卸売・商社向け 取引先専用BtoB受発注Webシステム活用アイデア
取引先ごとに商品、価格、掛率、納入条件などが異なる受発注業務を想定した、会員制Webサイトの制作例です。ログイン後の商品検索、価格確認、見積依頼、発注、出荷状況の照会などから、現在の取引に必要な機能を選んで設計します。
販売管理や在庫管理を担う既存システムはそのまま使用し、取引先からの問い合わせや注文を受け付ける画面だけをWebで制作する方法もあります。電話・FAX・メールをすべて廃止する前提ではなく、定番商品の注文や在庫・納期の照会など、対象を限定して始めることも可能です。
対象：専門商社／卸売企業／メーカー系販社／代理店網を持つ製造業・輸入商社 など
このページでは、商品点数が多く、取引先によって販売価格や取扱商品、納入条件が変わるケースを取り上げています。
取引先は、自社に公開された商品と価格を確認し、見積依頼や注文、出荷状況の照会を行います。社内では、営業、受注、物流などの担当者が、受け付けた内容と対応状況を確認できる画面を設けます。
Webに登録する情報と既存システムから受け取る情報、更新の担当者、受注後の処理方法を確認し、Webで扱う範囲を決めていきます。
このようなご相談をいただくことがあります
卸売企業、商社、メーカー系販社からご相談をいただく際には、次のような運用を確認することがあります。
- 電話・FAX・メールで受けた注文を、担当者が販売管理システムへ入力している。
- 在庫、納期、代替品に関する問い合わせのたびに、複数の資料や担当部署へ確認している。
- 掛率や個別単価の決め方が取引先ごとに異なり、価格回答前の社内確認が多い。
- 見積依頼、注文、出荷の記録が、販売管理システムのほかにExcelやメールにも残っている。
- カタログ、価格表、販促資料をメールで配布しており、改訂後の資料を取引先へ案内し直している。
- 一般消費者向けECではなく、既存取引先だけが利用する注文サイトを検討している。
受発注サイトを検討する際の確認点
1. 注文情報をどの段階でWebに集約するか
電話、FAX、メール、営業担当者への依頼を残す場合は、すべてを同じ受付画面へ登録するのか、Webからの注文だけを別に管理するのかを決める必要があります。販売管理システムへ渡す項目や入力の担当者も含め、受付から受注確定までの流れを確認します。
2. 取引先別の商品・価格をどの情報から表示するか
得意先区分、系列、地域、契約内容などによって取扱商品や掛率が変わる場合は、表示条件の基になるデータを明確にします。共通価格に掛率を適用するのか、個別単価を登録するのかによって、画面の構成と価格更新の方法が変わります。
3. 見積・受注・出荷のどこまでを取引先に表示するか
Webの見積依頼と、その後の受注・出荷処理が別のシステムで行われる場合、どのステータスを取引先へ返すかを決めます。社内で使用する状態区分をそのまま表示するのか、取引先向けの表記に置き換えるのかも、設計時に確認する項目です。
取引先専用受発注サイトの構成例
取引先向けの画面と、社内で受付内容を確認する画面を制作し、販売管理や在庫管理とは必要なデータだけを受け渡します。初期段階で採用する機能は、現在の注文方法と既存システムの仕様に応じて選択できます。
主な機能の例
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取引先ごとにアカウントを発行し、契約内容に応じた商品や価格をログイン後に表示します。
商品の公開範囲、掛率、特価情報などを得意先区分から設定する方法と、特定の取引先に個別の条件を登録する方法があります。
まず共通価格と掛率による表示を採用し、必要に応じて個別見積や社内承認を追加するなど、価格管理の方法に合わせて設計できます。 -
メーカー、シリーズ、型番、用途、仕様条件などから商品を検索できる画面です。
在庫情報は、既存システムと常時連携するほか、1日数回のデータ更新や、「在庫あり」「要確認」などの区分表示も選べます。表示の精度と更新頻度は、在庫データの管理方法を確認して決めます。
欠品時に案内する代替品や関連商品を商品データに登録し、検索結果や商品詳細から確認できるようにすることも可能です。 -
取引先が商品と数量を選び、カートの内容を見積依頼として送信する機能です。
見積依頼を受けた後に、社内で単価、納期、送料などを確認して回答する運用にも対応できます。定番品だけを即時発注の対象とし、確認が必要な商品は見積依頼として受け付ける方法もあります。
回答済みの見積から発注できるようにする場合は、有効期限、数量変更の可否、再承認が必要になる条件なども設定します。 -
過去の注文と、受付後の案件の状況をマイページで確認するための画面です。
期間、型番、現場名、注文番号、取引先側の担当者名などを検索項目として設定できます。履歴から商品を選び直し、再注文に進む機能も検討できます。
出荷日、納品予定日、送り状番号などを表示する場合は、既存システムから取得できる情報と更新時刻を画面上で明示します。 -
カタログ、技術資料、キャンペーン案内、価格表などを分類し、マイページから提供する機能です。
資料ごとに公開先、有効期間、版番号を登録し、新しい版への差し替え後は旧版を非公開にする運用ができます。取引先によって配布資料が異なる場合は、得意先区分や個別設定から閲覧範囲を指定します。
ダウンロード日時を記録する場合は、その履歴を何に利用するかを決めたうえで、社内画面の表示項目を設計します。
導入範囲の例
既存取引先からの定番注文をWebで受け付ける
一般消費者向けのECサイトとは分け、契約済みの取引先だけが利用する注文画面を設けます。まず定番品や一部の取引先を対象とし、商品コード、数量、希望納期など、受注処理に必要な項目を取引先が入力する運用から始められます。
営業と受注担当が同じ受付情報を確認する
見積依頼や注文の内容、社内担当者、現在の状態を社内画面に表示します。受注確定後の情報を販売管理システムで確認する場合は、Web側に残す状態と、既存システムへ移った後の参照方法を決めておきます。
取引先別の商品・価格条件を登録する
Webで商品や価格を表示するには、公開対象となる商品、得意先区分、掛率、個別単価などの登録方法が必要です。既存の得意先マスタや価格表を利用できるかを確認し、Web専用の情報が必要な場合は、更新者と反映時期も決めます。
既存システムとの役割分担
販売管理、在庫管理、会計などの既存システムは、受注後の処理や正式な売上データの管理を引き続き担当し、Webは取引先向けの受付・照会画面として使用する構成が考えられます。
連携方法には、Webで受け付けた注文をCSVで販売管理へ取り込む方法や、APIを利用して在庫・出荷情報を相互に反映する方法があります。利用できる方法は既存システムの仕様によって異なるため、まず受注データに必要な項目と更新のタイミングを確認します。
業務別（部門別）／シーン別の画面構成例
部門や用途別に、ダッシュボードなどの画面イメージを掲載しています。
追加機能として検討できる内容
取引先専用サイトの利用範囲を広げる場合には、次のような機能も候補になります。必要性と既存システムから取得できるデータを確認したうえで追加します。
- 販売管理システムとAPI連携し、在庫や出荷ステータスを自動反映する
- 特価品・キャンペーン商品の特設ページを作り、対象取引先のみに公開する
- 現場別・工事別の発注管理（現場コード／案件名による集計・照会）
- 見積〜受注〜売上までを案件単位で確認できる社内ダッシュボード
- 代理店・販売店ごとの販売実績レポートや目標進捗の表示
- 閲覧履歴・注文履歴をもとにした関連商材の提案（レコメンド）
- 取引先側の承認フロー（現場→購買→本社など）に合わせたワークフロー
- カード決済・請求書払い・掛売りなど、決済手段の追加
- 海外拠点も視野に入れた多言語・通貨切替への対応
ご相談から公開までの流れ
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現在の注文経路、受注後の処理、販売管理システムの構成を確認し、最初にWebで扱う業務と取引先の範囲を決めます。
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代理店、販売店、一次・二次卸などの取引先区分と、区分ごとに公開する商品・価格・資料を確認し、アカウントと権限を設計します。
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画面、入力項目、受付後の状態区分を決め、商品・価格・在庫・受注データの更新方法と、CSVやAPIによる連携の可否を確認します。
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決定した仕様に基づいて、取引先マイページ、商品検索、見積・注文、履歴照会など、対象となる画面と管理機能を制作します。
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テスト環境で社内担当者と対象取引先に操作していただき、入力項目、表示文言、権限、既存業務との受け渡しを確認してから公開します。
取引先専用オンライン受発注サイトについて相談したい方へ
販売管理システムを継続して使用しながら、取引先向けの注文受付や照会画面だけをWebで制作するご相談も承っています。
現在の受注方法、取引先別の条件、既存システムの仕様を伺い、初期段階で扱う機能と連携方法をご提案します。
