補助金・許認可申請の資料回収と進捗を整理する顧客ポータル

こんな事務所の方に向いています

• 複数の職員で案件を担当し、担当変更や確認者への引き継ぎがある。
• 補助金・許認可の案件を複数担当しており、顧客別の資料依頼や期限確認に時間がかかっている。
• 修正依頼の対象・理由・期限を事務所内で共通の形式にしたい。
• 公募締切、顧客への回答期限、申請先から指定された期限などが重なり、案件ごとの優先順位を確認しにくい。
• 補助金の採択後に必要となる契約書・請求書・支払記録などの回収が提出時期の直前に集中している。
• 顧客がパソコンやスマートフォンから、依頼内容と提出状況を確認できるようにしたい。

このページで扱うシーン

ここで挙げるシーンは、下の「ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集」の画面に対応しています。

• 初回相談前の情報を事前確認フォームで受け付けたい（事前確認）
• 案件別の必要書類と確認状態を把握したい（書類チェック）
• 事務所内の進行段階と期限を一覧で確認したい（進捗ボード）
• 修正箇所・理由・期限を明記して再提出を依頼したい（修正依頼）
• 採択後の実績報告に必要な証憑を時期ごとに受け付けたい（実績報告）

クリックで流れを確認できるミニデモ（疑似遷移）

シーン（タブ）とステップ（1〜4）を切り替えると、説明と画面イメージが連動します。事務所側で行う確認と担当の例は、この下の運用メモでご覧いただけます。

※ 画面は検討用です。対象となる制度・手続き、事務所内の確認方法、顧客へ公開する情報を伺い、必要な機能を個別に設計します。

申請支援の運用で確認が増えやすい場面

ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集

以下は、行政書士事務所での利用を想定した検討用の画面です。実際の制作では、対象となる制度・手続きと現在の運用を確認します。
既存の案件管理、文書作成、電子申請を継続する場合は、ポータルへ登録する情報、既存システムへ残す情報、更新担当者を決めてから画面を設計します。

Webシステムで申請業務を支える考え方

1. 1. 事前に受け付ける内容と、資格者が確認する内容を分ける

   フォームでは、申請の種類、所在地、対象事業、希望時期、準備状況など、相談前に顧客が回答できる内容を受け付けます。本人確認、利益相反の確認、制度要件への該当性、受任可否などは、入力結果だけで完了させず、事務所の担当者が確認します。
   補助金と許認可では確認事項が異なるため、案件区分に応じて質問を切り替えます。相談希望日を受け付ける場合は、候補日の選択後に事務所の確認結果を記録します。

2. 2. 未提出・受領・確認中・再提出依頼・確認済みを区別する

   制度・手続きごとの書類一覧を案件へ適用し、未提出、受領、確認中、再提出依頼、確認済みの状態を記録します。顧客がファイルを登録しただけでは、内容確認済みにはしません。
   差し替えがある場合は、提出者、受領日時、版、確認者を残します。どのファイルが現在確認中で、どれが申請に使用する版かを識別できるようにします。

3. 3. 事務所内の進行段階と申請先の状況を区別する

   相談受付、資料受付、内容確認、申請準備、提出、照会対応など、事務所内の進行段階を表示します。申請先の状況も表示する場合は、事務所が確認した情報なのか、外部システムから取得した情報なのかを明示します。
   顧客向け画面には、公開対象とする段階名と次の依頼事項を表示します。事務所内の予定日と申請先の正式な期限は分け、更新日と更新担当者も記録します。

4. 4. 修正依頼の発信元・対象・理由・期限を明記する

   事務所内の確認による修正依頼と、申請先からの照会・補正指示では、発信元と対応方法が異なります。対象書類、該当箇所、理由、回答方法、期限を案件に記録します。
   定型文は下書きとして利用し、担当者が案件固有の内容を確認してから送信します。顧客からの回答と再提出ファイルは、対応する依頼に関連付けます。

5. 5. 申請後の手続きは、制度・許認可の種類ごとに設定する

   補助金では採択後の交付手続きや実績報告、許認可では取得後の届出や更新など、申請後に必要な対応が異なります。補助金の実績報告では、契約書、請求書、支払記録、実施写真などを必要な時期に案内し、提出状況を記録します。
   ポータルに登録された状態、事務所で確認した状態、申請先へ提出した状態を分け、提出日、提出先、受付記録を残します。

6. 6. 顧客向け画面には、公開対象とした情報だけを表示する

   顧客側の画面には、現在依頼している書類、顧客自身が提出したファイル、修正依頼、事務所からの連絡などを表示します。他の顧客や事務所内限定の情報が表示されないよう、案件・顧客・職員ごとに閲覧権限を設定します。
   本人確認の方法、アカウント発行、退職・契約終了時の権限停止、保存期間、操作記録、バックアップも検討対象です。メール通知を併用する場合は、送信済みと相手の確認済みを同一の状態にしません。

7. 7. 既存システムとの担当範囲と正式な記録先を決める

   既存の案件管理、顧客管理、文書作成、ファイル共有、電子申請などを継続する場合は、それぞれのシステムが担当する情報を確認します。顧客ポータルは、相談受付、資料提出、顧客への連絡、公開用の進行表示など、必要な部分だけを対象にできます。
   顧客情報、申請書、提出版、正式な期限をどこへ保存するかを決めたうえで、連携の可否、更新方向、更新頻度、連携できない場合の運用を検討します。

小さく始めるなら、どこから始めるか

初期の対象範囲は、案件数、確認作業の頻度、既存システムとの重複を確認して決めます。
たとえば、次の3機能を候補として比較できます。

• 書類チェック（受領・確認・再提出依頼・版の記録）
• 進捗ボード（事務所内の段階・担当者・期限・次の対応）
• 修正依頼（発信元・対象箇所・理由・期限・回答履歴）

初期機能の利用状況を確認したうえで、事前確認フォームや実績報告の証憑受付など、別の工程を追加するか判断します。

ご相談いただくときのポイント

次の内容が分かる範囲であれば、対象機能と画面の検討を始められます。

• 対象業務（補助金・許認可の種類、月間・年間の案件数、受付が集中する時期）
• 現在の受付方法（メール、電話、共有フォルダ、既存の案件管理・電子申請など）
• 書類の状態区分（未提出、受領、確認中、再提出依頼、確認済み、申請使用版など）
• 期限の種類と更新方法（公募締切、申請先の指定期限、顧客への回答期限、事務所内の確認日）
• 顧客情報・申請資料の閲覧権限、保存期間、採択・許可後に扱う業務

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