保守点検の受付・報告書・修繕履歴を一元管理する（巡回点検・点検チェックリスト）

このような管理にお困りではありませんか

• 依頼や変更の連絡が電話、メール、チャットに分かれ、決定内容や連絡日時を後から確認できないことがある（共通）
• 資格証、保険証書、入構書類、作業許可などの提出状況が案件ごとに異なり、作業直前まで確認が終わらない（建設向け／製造・物流向け）
• 点検・修繕の写真は保管しているものの、報告書の作成、署名、顧客やオーナーへの提出は毎回個別に行っている（不動産向け／製造・物流向け）
• 法定点検の提出状況や修正依頼への対応を、物件ごとに把握するのが難しい（不動産向け）
• テナント対応、鍵の受け渡し、入退去の立会いが重なると、担当者間の連絡が間に合わない（不動産向け）
• 複数の設備や倉庫で保守作業が重なった際に、前回の指摘、交換部品、修理内容をすぐに確認できない（製造・物流向け）
• 是正後の写真は届いていても、期限内に対応したか、誰が再確認したかまで記録されていない（建設向け／製造・物流向け）
• 図面、保証書、点検計画、修繕記録の保管先が別々で、引渡し時に必要な資料を集め直している（建設向け／不動産向け）

ご紹介する5つの利用場面

以下の項目は、後半の「ダッシュボード（管理画面）の構成例」と対応しています。

• 当日の予定・注意事項・未完了対応を一画面で確認したい（共通）
• 安全書類の提出状況と承認可否を案件ごとに把握したい（建設向け）
• 協力会社自身が入場予定と必要書類を登録できるようにしたい（建設向け）
• 指摘後の是正状況と再確認まで追跡したい（建設向け／製造・物流向け）
• 検査記録・竣工図書・設備台帳を保全担当へ引き継ぎたい（共通）

現場でよくある管理上の問題

ダッシュボード（管理画面）の構成例

Webシステムで改善できること

1. 1. 受付から完了報告までを、案件単位で記録する

   現場、物件、設備などを管理単位として、依頼内容、作業指示、点検結果、写真、報告書、是正履歴をひとつの案件画面に記録します。協力会社や外注先が関わる場合も、その案件に必要な書類と連絡履歴を同じ画面から確認できます。
   受付時から情報を記録しておけば、報告書を作成する際に写真や作業内容を集め直す必要がありません。担当者が変わっても、依頼から現在までの経緯を確認できます。

2. 2. 提出した日だけでなく、確認・修正・承認まで記録する

   提出日、確認結果、修正を依頼した項目、再提出日、承認日、ファイルの版を残します。再提出された書類は、修正を依頼した項目に沿って確認できます。
   安全書類、法定点検報告書、入構書類、作業許可申請など、書類の種類が異なっても、期限と確認状況は共通の項目として管理できます。

3. 3. 作業予定と当日の実績を同じ案件に記録する

   作業日時、担当者、対象設備、作業場所、入館方法などの予定と、当日の開始・終了時刻、作業内容、使用部品、写真を同じ案件に記録します。予定変更があった場合も、変更前の内容と決定した日時を残せます。
   テナントへの連絡、鍵の受け渡し、立入条件、構内ルールも案件画面に表示しておけば、現地に着いてから管理会社や担当部署へ確認する場面を抑えられます。

4. 4. 指摘・是正・再確認の状況を区別して管理する

   指摘内容、対象箇所、担当者、対応期限、是正後の写真、再確認結果を記録し、「未対応」「対応中」「再確認待ち」「完了」などの状態を表示します。
   是正後の写真が届いた日と、完了を確認した担当者を分けて残すことで、監査や顧客報告の際にも対応の経過を説明できます。

5. 5. 図面・保証書・点検計画を設備台帳から確認できるようにする

   完了報告書、保証書、図面、取扱説明書、点検計画、修繕履歴を、対象となる建物や設備の台帳に登録します。資料には版、提出先、登録日も記録できます。
   保守担当者や管理会社は、設備情報を見ながら過去の点検・修繕内容を確認できます。オーナーや社内向けの報告資料を作成する場合にも、登録済みの記録を利用できます。

初期導入で優先したい範囲

点検・保全業務は、物件や設備、契約内容によって手順が異なります。最初からすべての帳票や関連業務を対象にするのではなく、確認作業が特に多い2〜3項目から導入する方法があります。
例えば、次のような範囲です。

• 提出書類の確認・修正・期限管理（安全書類／法定点検報告書／入構書類／作業許可申請など）
• 是正管理（担当者、対応期限、是正後の写真、再確認予定を記録する）
• 作業予定と当日実績の確認（人員、訪問時刻、点検対象、完了状況を表示する）

賃貸管理ではオーナーへの提出日と管理会社の確認結果、製造・物流では構内ルールと作業許可の承認者まで含めると、電話やメールで確認する回数を抑えられます。
運用方法が定まった後に、設備台帳、図面・取扱説明書、点検計画などを追加していくこともできます。

ご相談時に確認したい内容

次の内容が分かると、必要な画面と機能を具体的に検討できます。すべて決まっていない段階でも問題ありません。

• 管理の単位（現場／物件／設備／エリアなど）と、作業予定を決める方法
• 提出書類の種類、提出者、確認者、締切、修正を依頼する際の流れ
• 外注先・協力会社の登録単位と、必要な資格・保険、入構・立会いのルール
• 指摘後の担当者、対応期限、再確認者、完了の判断基準、写真・署名の要否
• 賃貸管理の場合：オーナー向け報告書の形式、法定点検の提出先・頻度、テナント対応、鍵の受け渡し方法
• 製造・物流の場合：構内ルール、作業許可の申請・承認手順、設備停止や安全対応の条件

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