パターン1： 問診の提出、内容確認、同意書への署名が同じ状態として扱われている
Web問診を送信した時点では、院内で内容を確認したとは限りません。同意書も、文書を表示した、説明した、署名を得た、という各段階を分けて記録する必要があります。
状態が一つしかないと、当日に確認が必要な回答や、改訂後の文書への再同意を受付で判断できません。
問診・同意書・施術記録・対応履歴を患者単位で管理する
Webシステムのカスタマイズ制作
予約と会計には既存サービスを使っていても、来院前の問診、同意書、施術記録、経過写真、回数券、問い合わせ履歴は、紙・共有フォルダ・LINE・担当者のメモなどに分かれていることがあります。受付や施術のたびに複数の保存先を確認する運用では、前回の説明内容や次回の確認事項を把握するまでに時間がかかります。
このページでは、初回の問診・同意確認、施術メモと写真、回数券・物販・支払い、問い合わせ対応、備品・外注・点検の5つを取り上げ、患者別画面と院内管理画面のイメージをご紹介します。問診の提出と院内確認、文書への署名と説明・同意、回数券の利用登録と残数確定など、画面上で区別したい状態も各シーンで説明します。
電子カルテ、予約、POSレジ、会計などを使用している場合は、すべてを新しい画面へ移すとは限りません。どのシステムを正式な記録とするか、どの情報だけを表示・連携するかを決めたうえで、必要な機能を追加する考え方です。問診内容や施術写真を扱うため、職種ごとの閲覧範囲、変更履歴、保存期間も導入時の確認事項になります。
こんな院内業務の方に向いています
- 来院前に問診票や同意書を送っているが、未記入・提出済み・院内確認済みを一覧で把握できない。
- 施術記録と写真の保存先が異なり、前回の処置内容や次回確認する項目を探すのに時間がかかる。
- 署名済みの同意書は残っていても、提示した文書の版、説明日時、説明担当者が記録されていない。
- 回数券の購入・利用・取消、物販の購入、未精算の情報が複数の台帳に分かれている。
- 電話・メール・LINEなどで受けた問い合わせを、担当者、返信待ち、対応完了まで追跡できていない。
- 受付、施術者、管理者で閲覧してよい情報が異なるが、患者情報への権限が一律になっている。
- 備品発注や外注点検の管理も必要だが、患者情報と同じ記録領域に含めるべきか判断できていない。
このページで扱うシーン
ここで挙げるシーンは、下の「ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集」の各画面に対応しています。
院内で起きがちな運用上の課題
パターン2： 施術記録と写真は残っていても、実施内容と次回予定の区別が分からない
施術メモ、経過写真、次回の候補を同じ欄へ書くと、実施済みの内容と今後の予定を読み分けなければなりません。
誰がいつ記録・修正したかも残らなければ、担当変更時にどの情報を基準にするか確認が必要になります。
パターン3： 回数券の利用記録、確定残数、売上・入金情報が一致していない
回数券を使ったという受付メモと、POSレジや会計側の売上確定が別々に行われると、取消や返金の後に残数が合わなくなることがあります。
患者別画面へ表示する場合も、どのシステムの購入・利用・入金情報を正式な記録とするかを決めておく必要があります。
パターン4： 問い合わせの受信と、担当者による対応完了が区別されていない
電話・メール・LINEなど窓口が複数あると、連絡を受けたことは分かっても、誰が対応するのか、患者からの返信を待っているのか、完了したのかが共有されない場合があります。
既存患者への紐付けを氏名だけで行うと別人の記録へ登録するおそれがあるため、本人確認の方法も必要です。
ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集
来院前の問診提出と同意確認の状況を把握したい
初回来院前に、問診フォーム、施術前の注意事項、同意書を案内します。ただし、患者が送信や署名をしただけで、院内確認や必要な説明まで完了したとは扱いません。
管理画面では、記入途中、提出済み、要確認、確認済みを分け、回答内容に応じて当日に確認する項目を受付と施術者が把握できるようにします。同意書は、提示した文書の版、説明日時・担当者、署名日時を記録し、内容を改訂した場合の再確認にも対応します。
- 問診フォーム（記入途中・提出済み・要確認・確認済み）
- 同意書（文書の版・説明日時・説明担当者・署名日時）
- 注意事項（患者への提示・該当項目・当日の再確認）
- 受付・施術者への確認事項（担当・対応状況・確認記録）
画面イメージ：初回受け入れボード（問診・同意・注意事項）
画面構成イメージはPCからご覧ください。
施術記録・写真・次回確認事項を院内で共有したい
患者別の画面に、施術日、担当者、実施内容、施術前後の所見、写真、次回確認事項を時系列で表示します。予定していた内容と実際に行った施術を別項目にし、修正した場合は変更者と日時も残します。
医療機関の診療録、整骨院の施術録など、法令や院内規程に基づく記録が別にある場合は、この画面を正式な記録にするのか、既存システムを参照する補助画面にするのかを先に決めます。写真についても、撮影目的、撮影日、対象部位、院内で閲覧できる職種を設定します。
- 施術記録（予定・実施内容・所見・担当者・記録日時）
- 写真・添付資料（撮影目的・撮影日・対象部位・閲覧範囲）
- 次回確認事項（内容・担当・確認予定日・完了状況）
- 申し送り（受付向け・施術者向け・管理者向けの公開範囲）
画面イメージ：患者別の施術記録（メモ・写真・申し送り）
画面構成イメージはPCからご覧ください。
回数券・物販・支払い状況を患者別に確認したい
回数券の購入、利用、取消、返金と、物販の購入、支払い状況を患者別に表示します。利用を仮登録した段階と会計処理後の確定を分け、取消時には残数を自動で戻すなど、数字が変わる条件を明確にします。
POSレジや会計システムを利用している場合は、患者画面へ要約だけを表示する方法もあります。手書きの支払いメモで正式な売上・入金記録を上書きせず、会計側との不一致があるときは確認対象として表示します。
- 回数券（購入・利用仮登録・利用確定・取消・返金・残数）
- 物販（提案・購入・返品を分けた履歴）
- 支払い状況（請求額・入金額・未精算・会計側の更新日時）
- 案内履歴（説明内容・担当者・日時・患者からの回答）
画面イメージ：チケット・物販・支払い（患者別の台帳）
画面構成イメージはPCからご覧ください。
問い合わせの受付から完了までを記録したい
電話、メール、LINEなどで受けた問い合わせを一件ずつ登録し、受付、担当決定、院内確認、患者への返信、返信待ち、完了までを記録します。受信しただけでは対応済みにせず、次に対応する担当者と期限を表示します。
既存患者へ結び付けるときは、氏名だけでなく登録済みの連絡先などで本人を確認します。連絡本文に症状や施術内容が含まれる場合は、通知画面へどこまで表示するか、LINEやメールの内容をシステムへ保存するかも院内ルールに合わせて決めます。
- 対応状況（受付・担当決定・院内確認・返信待ち・完了）
- 対応履歴（連絡手段・担当者・日時・回答内容・次回期限）
- 患者への紐付け（本人確認済み・候補あり・新規問い合わせ）
- 返信文案（一般案内と個別判断が必要な回答を区別）
画面イメージ：問い合わせボックス（受付・対応・履歴）
画面構成イメージはPCからご覧ください。
備品・外注・点検などの院内業務を管理したい
備品の補充、外注先への依頼、設備点検、掲示物の更新など、患者ごとの記録に含まれない院内業務を一覧で管理します。発注依頼、発注済み、納品確認、外注作業の完了報告、院内での完了確認を別の状態として記録します。
患者情報と院内業務を同じダッシュボードから開ける構成でも、データの保存先と閲覧権限は分けます。外注先のアカウントを設ける場合は、依頼された作業以外の院内情報や患者情報を表示しない設計が必要です。
- 備品（在庫数・発注依頼・発注済み・納品確認）
- 外注（依頼内容・訪問予定・作業報告・院内確認）
- 定期業務（実施周期・期限・完了記録）
- 担当と権限（院内担当者・承認者・外注先の閲覧範囲）
画面イメージ：院内ToDo（備品・外注・点検）
画面構成イメージはPCからご覧ください。
Webシステムで院内情報を管理する際の考え方
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1. 患者別画面に情報の所在と現在の状態を表示する
問診、同意書、施術記録、写真、問い合わせ履歴を患者別に確認できるようにします。既存の電子カルテや予約システムに原本がある情報は、複製して別々に更新するのではなく、参照元と最終更新日時が分かるようにします。
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2. 送信・署名・院内確認・説明を別の状態として記録する
問診の送信は内容確認ではなく、署名の取得だけで説明の記録が完成するわけでもありません。誰が次に確認するか、当日に追加説明が必要か、文書改訂後の再確認が必要かを状態として表示します。
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3. 施術記録は予定・実施・修正を分け、閲覧権限を設定する
実施した施術と次回の候補を同じ記述欄に混在させず、記録者と日時、修正履歴を残します。受付、施術者、管理者などの役割に応じて、症状・写真・支払い情報の閲覧範囲も決めます。
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4. 回数券と支払いは、正式な数字を管理するシステムを決める
購入、利用、取消、返金によって残数や売上が変わります。POSレジ、会計、患者別画面のうち、どこで取引を確定するかを決め、ほかの画面はその情報を参照する構成にします。
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5. 患者情報と院内業務は、保存先と権限を分ける
備品、外注、点検は患者別の施術記録とは性質が異なります。同じダッシュボードへ入口を設ける場合でも、外注先を含む利用者ごとに必要な情報だけを表示します。
小さく始めるなら、どこから始めるか
最初に、現在使用している予約、電子カルテ、POSレジ、会計、LINEなどを確認し、どの情報を新しい画面で管理するかを決めます。重複入力が発生する範囲や、既存システムから連携できない情報が分からないまま機能を増やすと、職員が確認する画面も増えてしまいます。
最初の開発範囲としては、次のような組み合わせが考えられます。
- 問診の記入・提出・院内確認と、当日の確認事項の表示
- 同意書の版、説明、署名、再確認の記録
- 施術記録・写真・次回確認事項の患者別表示
問い合わせ履歴、回数券・物販、院内業務は、それぞれ連絡手段や会計処理、外注先の権限に関する確認が必要です。初期範囲の運用を確認した後、必要な領域を追加する方法も選べます。
ご相談いただくときのポイント
ご相談の際は、現在の記録方法と、新しい画面で扱いたい範囲が分かる資料をご用意いただくと、必要な機能を検討できます。
- 施設の種別と現在使用しているシステム（予約・電子カルテ・POSレジ・会計など）、正式な記録とする保存先
- 問診・同意の流れ（文書の種類、説明者、署名方法、改訂時の再確認）
- 施術記録と写真（記録者、修正方法、保存期間、受付・施術者・管理者の閲覧範囲）
- 回数券・物販・支払い（購入・利用・取消・返金を確定するシステム）
- 問い合わせと院内業務（受付窓口、本人確認、担当変更、外注先の権限、障害時の受付方法）
クリニック全体としての活用イメージは、 クリニック向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。
クリニック業務のWebシステム制作について相談したい方へ
紙の問診票とWeb問診が併存している、施術記録と写真の保存先が異なる、回数券の残数確認に複数の台帳が必要になるなど、現在の運用を伺ったうえで画面構成をご提案します。既存システムを残す部分、新たに管理する部分、連携が必要な部分を確認し、開発範囲を検討できます。
