契約・更新期限管理システム

このような会社に向いています

• 契約台帳をExcelやスプレッドシートで管理している
• 契約満了日や更新期限を一覧で把握したい
• 解約予告期限を契約ごとに確認したい
• 契約種別ごとに管理したい項目が異なる
• 自動更新の有無を契約ごとに管理したい
• 担当者ごとの確認メモを残したい
• 顧客別・拠点別に契約状況を見たい
• 期限が近い契約だけを抽出したい
• 関連ファイルの保管場所をまとめて見たい
• 既成サービスでは日々の更新管理が見づらい

契約更新の確認漏れを減らす一覧画面を作れます

契約満了日、更新期限、解約予告期限、自動更新の有無を一覧で確認できるようにすると、更新対象の見落としを減らしやすくなります。 契約更新の判断メモや担当者メモも残せるため、後から確認するときにも状況を把握しやすくなります。

期限が近い契約だけを表示したり、確認中・更新予定・条件見直し中・期限超過などの状態で絞り込んだりする画面も作れます。 必要に応じて、担当者向けの期限確認メールを送る構成も検討できます。

• 契約満了日と更新期限を一覧で確認したい
• 解約予告期限を見落とさないようにしたい
• 自動更新の有無を契約ごとに管理したい
• 更新予定、条件見直し中、期限超過を分けて見たい
• 担当者ごとに確認対象の契約を把握したい
• 期限確認メールを必要な範囲で使いたい

賃貸借契約・リース契約・業務委託契約の管理にも対応できます

契約管理といっても、管理したい内容は契約の種類によって変わります。 賃貸借契約では解約予告期限や更新料、リース契約では契約満了日や再リース確認、業務委託契約では委託範囲や更新判断メモなど、確認したい項目が異なります。

既成の電子契約・契約管理サービスで締結や保管を行い、日常の更新確認だけを自社用の管理画面で見やすくする構成も検討できます。 既存のExcel台帳をもとに、最初は契約種別、契約先、満了日、更新期限、担当者、確認状況だけの小規模構成から始めることも可能です。

契約情報や更新期限を、お客様側のサーバー内で管理できます

契約情報には、契約先、契約金額、契約期間、更新期限、解約予告期限、担当者メモ、契約書ファイルなど、社外に広く出したくない情報が含まれることがあります。

既成サービスを利用する場合は、サービス提供会社が管理するクラウド環境やデータセンター上で利用する形が一般的です。 一方、インテンスでは、原則として、お客様が現在ご利用中の自社サイトのサーバー内、またはお客様指定のサーバー内に構築します。

当社側で複数社のデータをまとめて預かる共用型サービスではないため、保存場所、閲覧権限、バックアップ、保管期間を確認しながら設計できます。 既存のWebサイトや管理画面の一部として組み込みたい場合にも対応しやすい構成です。

業務に合わせたカスタマイズ例

契約更新管理・契約期限管理では、契約の種類によって確認したい項目が変わります。 既成サービスでは合わせにくい契約種別ごとの項目や、拠点別・担当部署別の確認手順も、必要な範囲を確認しながら組み込めます。