顧問先向けセミナー・情報発信の運営を整理する管理ポータル

この構成を検討できる事務所

• 顧問先向けのセミナーや勉強会を開催しており、企画から開催後の連絡までを開催回ごとに確認したい。
• 複数の担当者が関わるため、案内前の承認、送信担当、相談受付後の引き継ぎ方法を定めたい。
• 申込、出欠、アンケート、欠席者への案内、相談希望を別の状態として管理したい。
• セミナー資料や録画、案内文、配布履歴が複数の保存先にあり、開催当時の内容を確認しにくい。
• 既存の顧客管理や会計・労務サービスは継続し、セミナー運営に必要な部分だけをWebシステム化したい。
• 配信対象、個人情報の閲覧範囲、記録の保存期間を事務所の運用に合わせて設定したい。

このページで扱うシーン

下の「ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集」の画面に対応しています。

• 開催条件と申込状況を、開催回ごとに確認したい（セミナー企画＋申込）
• 開催前後の連絡対象と回答状況を確認したい（リマインド＋アンケート＋欠席フォロー）
• 関心分野の根拠と相談希望の対応状況を記録したい（関心タグ＋相談導線）
• 資料・動画・案内文の版と公開範囲を管理したい（素材管理＋アーカイブ）

クリックで流れを確認できるミニデモ（疑似遷移）

シーン（タブ）とステップ（1〜4）を切り替えると、説明と画面（疑似）が連動します。画面の状態名や担当者は一例であり、実際の受付方法と確認手順に合わせて決めます。

※ 画面は検討用のイメージです。利用中のサービス、配信方法、個人情報の取り扱いを確認したうえで、制作範囲をご提案します。

運営方法を確認したい場面

ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集

画面は検討用のイメージです。表示項目、状態名、集計条件、担当者の権限は、現在の受付・連絡方法を確認して設計します。
既存の顧客管理、会計・労務サービス、メール配信サービスを利用している場合は、どのシステムを顧問先情報や配信履歴の基準とするかも先に決めます。

Webシステムの対象範囲を決める考え方

1. 1. 申込・出欠・参加・回答を別の状態として管理する

   申込受付、参加確定、当日の参加、アンケート回答、欠席者への資料案内を一つの状態にまとめず、それぞれの日時と更新者を記録します。連絡候補を抽出した後は、担当者が除外対象や既に行った連絡を確認して送信先を確定します。

2. 2. 案内文を用途・版・確認状況とともに登録する

   開催案内、前日連絡、アンケート依頼、欠席者向けの資料案内などを用途別に登録します。開催名、日時、URL、問い合わせ先、注意書きなどの変更箇所を確認し、必要な場合は資格者や責任者による確認を終えてから送信できる状態にします。

3. 3. 関心分野は、登録元と確認日を含めて記録する

   相続、補助金、法改正、事業承継などの分類を付ける場合は、アンケートの自己申告、参加履歴、担当者が確認した内容を区別します。次回の案内候補として利用する際は、情報の更新日、配信同意、契約状況を確認し、担当者が対象者を決定します。

4. 4. 相談希望の受付と、正式な相談対応を区別する

   セミナー後の個別相談、資料請求、追加説明の希望を受付候補として一覧にします。担当者が内容を確認し、本人確認や利益相反確認などが必要な業務では所定の手続きを行った後、既存の案件管理へ登録するかを判断します。

5. 5. 資料・録画・案内文の版と公開条件を管理する

   当日の資料、録画URL、配布文面を開催回に関連付け、版、公開対象、公開期限、送信履歴を保存します。録画に参加者の氏名や発言が含まれる場合は、公開範囲や利用許諾を確認します。アンケート回答は閲覧権限と保存期間を別に設定することも検討します。

6. 6. 既存サービスとWebシステムの担当範囲を決める

   顧客管理、会計・労務、メール配信、オンライン会議、ファイル共有などを利用している場合は、顧問先情報、配信停止、送信結果、資料の正本をどこで管理するか決めます。連携する場合は、同期する項目、更新方向、実行時期、エラー時の確認方法、退会・契約終了後の削除方法まで確認します。

初期の制作範囲を決める

初期段階では、現在利用している申込フォームやメール配信を残すのか、Webシステムへ移すのかによって必要な機能が変わります。
まず1回のセミナーを対象にする場合は、次の2点を制作範囲の候補にできます。

• セミナー企画＋申込（席数・経路・開催回の管理）
• 開催前後フォロー（未回収抽出＋テンプレ＋履歴）

関心分野、相談希望、資料アーカイブは、誰が登録・確認するか、どこまで保存するかを決めたうえで追加を検討します。既存サービスとの連携は、同じ情報を複数箇所へ入力する必要があるかを確認して判断します。

ご相談いただくときのポイント

現在の運用について、次の内容が分かる範囲でご共有いただければ、必要な画面と既存サービスとの関係をご提案できます。

• 開催頻度、会場・オンラインの別、参加対象（顧問先限定／一般参加を含む）
• 申込の入口、参加確定までの手順、キャンセル・重複申込・定員超過の扱い
• 利用中の顧客管理・メール配信・オンライン会議サービスと、顧問先情報の参照元
• 開催前後に行う連絡、アンケート項目、関心分野の記録方法、相談希望を受けた後の担当部門
• 資料・録画・回答データの閲覧者、公開期限、保存期間、削除方法

士業全体としての活用イメージは、 士業向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。