問診・同意書・施術記録・対応履歴を患者単位で管理する

こんな院内業務の方に向いています

• 来院前に問診票や同意書を送っているが、未記入・提出済み・院内確認済みを一覧で把握できない。
• 施術記録と写真の保存先が異なり、前回の処置内容や次回確認する項目を探すのに時間がかかる。
• 署名済みの同意書は残っていても、提示した文書の版、説明日時、説明担当者が記録されていない。
• 回数券の購入・利用・取消、物販の購入、未精算の情報が複数の台帳に分かれている。
• 電話・メール・LINEなどで受けた問い合わせを、担当者、返信待ち、対応完了まで追跡できていない。
• 受付、施術者、管理者で閲覧してよい情報が異なるが、患者情報への権限が一律になっている。
• 備品発注や外注点検の管理も必要だが、患者情報と同じ記録領域に含めるべきか判断できていない。

このページで扱うシーン

ここで挙げるシーンは、下の「ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集」の各画面に対応しています。

• 来院前の問診提出と同意確認の状況を把握したい
• 施術記録・写真・次回確認事項を院内で共有したい
• 回数券・物販・支払い状況を患者別に確認したい
• 問い合わせの受付から完了までを記録したい
• 備品・外注・点検などの院内業務を管理したい

院内で起きがちな運用上の課題

ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集

Webシステムで院内情報を管理する際の考え方

1. 1. 患者別画面に情報の所在と現在の状態を表示する

   問診、同意書、施術記録、写真、問い合わせ履歴を患者別に確認できるようにします。既存の電子カルテや予約システムに原本がある情報は、複製して別々に更新するのではなく、参照元と最終更新日時が分かるようにします。

2. 2. 送信・署名・院内確認・説明を段階ごとに記録する

   問診の送信は内容確認ではなく、署名の取得だけで説明の記録が完成するわけでもありません。誰が次に確認するか、当日に追加説明が必要か、文書改訂後の再確認が必要かを状態として表示します。

3. 3. 施術記録は予定・実施・修正を分け、閲覧権限を設定する

   実施した施術と次回の候補を同じ記述欄に混在させず、記録者と日時、修正履歴を残します。受付、施術者、管理者などの役割に応じて、症状・写真・支払い情報の閲覧範囲も決めます。

4. 4. 回数券と支払いは、正式な数字を管理するシステムを決める

   購入、利用、取消、返金によって残数や売上が変わります。POSレジ、会計、患者別画面のうち、どこで取引を確定するかを決め、ほかの画面はその情報を参照する構成にします。

5. 5. 患者情報と院内業務は、保存先と権限を分ける

   備品、外注、点検は患者別の施術記録とは性質が異なります。同じダッシュボードへ入口を設ける場合でも、外注先を含む利用者ごとに必要な情報だけを表示します。

小さく始めるなら、どこから始めるか

最初に、現在使用している予約、電子カルテ、POSレジ、会計、LINEなどを確認し、どの情報を新しい画面で管理するかを決めます。重複入力が発生する範囲や、既存システムから連携できない情報が分からないまま機能を増やすと、職員が確認する画面も増えてしまいます。
最初の開発範囲としては、次のような組み合わせが考えられます。

• 問診の記入・提出・院内確認と、当日の確認事項の表示
• 同意書の版、説明、署名、再確認の記録
• 施術記録・写真・次回確認事項の患者別表示

問い合わせ履歴、回数券・物販、院内業務は、それぞれ連絡手段や会計処理、外注先の権限に関する確認が必要です。初期範囲の運用を確認した後、必要な領域を追加する方法も選べます。

ご相談いただくときのポイント

ご相談の際は、現在の記録方法と、新しい画面で扱いたい範囲が分かる資料をご用意いただくと、必要な機能を検討できます。

• 施設の種別と現在使用しているシステム（予約・電子カルテ・POSレジ・会計など）、正式な記録とする保存先
• 問診・同意の流れ（文書の種類、説明者、署名方法、改訂時の再確認）
• 施術記録と写真（記録者、修正方法、保存期間、受付・施術者・管理者の閲覧範囲）
• 回数券・物販・支払い（購入・利用・取消・返金を確定するシステム）
• 問い合わせと院内業務（受付窓口、本人確認、担当変更、外注先の権限、障害時の受付方法）

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