経営企画・広報・マーケティング部門の依頼受付を整理する窓口ポータル

こんな部門の方に向いています

• 営業企画／推進：展示会やWebサイトからの問い合わせを受けた後、担当部門への引き継ぎ状況を一覧で確認したい。
• 広報：取材、撮影、工場見学について、依頼内容、社内確認、提供素材を案件ごとに記録したい。
• 総務：証明書や規格関連の依頼を受ける際に、製品型番、用途、出荷先などの必要事項を依頼者に入力してもらいたい。
• 経営企画：価格改定、仕様変更、供給状況などについて、公開した内容、案内先、確認状況を記録したい。
• マーケティング：会社案内や製品資料の現行版を明示し、送付した資料も確認できるようにしたい。
• 既存のCRMや社内ワークフローは維持したまま、社外窓口の受付と案内に必要な機能を追加したい。

このページで扱うシーン

次の5つは、このページに掲載している管理画面イメージに対応した業務例です。

• 価格改定・仕様変更・供給状況を案内先別に公開し、確認状況を記録する（変更通知＋既読）
• 展示会・Webサイトからの問い合わせを受け付け、担当者へ引き継ぐ（一次受付＋振分）
• 取材・撮影・工場見学の依頼と、社内確認・素材提供を管理する（取材受付＋素材）
• 該非判定・規格証明などの依頼を、書類ごとの必要事項に沿って受け付ける（証明書依頼）
• 営業・広報・推進部門が日常的に配布する資料の現行版を管理する（定番資料ライブラリ）

クリックで流れを確認できるミニデモ（疑似遷移）

シーンのタブとステップ（1〜4）を選ぶと、各業務の受付から履歴確認までを画面上で確認できます。画面下には、担当部門と作業内容の例も掲載しています。

※ 画面と操作は検討用の例です。実際に制作する項目や流れは、現在の役割分担や確認手順に応じて決めます。

窓口対応で確認しておきたい課題

ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集

以下は、窓口業務の一部をWebで扱う場合の検討用画面です。実際の入力項目、権限、通知方法、承認手順は、現在の運用を確認したうえで設計します。
CRMや社内ワークフローをそのまま置き換える想定ではなく、社外向けの案内、一次受付、担当者への引き継ぎ、配布資料の管理などを対象にしています。

Webシステムで見直せる主な部分

1. 1. 社外向けの案内と関連資料を掲載する場所を決める

   価格改定や仕様変更の内容をWeb上に掲載し、案内先にはURLを通知します。案内ごとに公開日、適用日、対象者、関連資料を登録し、必要な場合は確認状況も記録します。

2. 2. 一次受付で記録する範囲と、引き継ぎ後の管理先を分ける

   窓口では、受付経路、問い合わせ内容、担当者、一次返信期限、引き継ぎ状況を扱います。商談や技術相談の詳細まで同じ画面で管理するか、既存のCRMなどへ引き継ぐかは、現在の運用を確認して決めます。

3. 3. 取材・工場見学の依頼項目と社内確認の順序を決める

   媒体名、取材目的、希望日時、参加人数、撮影内容などをフォームで受け付けます。その後に工場、安全管理、機密管理などの確認が必要な場合は、確認先と判断結果を案件の経過として記録します。

4. 4. 証明書の種類ごとに、依頼時の必須項目を設定する

   対象製品、ロット、用途、出荷先、希望期限、指定書式など、発行判断に必要な項目を定めます。不足がある場合は追加確認中として扱い、依頼者への確認内容と回答を残します。

5. 5. 社外へ繰り返し送付する資料と、その管理責任者を決める

   会社案内、製品カタログ、事例集、ロゴなど、窓口部門が日常的に使用する資料から登録します。資料ごとに更新担当、版番号、更新日、利用条件を持たせるかどうかも確認します。

6. 6. 社外へ公開・提出した内容を、案件や案内に関連付けて記録する

   変更通知、証明書、配布資料について、公開日・提出日とファイルを残します。改訂番号、適用開始日、旧版の保存が必要かどうかは、文書の種類と社内規程に応じて決めます。

7. 7. 既存システムと重複する機能を確認し、窓口で必要な部分を選ぶ

   顧客情報、商談、承認、文書管理などを既存システムで扱っている場合は、その役割を維持する方法があります。窓口ポータルでは、社外への案内、依頼受付、担当割当、確認状況などに対象を限定する構成も可能です。

一部の業務から始める場合の例

5つの機能を同時に導入する必要はありません。現在の窓口業務を確認し、受付件数が多いもの、追加確認が多いもの、案内履歴を残す必要があるものなどから対象を選びます。
例えば、次のいずれかを初期の対象にする方法があります。

• 変更通知（周知ページ＋既読＋履歴）
• 問い合わせ一次受付（受付→割当→引き渡し完了）
• 証明書依頼（テンプレ＋確認文＋台帳）

初期の機能を運用した後、必要に応じて取材対応や定番資料ライブラリを追加できます。複数の機能を連携させる場合も、担当部門、閲覧権限、既存システムとの役割分担を確認して対象を決めます。

ご相談いただくときのポイント

ご相談の際は、現在の受付方法と、まず確認できるようにしたい情報をお聞かせください。例えば、次のような内容です。

• 価格改定・終売・供給状況など、Webで案内したい内容と、直販顧客・代理店・海外拠点などの案内先
• 展示会、Webフォーム、代理店などの受付経路と、内容に応じた引き継ぎ先・一次返信期限
• 取材・工場見学で確認している項目と、撮影、機密情報、立会い、記事確認についての社内方針
• 該非判定、RoHS・REACH、紛争鉱物、原産地などの取扱書類と、書類ごとに必要な製品情報・指定書式
• 定番資料（会社案内・総合カタログ・事例集・ロゴなど）のうち、初期の対象にしたい範囲

すべて決まっている必要はありません。現在使用しているメール、依頼書、Excel台帳、共有フォルダなどを確認し、Webで扱う部分と既存の運用を残す部分を検討します。製造業のほかの部門における活用例は、 製造業向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。