時計・宝飾品修理の受付・預かり・進捗を管理するWebシステム

このような時計・宝飾品店に向いています

• 高級時計のオーバーホール、修理、研磨などを受け付ける販売店・修理店
• 指輪、ネックレス、ブレスレットなどのサイズ直し、石留め、磨き、修理を受け付ける宝飾品店
• 店舗で受け付けた品物を、別の作業場所や契約済み外注先へ移動する会社
• 受付担当者、技術者、見積確認者、返却担当者が異なる会社
• 紙の預かり票、写真、部品情報、見積回答を別々に管理している会社
• 部品待ちや検査中の案件について、顧客からの電話確認が多い会社
• 同じ顧客・同じ品物の過去修理を、次回受付時に参照したい会社
• 複数店舗の修理案件と次回連絡日を本部または作業場所から確認したい会社

修理受付が月に数件で、受付から返却まで一人の担当者が対応している場合は、紙の伝票や既存POSの備考欄で運用できることがあります。高額な預かり品を複数人・複数拠点で扱い、見積変更や顧客向け案内まで記録する場合に個別開発を検討します。

ご紹介する5つの利用場面

以下の項目は、後半の「画面構成イメージ」と対応しています。

• 預かり品の個体・外観・付属品を受付時に確認したい
• 診断結果と見積の版、顧客の回答を管理したい
• 部品待ち・修理中・検査中の案件と次の対応を確認したい
• 顧客へ確認済みの進捗と写真だけを案内したい
• 最終確認、付属品、受取人を確認して返却したい

時計・宝飾品修理の受付で確認が増える主な場面

画面構成イメージ

画面例の顧客、品物、修理番号、部品、日付、金額は説明用のサンプルです。画面には、外観・付属品、見積の版、工程別の経過日数、公開状態、受け渡し履歴を表示します。

• 品物写真と状態位置の対応預かり時の写真上に確認箇所を示し、傷、変形、付属品を文字だけで判断しない画面にします。
• 工程と経過日数の一覧修理件数の割合ではなく、どの案件が部品回答待ちや確認待ちになっているかを修理番号から確認します。

修理品・見積・工程・所在・顧客案内の確認状況

修理作業、最終確認、付属品照合、店舗への返送、顧客への受け渡しについて、それぞれの日時と担当者を記録します。

1. 受付担当者が品物と付属品を登録する

   品物の種類に応じたテンプレートで、識別情報、顧客の申告、店舗確認、外観写真、付属品を記録します。

2. 技術者が診断と見積の根拠を登録する

   診断内容、作業候補、部品、納期の目安を登録し、顧客へ提示する説明を作成します。

3. 顧客の回答後に作業対象を確定する

   承認された見積の版と作業範囲を保存し、追加作業が必要な場合は変更見積を提示します。

4. 工程・部品・所在を更新する

   担当者と場所を記録し、顧客向けには確認済みの状態と説明だけを公開します。

5. 責任者が最終確認後に返却を許可する

   実施内容、検査、付属品、受取人を確認し、返却日時と担当者を記録します。

高額な預かり品を扱うため、記録と顧客公開を分けます

• 顧客の申告、店舗が確認した状態、技術者の診断を別の項目として保存します。
• 品物の移動は、移動元、移動先、引渡者、受領者、日時を一つの履歴として登録します。
• 社内メモと顧客向け説明を別にし、担当者が確認した内容だけを公開します。
• 顧客専用ページはURLだけで閲覧させず、受付番号と確認コード、または顧客アカウントを使用します。
• シリアル番号、住所、連絡先、外観写真などの閲覧権限、保存期間、ダウンロード履歴を設定します。
• システムは真贋、素材、宝石の種類、資産価値、修理可否を自動的に保証しません。

初期導入で優先したい範囲

最初は、一店舗または一つの作業場所と、受付件数の多い時計修理・宝飾品修理を対象にできます。

• 顧客、品物、修理案件を分けた台帳
• 時計用・宝飾品用の受付テンプレート
• 預かり時の外観写真、付属品、顧客申告、店舗確認
• 診断、見積版、顧客回答、変更見積
• 工程、部品、担当者、保管場所、次回連絡日
• 確認済み情報だけを表示する顧客専用ページ
• 最終確認、受取人、返却日時、修理履歴

POS、販売管理、会計、オンライン決済、配送会社、メーカー部品在庫、SMS、外部ストレージとの自動連携は、各サービスのAPI・CSV・契約条件を確認して追加範囲を決めます。AIによる故障診断、真贋判定、宝石・貴金属の査定は本システムでは行いません。

ご相談時に確認したい内容

次の資料や情報が分かると、既存システムに残す部分と、専用システムで管理する部分を具体的に検討できます。

• 店舗数、作業場所、月間受付件数、同時に預かる品数
• 時計・宝飾品の受付伝票、預かり票、見積書、修理報告書
• 品物の種類別に確認している識別情報、外観、付属品
• 診断として認めてもらう開封・分解範囲と、修理開始の条件
• 見積の提示、承認、一部承認、変更見積、非承認時の流れ
• 自社作業、別拠点、契約済み外注先への移動方法
• 部品照会、発注、入荷、入手不可の場合の案内方法
• 社内で使用する工程名と、顧客へ案内する状態名
• 最終確認、旧部品、付属品、本人確認、受け渡しの手順
• 利用中のPOS、販売管理、顧客管理、会計、配送サービス

業種を問わない案件進捗管理は顧客・案件進捗管理システム、顧客向けの閲覧機能は顧客・会員向けマイページシステムでもご覧いただけます。