パターン1： 書類が紙のまま増え、必要なときにすぐ出てこない
問診票・同意書・説明資料・注意事項の控えが紙中心だと、保管場所が少しずつ増えていきます。
忙しいときほど探し直しが発生し、その場の対応を優先した結果、紙の運用がそのまま残ってしまうこともあります。
問診票電子化・同意書（電子署名）・施術カルテを患者単位でまとめる
Webシステムのカスタマイズ制作
予約や会計は既製サービスで足りていても、来院後の運用は、紙の問診票や同意書、口頭での申し送り、個人メモなどに分かれて残っていることがあります。
初回問診（問診票の電子化）、同意書の電子署名、施術メモや経過写真、回数券の残数、次回来院時の注意事項、問い合わせ対応の経緯までが別々になっていると、その都度確認先を探すことになります。忙しい時間帯ほど、伝達漏れの原因にもなります。
このページでは、患者ごとに必要な情報をひとつのカルテとしてまとめ、受付や施術の場面で確認できるようにする画面構成と操作の流れを、モックを交えてご紹介します。LINE通知や予約リマインド、口コミ依頼など、来院後のフォローまで含めて、全体像をつかめる内容です。
こんな院内業務の方に向いています
- 問診票や同意書が紙中心で、控えの保管や探し直しに手間がかかっている。
- 施術メモや申し送りの書き方、置き場所が担当者ごとに違い、引き継ぎのたびに確認が必要になっている。
- 施術前の注意事項（禁忌・持ち物・来院前確認）が毎回説明になり、案内漏れが気になっている。
- 回数券・物販・支払いメモが別々に管理されていて、患者対応のたびに確認し直している。
- 問い合わせやクレーム、再来希望の連絡が電話やLINEに分かれていて、対応の経緯を後から確認しづらい。
- 備品発注や外注（清掃・点検など）の段取りが口頭中心で、抜けや重複が出ている。
- 少人数で対応しているため、忙しい時間帯ほど後回しの作業が溜まってしまう。
このページで扱うシーン
ここで挙げるシーンは、下の「ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集」の各画面に対応しています。
院内で起きがちな運用上の課題
パターン2： 施術メモが担当者ごとに分かれ、申し送りに不足が出る
メモの書き方や残し方が人によって違うと、引き継ぎのたびに補足説明が必要になります。
写真や経過が残っていても、判断の理由まで分からないと、結局は口頭確認が増えてしまいます。
パターン3： 回数券・物販・支払いの情報が分かれていて、説明が担当者任せになる
回数券の残数、購入履歴、物販の提案メモ、支払い状況が別々だと、患者対応のたびに確認先が増えます。
その結果、案内が担当者の記憶頼みになり、説明の内容にも差が出ます。
パターン4： 問い合わせ対応が連絡手段ごとに分かれ、経緯を確認しづらい
電話・LINE・メールが混在すると、対応の流れをあとから確認しづらくなります。
前回のやり取りが見つかりにくいと、同じ確認が繰り返し発生し、現場の負担も大きくなります。
ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集
初回の問診・同意書・注意事項を来院前に済ませたい
初回対応は、説明も記入も多くなりやすい場面です。
来院前に済ませられる項目を整理しておくと、受付時の慌ただしさを抑えられます。
- 問診フォーム（記入途中→提出済み→確認済み）
- 同意書（署名の有無、同意日、再同意の要否）
- 注意事項（該当チェック、持ち物、施術前の確認）
- 受付側の確認メモ（当日の注意、確認が必要な項目）
画面イメージ：初回受け入れボード（問診・同意・注意事項）
画面構成イメージはPCからご覧ください。
施術メモと写真、次回の方針を院内で共有したい
施術メモと経過写真は、患者ごとに並べて確認できるだけでも扱いやすくなります。
書き方を細かく縛るより、次回確認したい点が自然に分かるくらいの形にしておく方が、実務では使いやすいことが多いです。
- 施術メモ（テンプレ＋自由記述）
- 写真・添付（Before/After、可動域メモなど）
- 次回の確認ポイント（短いToDo）
- 申し送り（受付・施術者間の共有）
画面イメージ：患者カルテ（メモ・写真・申し送り）
画面構成イメージはPCからご覧ください。
回数券・物販・支払いメモを患者ごとに確認したい
回数券の残数や購入履歴、物販の提案メモ、支払い状況などを、患者ごとの画面でまとめて確認できるようにします。
確認先がひとつになるだけでも、受付や会計時の判断が短く済みます。
- 回数券（購入日、残数、利用履歴）
- 物販（購入履歴、次回提案メモ）
- 支払いメモ（未精算・入金予定などの簡易管理）
- 説明履歴（前回どう案内したか）
画面イメージ：チケット・物販・支払い（患者別の台帳）
画面構成イメージはPCからご覧ください。
問い合わせ対応の経緯を履歴として残したい
連絡の多い院ほど、どこまで対応したかを把握するだけでも負担になります。
問い合わせの受付から対応、完了までを短い動線で記録し、必要に応じて患者情報に結びつけられるようにします。
- 問い合わせ一覧（未対応／対応中／対応済み）
- 対応メモ（要点だけ、時系列で）
- 患者への紐づけ（既存患者／新規問い合わせ）
- よくある問い合わせのテンプレ返信
画面イメージ：問い合わせボックス（受付・対応・履歴）
画面構成イメージはPCからご覧ください。
院内ToDo（備品・外注・点検）を抜けなく管理したい
少人数で対応している院では、院内ToDoが口頭中心になりがちです。
毎週・毎月の定期作業、発生時に対応するもの、外注依頼と完了確認を同じ画面で確認できるようにしておくと、抜けを減らせます。
- 備品（在庫しきい値、発注、納品確認）
- 外注（清掃・点検など）の依頼と完了チェック
- 院内の作業（掲示物更新、タオル手配、消耗品補充）
- 担当と期限（短いチェックで管理できる形）
画面イメージ：院内ToDo（備品・外注・点検）
画面構成イメージはPCからご覧ください。
Webシステムで院内情報を整理する考え方
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1. 患者ごとに「書類・メモ・履歴」をひとつの画面に集める
問診、同意、施術メモ、問い合わせ履歴を患者ごとにまとめておくと、確認先が増えません。
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2. 初回対応は「提出→確認→当日の注意」が分かるようにする
来院前に済ませるものと、当日に確認するものを分けておくと、受付時の説明のばらつきを抑えられます。
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3. 施術メモはテンプレと短いToDoを組み合わせ、引き継ぎに使える形にする
細かく書かせるより、次回どこを確認するかが分かる形にしておく方が、日々の運用にはなじみます。
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4. 回数券・物販・支払いメモは患者画面でまとめて確認できるようにする
確認の往復が減るだけでも、受付や案内の流れは落ち着きます。
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5. 院内ToDoは「定期」「都度」「外注」に分けて管理する
すべてを細かく管理するより、まずは抜けが出ているところから仕組みに入れる進め方が現実的です。
小さく始めるなら、どこから始めるか
最初から全部を一度に入れようとするより、院内で毎回つまずいているところから手をつけた方が現場に定着します。
初期段階では、次の2〜3点に絞って始めるケースが多く見られます。
- 初回の問診・同意・注意事項の提出〜確認
- 施術メモと申し送り（写真を含む）
- 問い合わせ対応の履歴化（患者への紐づけ）
まずはここを無理なく運用できる状態にして、そのあとで回数券・物販・院内ToDoなどへ範囲を広げていく流れが現実的です。
ご相談いただくときのポイント
ご相談の際は、次のような情報があると、現状に合った進め方を整理しやすくなります。
- 初回対応の流れ（問診・同意・注意事項の説明・控えの扱い）
- 施術メモの運用（誰が書くか、写真の扱い、申し送りのタイミング）
- 問い合わせ対応（窓口、記録の残し方、患者への紐づけが必要かどうか）
- 回数券・物販・支払いの管理（現状の台帳、案内ルール）
- 院内ToDo（定期作業、備品、外注の手配と完了確認）
クリニック全体としての活用イメージは、 クリニック向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。
クリニック業務のWebシステム制作について相談したい方へ
問診や同意書がまだ紙中心、申し送りのやり方が人によって異なる、問い合わせ履歴が残しにくい。そうした日々の運用上の悩みをもとに、必要なところから順に見直していけます。
