補助金・許認可申請の資料回収と進捗を整理する顧客ポータル

こんな事務所の方に向いています

• 担当が2名以上で、案件の引き継ぎが発生している。
• 同時進行の申請が増え、不足書類の催促が多くなっている。
• 差し戻しの指摘が担当ごとにばらつき、文面の統一が難しい。
• 期限（提出・訂正・追加資料）が複数あり、確認の往復が増えやすい。
• 採択後の実績報告で、領収書・契約書・証憑回収が後ろ倒しになりやすい。
• 顧客向けのやり取りはPC中心で、「見る場所を1つ」にしたい。

このページで扱うシーン

ここで挙げるシーンは、下の「ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集」の画面に対応しています。

• 申請可否の簡易診断フォームで、入口の交通整理をしたい（簡易診断）
• 必要書類チェックと未提出アラートで、資料回収を進めたい（書類チェック）
• 申請の現在地と期限を見える化して、確認の往復を減らしたい（進捗ボード）
• 差し戻し理由と文面をテンプレ化して、戻りを減らしたい（差し戻しテンプレ）
• 採択後の実績報告で、証憑回収を段階的に進めたい（実績報告フォロー）

クリックで流れを追えるミニデモ（疑似遷移）

シーン（タブ）とステップ（1〜4）を切り替えると、説明と画面（疑似）が連動します。運用は、この下の「運用メモ（担当と工数）」に短くまとめています。

※ 画面は検討用のイメージです。実運用に合わせて必要な範囲を設計し、カスタマイズで制作します。

行政書士の申請支援で起きがちな詰まり

ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集

画面は検討用のイメージです。実際は、既存の運用に合わせて必要な範囲を設計し、カスタマイズで制作します。
基幹SaaSの置き換えではなく、申請業務の周辺（回収・連絡・履歴）を整理する構成を想定しています。

Webシステムでどう回しやすくするか

1. 1. 入口の質問を固定し、案件の初動を短くする

   相談前に最低限の材料が集まると、追加質問の往復が減りやすいです。

2. 2. 必要書類はテンプレ化し、未提出だけを追えるようにする

   催促の範囲を絞れると、同時進行が増えても回りやすくなります。

3. 3. 進捗は「現在地＋次アクション＋期限」に寄せる

   細かい管理ではなく、確認が戻るポイントを押さえる方が効きやすいです。

4. 4. 差し戻しはカテゴリ＋定型で、文面のばらつきを減らす

   書類名・期限・修正ポイントが短く見えると、修正が戻りやすいです。

5. 5. 証憑回収は「採択後にまとめて」ではなく、段階的に集める

   最後に慌てる状況を減らし、提出直前の負荷を抑えます。

6. 6. 顧客向け画面は「見る場所を1つ」に固定する

   メール添付や転送の行き違いが減り、問い合わせも減りやすいです。

7. 7. 基幹の置き換えは狙わず、申請周辺の整理に範囲を絞る

   導入の説明がしやすく、効果も出やすい範囲から始められます。

小さく始めるならどこからか

最初から全部を入れず、詰まりが目立つところから始める方が回しやすいです。
初期は、次の2〜3点から始めるケースが多いです。

• 書類チェック（未提出アラート＋版履歴）
• 進捗ボード（現在地＋期限＋次アクション）
• 差し戻しテンプレ（理由カテゴリ＋定型文＋履歴）

運用が回ってきた段階で、簡易診断や実績報告フォローを追加し、一本の流れにしていきます。

ご相談いただくときのポイント

ご相談時には、次のような情報があると話を進めやすくなります。

• 対象業務（補助金／許認可の種類、件数感、繁忙期）
• 必要書類の基本セット（事務所側の標準があるか）
• 差し戻しが多い理由（不足、形式、記載不備など）
• 期限管理（顧客への連絡頻度、催促のやり方）
• 採択後の実績報告（証憑の種類、回収のタイミング）

士業全体としての活用イメージは、 士業向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。