パターン1： 申込・出欠・参加実績・アンケートの状態が一つの一覧で区別されていない
申込者一覧だけでは、参加確定者、当日の欠席者、アンケート未回答者、個別相談の希望者を判別できません。
現在の状態と最終更新日時を分けて記録し、担当者が連絡対象を確認できるようにします。
顧問先向けセミナー・情報発信の運営を整理する管理ポータル
Webシステムのカスタマイズ制作
顧問先向けセミナーや勉強会について、企画、申込、開催案内、資料配布、アンケート、個別相談の希望を管理するWebシステムの構成例です。
企画から開催後の連絡までを扱う4つの画面をご紹介します。
申込フォーム、参加者名簿、メール配信、相談メモに情報が分かれている場合は、参加予定や連絡状況を確認する画面を追加できます。顧客管理、会計・労務サービス、メール配信サービスはそのまま使用し、セミナー運営に必要な部分だけをWebで補う構成にも対応します。掲載資料は情報提供用として管理し、個別案件への法務・税務上の判断は専門家が行います。
この構成を検討できる事務所
- 顧問先向けのセミナーや勉強会を開催しており、企画から開催後の連絡までを開催回ごとに確認したい。
- 複数の担当者が関わるため、案内前の承認、送信担当、相談受付後の引き継ぎ方法を定めたい。
- 申込、出欠、アンケート、欠席者への案内、相談希望について、更新日時と担当者を確認したい。
- セミナー資料や録画、案内文、配布履歴が複数の保存先にあり、開催当時の内容を確認しにくい。
- 既存の顧客管理や会計・労務サービスは継続し、セミナー運営に必要な部分だけをWebシステム化したい。
- 配信対象、個人情報の閲覧範囲、記録の保存期間を事務所の運用に合わせて設定したい。
このページで扱うシーン
下の「ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集」の画面に対応しています。
クリックで流れを確認できるミニデモ（疑似遷移）
シーン（タブ）とステップ（1〜4）を切り替えると、説明と画面（疑似）が連動します。画面の状態名や担当者は一例であり、実際の受付方法と確認手順に合わせて決めます。
※ 画面は検討用のイメージです。利用中のサービス、配信方法、個人情報の取り扱いを確認したうえで、制作範囲をご提案します。
A
テーマ・対象者・定員・受付期間を登録します
顧問先限定か一般参加を含むか、会場・オンラインの別、重複申込の扱いなど、受付条件も開催回ごとに設定します。
A
申込数と受付経路を確認し、案内対象を選びます
追加案内を行う場合は、配信同意、重複送信、受付終了後の申込をどう扱うかも確認します。
A
受付を終了し、申込確定とキャンセル待ちを分けます
申込受付、参加確定、キャンセル、キャンセル待ちを区別し、各状態で送る案内を決めておきます。
A
申込数・参加実績・受付経路を開催回ごとに残します
申込数だけで関心を判断せず、実際の参加やアンケート回答と分けて次回企画の参考にします。
B
連絡の種類ごとに文面・送信時期・対象者を登録します
前日案内、アンケート依頼、欠席者向け案内などを分け、必要に応じて送信前の確認者も設定します。
B
回答状況や参加実績から、連絡候補を抽出します
抽出結果をそのまま送信先にせず、担当者が除外対象や連絡済みの記録を確認してから配信します。
B
回答受付を終了し、未回答と相談希望を確認します
相談希望は受付候補として一覧にし、内容を確認した後に担当者と連絡期限を決めます。
B
回答数・欠席数・相談希望数を開催回ごとに確認します
率を比較する場合は、分母を申込者・参加確定者・実参加者のどれにするかを統一します。
C
関心分野の分類と、その記録方法を決めます
アンケートの自己申告、参加したテーマ、担当者の確認内容を区別し、登録元と更新日を残します。
C
テーマに応じて案内候補を抽出します
関心分野の記録だけで配信を確定せず、配信同意、顧問契約の状況、担当者の判断を確認します。
C
相談希望の内容を確認し、担当者と連絡期限を登録します
アンケートの回答を自動的に受任案件とせず、相談受付後の確認や既存の案件管理への登録を分けます。
C
関心分野の登録元と変更履歴を確認します
過去の参加だけから現在の関心を推定せず、回答日や担当者の確認内容を次回案内の参考にします。
D
資料・動画・案内文を開催回に関連付けて登録します
公開前の確認状況、版、公開対象、公開期限も記録し、内部資料と配布用資料を区別します。
D
配布対象と送信日時を記録します
送信済みの記録と、相手が資料を受領・閲覧したことは分けて扱います。
D
修正版を登録し、旧版の公開方法を選びます
同じURLで差し替えるか、版ごとにURLを分けるか、旧版を閲覧不可にするかを運用に合わせて決めます。
D
過去回の資料と配布履歴を検索します
再利用する際は、法令・制度の更新、掲載情報、利用許諾、個人情報の有無をあらためて確認します。
運用メモ（担当と確認時期の例）
※ 下記は担当区分の一例です。兼務の有無や承認手順に応じて設定します。
① 企画責任者／企画担当
テーマ・対象・定員・実施形態・公開前の確認者を登録
確認時期：募集開始前
② 申込受付担当
申込状態・受付経路・重複申込・キャンセルを確認
確認時期：募集期間中
③ 連絡運営担当
送信対象を確認し、開催案内・アンケート・欠席者向け案内を実施
確認時期：開催前後
④ 相談資格者／担当者
相談希望の内容を確認し、担当者・連絡期限・案件管理への登録要否を判断
確認時期：回答受付後
※ 送信済み、回答済み、参加済み、相談受付済みは意味が異なるため、担当者が次に行う確認も状態ごとに設定します。
運営方法を確認したい場面
パターン2： 過去の案内文を複製しており、承認済みの文面や送信条件が分からない
開催日時やURLだけでなく、対象者、差出人、問い合わせ先、制度に関する注意書きも開催回によって変わります。
文面の版、確認者、送信対象、送信日時を残し、前回の内容をそのまま使わない確認手順が必要です。
パターン3： 参加履歴や関心分野の記録が、次回案内の判断根拠として十分か分からない
セミナーに申し込んだ事実だけで、現在もその分野に関心があるとは限りません。
アンケートの自己申告、担当者が確認した内容、登録日を分け、配信同意と顧問契約の状況も確認して案内先を決めます。
パターン4： 資料の最新版、配布対象、公開期限を開催当時の状態で確認できない
同じ名称の修正版が複数あると、どの版を誰へ案内したか判断できないことがあります。
開催回、版、公開範囲、送信履歴、保存期限を関連付け、録画や資料の利用許諾も確認できる構成を検討します。
ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集
画面は検討用のイメージです。表示項目、状態名、集計条件、担当者の権限は、現在の受付・連絡方法を確認して設計します。
既存の顧客管理、会計・労務サービス、メール配信サービスを利用している場合は、どのシステムを顧問先情報や配信履歴の基準とするかも先に決めます。
開催条件と申込状況を、開催回ごとに確認したい（セミナー企画＋申込）
テーマ、対象者、定員、受付期間、実施形態を開催回ごとに登録し、申込受付から参加確定までの状態を確認する画面です。
HP、紹介、DMなどの受付経路を集計する場合は、経路の判定方法と重複申込の扱いも定めます。
- セミナー登録（テーマ／開催形態／対象）
- 席数管理・キャンセル待ち
- 申込状況（当日までの推移）
- 申込経路の集計
画面イメージ：セミナー一覧＋申込推移＋席数
この操作の結果
受付中・参加確定・キャンセル待ちを区別し、定員と申込経路を確認できます
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
開催前後の連絡対象と回答状況を確認したい（リマインド＋アンケート＋欠席フォロー）
開催案内、前日連絡、アンケート依頼、欠席者向けの資料案内について、送信対象と実施状況を確認する画面です。
メールの送信記録、出欠回答、実際の参加、アンケート回答を別々に保持し、連絡候補は担当者が確認します。
- リマインド送信（テンプレ＋履歴）
- アンケート回収状況（未回答抽出）
- 欠席者フォロー（録画・資料案内）
- 相談希望の確認（チェック項目）
画面イメージ：回収状況一覧＋未対応者フォロー
この操作の結果
回答状況や参加実績で候補を抽出し、担当者が確認してから連絡できます
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
関心分野の根拠と相談希望の対応状況を記録したい（関心タグ＋相談導線）
相続、補助金、労務などの関心分野について、アンケート回答や担当者の確認内容を登録する画面です。
登録した分類は案内候補の抽出に利用できますが、配信対象の確定や相談の受任は、担当者が個別に判断します。
- 関心タグの付与（アンケート由来でも可）
- タグ別の案内対象抽出
- 相談希望の一覧化と担当割当
- 対応の期日（初動目標）
画面イメージ：関心タグ分布＋相談希望キュー
この操作の結果
関心分野の登録元を確認し、相談希望を担当者の確認待ちとして管理できます
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
資料・動画・案内文の版と公開範囲を管理したい（素材管理＋アーカイブ）
資料、録画URL、案内文を開催回に関連付け、版、公開対象、公開期限、配布履歴を確認する画面です。
ファイルを登録した状態と公開済みの状態を分け、修正版を公開した場合の旧版の扱いも記録します。
- 回ごとの素材箱（資料／録画／案内文）
- 配布履歴（対象・配布日）
- 差し替え（版）と更新メモ
- 過去回検索（テーマ・タグ）
画面イメージ：素材箱＋配布履歴＋過去回検索
この操作の結果
開催時点の版、公開対象、送信履歴を確認し、再送する資料を選べます
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
Webシステムの対象範囲を決める考え方
-
1. 申込から開催後の回答までを段階ごとに記録する
申込受付、参加確定、当日の参加、アンケート回答、欠席者への資料案内は、段階ごとに日時と更新者を記録します。連絡候補を抽出した後は、担当者が除外対象や既に行った連絡を確認して送信先を確定します。
-
2. 案内文を用途・版・確認状況とともに登録する
開催案内、前日連絡、アンケート依頼、欠席者向けの資料案内などを用途別に登録します。開催名、日時、URL、問い合わせ先、注意書きなどの変更箇所を確認し、必要な場合は資格者や責任者による確認を終えてから送信できる状態にします。
-
3. 関心分野は、登録元と確認日を含めて記録する
相続、補助金、法改正、事業承継などの分類を付ける場合は、アンケートの自己申告、参加履歴、担当者が確認した内容を区別します。次回の案内候補として利用する際は、情報の更新日、配信同意、契約状況を確認し、担当者が対象者を決定します。
-
4. 相談希望の受付と、正式な相談対応を区別する
セミナー後の個別相談、資料請求、追加説明の希望を受付候補として一覧にします。担当者が内容を確認し、本人確認や利益相反確認などが必要な業務では所定の手続きを行った後、既存の案件管理へ登録するかを判断します。
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5. 資料・録画・案内文の版と公開条件を管理する
当日の資料、録画URL、配布文面を開催回に関連付け、版、公開対象、公開期限、送信履歴を保存します。録画に参加者の氏名や発言が含まれる場合は、公開範囲や利用許諾を確認します。アンケート回答は閲覧権限と保存期間を別に設定することも検討します。
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6. 既存サービスとWebシステムの担当範囲を決める
顧客管理、会計・労務、メール配信、オンライン会議、ファイル共有などを利用している場合は、顧問先情報、配信停止、送信結果、資料の正本をどこで管理するか決めます。連携する場合は、同期する項目、更新方向、実行時期、エラー時の確認方法、退会・契約終了後の削除方法まで確認します。
初期の制作範囲を決める
初期段階では、現在利用している申込フォームやメール配信を残すのか、Webシステムへ移すのかによって必要な機能が変わります。
まず1回のセミナーを対象にする場合は、次の2点を制作範囲の候補にできます。
- セミナー企画＋申込（席数・経路・開催回の管理）
- 開催前後フォロー（未回収抽出＋テンプレ＋履歴）
関心分野、相談希望、資料アーカイブは、誰が登録・確認するか、どこまで保存するかを決めたうえで追加を検討します。既存サービスとの連携は、同じ情報を複数箇所へ入力する必要があるかを確認して判断します。
ご相談いただくときのポイント
現在の運用について、次の内容が分かる範囲でご共有いただければ、必要な画面と既存サービスとの関係をご提案できます。
- 開催頻度、会場・オンラインの別、参加対象（顧問先限定／一般参加を含む）
- 申込の入口、参加確定までの手順、キャンセル・重複申込・定員超過の扱い
- 利用中の顧客管理・メール配信・オンライン会議サービスと、顧問先情報の参照元
- 開催前後に行う連絡、アンケート項目、関心分野の記録方法、相談希望を受けた後の担当部門
- 資料・録画・回答データの閲覧者、公開期限、保存期間、削除方法
士業全体としての活用イメージは、 士業向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。
士業事務所のセミナー運営・相談受付システムについてよくある質問
この業務で確認しておきたい点と、個別開発の進め方・費用・保守についてまとめています。
Q.セミナー参加者は、全員を個別相談の案内対象にできますか？
申込・出欠と、関心分野、相談希望、連絡への同意を分けて記録する構成です。参加したことだけで相談希望があるとは扱わず、確認した希望に沿って次の対応を管理します。
Q.配布資料を更新した場合、どの資料を案内したか分かりますか？
開催回と資料の版、公開期間を対応付ける構成です。申込者・参加者への案内と相談対応の記録を残し、対象者にどの内容を提供したか確認できるようにします。
Q.仕様が未定でも、画面例にない業務や一部分だけの開発を相談できますか？
はい。掲載画面は一例です。受付や進捗確認など、必要な部分から開発できます。現在の管理方法とお困りごとを伺い、画面構成をご提案します。初回相談と概略の構成案のご提案は無料です。Excelや帳票があれば参考にしますが、資料がなくてもご相談いただけます。
Q.既存システムとの併用やデータ移行、公開後の機能追加はできますか？
可能です。基幹システム、CRM、Excel、共有フォルダを残し、不足する機能を追加できます。正式なデータの保存先と更新担当・時点を決め、自動連携はAPIや出力機能を確認します。移行は項目の対応、重複・欠損、添付ファイルの状態を調べてお見積もりし、対象を限定する場合があります。公開後の機能追加にも対応できます。
Q.個人情報や社外秘情報を扱う場合、何を確認しますか？
認証、閲覧・更新権限、操作履歴、通信の暗号化、バックアップ、保存期間・削除方法、退職・契約終了時の利用停止を確認します。扱う情報、利用者、社外公開の有無、社内規程、サーバー環境に応じ、必要な対策と運用担当を設計時に決めます。
Q.画面例の全機能が表示価格に含まれますか？複数シーンの費用は合計ですか？
表示価格は「対象範囲例」を中心とした目安で、画面内の全ボタン・集計・通知・外部連携を含む価格ではありません。画面、項目、利用者、権限、通知、履歴などの対象範囲を見積書に記載します。複数シーンは共用機能と追加設計を確認し、初期開発費・月額保守費を算定するため、単純な合計にはなりません。
Q.表示価格は税込ですか？サーバーや外部サービスの費用も含みますか？
表示価格はすべて税別です。サーバー費用、外部API、ファイル保存、メール配信などの利用料は一律に含めていません。必要な費用を初期開発費・月額保守費と分け、正式なお見積もりで消費税を含む合計額をご案内します。
Q.月額保守には何が含まれますか？
不具合の調査・修正、軽微な表示調整、利用環境・外部仕様の変更に伴う確認、運用相談などが対象例です。監視、バックアップ、セキュリティ更新、対応時間は構築先と重要度によって異なり、見積書・保守契約に範囲を明記します。画面や機能の追加は個別にお見積もりします。
Q.月額保守は必須ですか？未契約でもスポット対応できますか？
必須ではありません。未契約でも調査・修正・機能追加を依頼ごとにお見積もりできます。ただし、優先対応、定期確認、対応時間の確保は月額契約と異なり、即時対応を保証するものではありません。扱う情報と業務への影響に応じて選べます。
Q.現在の自社サーバーや会社ドメインを使えますか？
原則として、現在の会社ドメインまたはサブドメインのサーバー内に構築します。PHP・データベース、容量、SSL、バックアップ、外部通信の制限などはこちらで事前確認するため、専門的な仕様を調べてから相談する必要はありません。安定運用が難しい環境では、必要条件と代替案をご案内します。
士業向けWebシステム制作について相談したい方へ
申込と参加実績を分けて管理したい、案内文の確認手順を決めたい、相談希望を既存の案件管理へ引き継ぎたいなど、現在の開催方法と使用中のサービスを伺いながら、必要な機能と画面をご提案します。
相談前に何を伝えればよいか迷っている方へ
専門用語や資料の準備は不要です。相談時にお聞きする内容を先に確認できます。
相談前に伝える内容を見る
同じ業種で検討できる別のシステム構成例
同じ業種で検討できる、別の画面構成と情報の流れをご紹介しています。
- 士業（税理士／社労士／行政書士／司法書士 など） 税理士事務所の年末調整・申告業務の進捗管理と顧問先ポータル 年末調整・法定調書・各種申告の依頼・資料回収・進捗をWeb上で一元管理し、既存の税務・会計システムに取り込みやすい形で整理する構成イメージです。
- 士業（税理士／社労士／行政書士／司法書士 など） 士業事務所の採用応募管理（応募〜面接〜内定）と評価メモの一元化 社労士・税理士・行政書士などの事務所向けに、応募者情報、書類提出、面接日程、評価・メモ、連絡履歴、内定後フォローまでをまとめて確認できる画面構成イメージです。個人情報を扱う前提で、権限・監査ログ・保管期間の設計も想定します。
- 士業（税理士／社労士／行政書士／司法書士 など） 補助金・許認可申請の資料回収と進捗を整理する顧客ポータル 補助金・許認可申請の「必要書類の回収」「差し戻し」「進捗」「期限」「実績報告」を1か所で扱える顧客ポータルの構成イメージです。メール添付の往復と確認作業を減らします。
業務・機能別に見るWebシステム開発例
受付、予約、顧客・案件管理、申請・承認など、必要な業務や機能に近いWebシステムの開発例をご紹介します。
- 書類提出・回収 顧客別 書類提出・回収管理システム 顧客・案件ごとの必要書類、提出状況、確認結果、差し戻し、受領ファイルを一つの画面で管理できます。
- 依頼受付・進捗 依頼受付・進捗確認システム 社内外からの依頼受付、担当者の振り分け、期限、進捗共有、完了報告など、管理したい範囲だけをつなぎます。
- 問い合わせ対応 問い合わせ・対応履歴管理システム 受付経路、担当者、対応状況、期限、回答履歴を、現在の窓口業務と必要な問い合わせ項目に合わせて管理します。
- 申請・承認 申請・承認ワークフローシステム 現在の申請書や確認手順をもとに、申請、承認・差し戻し、通知、履歴など必要な機能だけを構築します。
- 顧客・案件進捗 顧客・案件進捗管理システム 顧客、案件、担当者、進捗、次回対応、履歴、関連ファイルを、会社独自の案件の進み方に合わせて管理します。
- 料金シミュレーション 補助金・助成金の対象診断・概算計算システム 制度区分、対象条件、事業内容、申請予定額などから、対象可能性や概算額を案内する制作例です。
