複数民泊の営業日数・定期報告・自治体条例・ICT管理記録

架空の民泊運営会社「まち宿サポート」が、A区・B市・C市にある18施設を確認する例です。住宅宿泊事業、簡易宿所、特区民泊を同じ計算条件にせず、施設の営業形態と所在地を先に表示します。

年間180日の対象となる施設では、PMS等から取り込んだ宿泊実績を候補値として集計し、未確認の差分、次回の定期報告期限、自治体情報の確認日、機器の欠測を一覧へ表示します。画面上の警告は確認を促すもので、違反や適法性を自動判定するものではありません。

• 営業形態、所在地、届出・許可番号、管理委託先
• 宿泊日数の候補値、確認済み日数、残り日数の参考表示
• 定期報告、条例情報の再確認、ICT機器点検の期限

施設台帳には、住宅宿泊事業法による届出住宅、旅館業法による簡易宿所、特区民泊などの区分と、所在地、用途地域、管理委託、届出・許可情報を登録します。自治体の公式ページ、条例・規則、窓口へ確認した日、確認者、社内で決めた運用条件も分けて残します。

条例の適用可否はシステムで自動判定せず、担当者が所在地と根拠資料を確認して版を登録します。条例が改正された場合も、過去の条件を上書きせず、適用開始日と変更履歴を残します。

• 営業形態、区域、営業可能日、管理者、確認根拠
• 自治体公式ページ、文書、照会記録、確認日、確認者
• 適用前・確認中・確認済み・改定確認待ちの状態

予約日、チェックイン・チェックアウト、キャンセル、延泊、複数予約の重複などを確認し、PMSやサイトコントローラーから取り込んだデータと、実際に人を宿泊させた日数を照合します。宿泊者数、延べ宿泊者数、国籍別人数も、元データと調整内容を確認してから確定します。

画面の状態は「取込済み」「要確認」「確認済み」「出力済み」に分けます。「出力済み」は行政への提出完了を意味しません。正式な報告は、住宅宿泊事業者が民泊制度運営システム等で行い、受付結果を別途記録します。

• PMS取込値、除外・修正内容、確認後の報告候補値
• キャンセル、延泊、日またぎ、予約重複などの差分確認
• 確認者、確認日時、CSV出力、正式提出の記録

自治体条例や運用方針で確認が必要な場合に、騒音センサー、出入口カメラ、スマートロック等の最終受信時刻、欠測時間、点検、機器交換、保存期限を施設ごとに記録します。外部機器の管理画面を正式な生データの保存元とする場合は、参照先と確認結果だけを保持できます。

通知が来ていないことを正常とみなさず、一定時間データを受信していない機器を「受信停止の可能性」として表示します。設置や保存が条例に適合しているかは画面が保証せず、所在地の条件と個人情報の取扱いを確認して運用します。

• 機器名、設置場所、最終受信、欠測、点検・交換履歴
• 外部サービスの生データ参照先と保存期限
• 正常・要確認・受信停止の可能性・点検中の状態

施設情報、営業日数、定期報告の確認値、条例の根拠、機器の欠測・点検履歴を、社内確認用または自治体からの照会に備えた資料として出力します。宿泊者の氏名、旅券番号、映像などを含めるかは利用目的と閲覧者を確認し、不要な個人情報は出力対象から外します。

資料作成、社内承認、行政への正式提出、受付確認を段階ごとに記録します。システムから資料を作成しただけで「提出完了」と表示せず、提出者、提出日、受付番号または確認記録が登録された時点で正式提出済みとします。

• 社内確認用、オーナー共有用、行政照会用の出力範囲
• 個人情報の除外、閲覧権限、保存・削除予定
• 資料作成・社内承認・正式提出・受付確認の区別