品質クレーム・不具合対応を一元管理し、再発防止につなげるWebシステム（CAPA・8D・是正処置）

メール、電話、営業からの連絡、海外代理店のポータルなど、受付方法をすべて一つに変更できない場合でも、受け付けた後の登録項目は共通化できます。
画面例では、受付経路の異なる案件をクレーム番号単位で登録し、同じ一覧に表示しています。

• 製品情報（品番・カテゴリ・ロットなど）
• 発生場所（顧客／拠点／ライン）・発生日
• 症状（何が起きたか）と一次情報（写真の有無など）
• 影響度（致命／重大／軽微など）
• 受付チャネル（メール／電話／現場報告など）

受付時にクレーム番号（チケットID）を自動採番し、影響度、ステータス、担当部門を登録します。期間、拠点、製品カテゴリなどで絞り込めるため、担当案件の確認にも、同一製品の検索にも利用できます。
一次受付の段階では必要な情報に限定し、原因調査や対策の項目は詳細画面で追加する構成にすれば、受付担当者に過度な入力を求めずに運用できます。

画面例では、一件のクレームについて、発生事象、原因分析、暫定対策、恒久対策、再発防止・横展開を5つの段階に分けて表示しています。
現在のステータスと次回報告予定日に加え、各段階の記録、時系列の進捗履歴、類似案件、関連資料まで同じ案件画面から確認できる構成です。

• 原因分析（人／設備／材料／方法／環境などの観点）
• 暫定対策（実施日・効果確認・顧客への一次回答）
• 恒久対策（導入計画・完了日・確認データ）
• 横展開（対象製品・対象拠点・実施状況）
• 承認履歴（いつ／誰が／何を承認したか）

なぜなぜ分析や8Dレポートを使用している場合は、その項目を画面に反映できます。報告書のすべてを入力欄に置き換えるのではなく、検索や進捗確認に使う項目だけを登録し、詳細資料は添付する方法も選べます。
最終的な結論に加えて、どの仮説を検証し、どの対策を採用したのかを残せるため、類似案件を調べる際にも当時の経過をたどれます。

社内の調査画面とは別に、顧客や担当営業へ公開する項目だけで構成した画面例です。原因の仮説や社内コメントは表示せず、承認済みの要約、現在の状況、次回連絡予定日を掲載しています。
営業担当者は品質保証部門へ確認する前に公開済みの内容を参照でき、顧客へ案内した内容も案件ごとに確認できます。

• クレーム番号・顧客名・対象製品・発生日
• ステータス（受付／調査中／対策実施済／クローズ）
• 顧客向けコメント（技術詳細は伏せた要約）
• 次回の連絡予定日・窓口

ログインした顧客には自社案件だけを表示し、社内の営業担当者には担当顧客の案件を表示するなど、利用者の役割に応じて閲覧範囲を設定します。
顧客ポータルとして公開する場合は、表示項目だけでなく、公開前の承認手順、更新担当者、過去案件を掲載する期間もあらかじめ決めておく必要があります。

同じ登録データから、現在対応中の案件を確認する画面と、月次・年次の傾向を見る画面を作成した例です。
一つ目の画面では受付件数、調査中の件数、当月クローズ率と個別案件の履歴を表示し、二つ目では年間件数、重大案件の割合、再発率、暫定対策までの日数を集計しています。

• 本日の受付件数・調査中の件数・当月クローズ率
• 月別のクレーム件数と、致命・重大クレームの推移
• 原因区分の割合、製品シリーズ別の件数、再発件数
• 受付から暫定対策完了までに要した日数の分布

集計値から該当する案件へ移動できるようにすると、件数の増減だけでなく、対象製品や原因、対応の経過まで確認できます。会議資料への出力が必要な場合は、表示中のグラフや一覧をPDF・CSVとして出力する機能も追加できます。

海外工場や製造委託先に、本社で登録した案件のうち、その拠点で調査や対策が必要なものだけを表示するポータル画面です。
画面例では、本社からの依頼内容と工場側の対応事項を同じ行に表示し、現地で入力する調査結果、対策、添付資料も案件に関連付けています。

• 拠点に関連する案件だけを表示する一覧
• 顧客名や市場情報など、必要に応じたマスキング
• 現地側の調査結果・対策案・写真添付の入力
• 本社側コメント・承認状況・次アクション

顧客名や市場情報を非表示にする、拠点ごとに対象案件を限定する、本社の承認後に回答を確定する、といった権限設定も検討できます。写真や検査データはSharePoint / Teams / Boxなどに保存し、Web側では案件との関連付けと進捗だけを管理する構成にも対応できます。

現場写真、検査成績書、測定データ、顧客支給資料を案件に関連付け、参照すべき版と公開範囲を確認できる画面です。
画面例では、最新版・差し替え・旧版を区別し、登録日、版番号、差し替え理由、測定条件なども一覧に表示しています。

• 現場写真（撮影日・撮影者・対象ロット・撮影場所）
• 測定データ・検査成績書（測定条件・判定基準・結論の要点）
• 顧客支給資料（図面・仕様・再現手順など）
• 差し替え履歴（旧→新、差し替え理由、参照すべき版の指定）
• 共有範囲（社内／拠点／顧客／委託先）

ファイルの保存先は、既存の共有フォルダや文書管理サービスでも構いません。Webシステムには参照先、版、差し替え理由、共有範囲を登録し、案件画面から該当ファイルを開けるようにします。現在の保存方法を変えずに、案件との関連だけを追加することも可能です。

是正処置に含まれる恒久対策、他製品への展開、作業者教育、工程変更、効果確認を、個別のタスクとして管理する画面です。
画面例では、タスクごとに期限、担当、承認者、進行中・承認待ち・未着手・完了などの状況を表示しています。

• タスク（内容／担当／期限／対象拠点／対象製品）
• 承認（品質保証→製造→生産技術など、必要な段階のみ）
• 完了条件（変更反映、教育完了、検証データ添付など）
• 期限超過の表示（一覧の強調、通知）
• 効果確認（一定期間後の再発有無、確認者、結果）

手順書の改訂版、教育参加者一覧、検証データなどを完了の根拠として添付し、その後の再発件数や不良率を効果確認として記録できます。CAPAのクローズ条件は会社ごとに異なるため、現在の承認手順と確認期間に合わせて、ステータスや必須項目を設定します。

受付から調査、暫定対策、恒久対策、CAPA、効果確認までの記録を、監査用の資料として出力する画面です。
画面例では、出力する項目、顧客名などのマスキング、出力形式を選び、タイムライン、承認履歴、添付資料一覧を一つのPDFにまとめる流れを想定しています。

• 受付〜調査〜対策〜効果確認までのタイムライン
• 承認履歴（承認者・承認日・差し戻し理由）
• 添付資料（検査成績書、変更記録、教育記録）への紐付け
• 監査で聞かれやすい要点（判断根拠、適用規格、横展開）
• 監査用エクスポート（必要範囲だけのマスキング）

監査先や対象案件によって必要な範囲は変わるため、社内情報をすべて出力するのではなく、項目単位で選択できるようにします。日々登録した履歴から資料を作成することで、出力内容とシステム上の記録を対応させることができます。