内に構築できます

契約情報には、契約先、契約金額、契約期間、更新期限、解約予告期限、担当者の記録、契約書ファイルなど、取り扱いに注意が必要な情報が含まれます。

既成サービスでは、サービス提供会社が管理するクラウド環境やデータセンターに情報を保存する方式が一般的です。 インテンスの個別開発では、原則として、お客様が利用しているWebサーバーまたは指定されたサーバー内にシステムを構築します。

複数社が同じシステムを利用する共用型サービスではなく、企業ごとに構築する方式です。保存場所、閲覧権限、バックアップ方法、保管期間は、利用するサーバーの環境や社内規定を確認して決定します。 既存のWebサイトや管理画面へ契約管理機能を追加することもできます。

業務に合わせたカスタマイズ例

契約の種類によって、期限や更新時に確認する項目は異なります。 契約種別ごとの入力項目や、拠点別・担当部署別の確認方法など、既成サービスでは設定しにくい内容も個別に設計できます。