顧問先向けセミナー・情報発信の運営を整理する管理ポータル

こんな事務所の方に向いています

• 顧問先向けセミナーを定期開催していて、申込・案内・開催後の連絡が毎回その場対応になっている。
• 担当者が複数名いて、案内文やフォローの流れに人による差が出ている。
• 欠席者へのフォロー、アンケート回収、相談希望の確認が後回しになっている。
• セミナー資料や過去回の記録が、ファイルサーバやメールに分かれていて、探すたびに手が止まる。
• 会計・労務の基幹SaaSは変えず、営業企画や広報まわりの運営を見直したい。
• 運営はPC中心で、関係者が同じ画面を見ながら状況を共有できる形にしたい。

このページで扱うシーン

下の「ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集」の画面に対応しています。

• 企画〜申込をまとめ、席数や経路を確認できる形で管理したい（セミナー企画＋申込）
• 開催前後の連絡と回収で、漏れを減らしたい（リマインド＋アンケート＋欠席フォロー）
• テーマ別の関心や相談希望を整理して、次の案内に活かしたい（関心タグ＋相談導線）
• 資料・動画・案内文などの素材をまとめて管理し、過去回を参照できるようにしたい（素材管理＋アーカイブ）

クリックで流れを確認できるミニデモ（疑似遷移）

シーン（タブ）とステップ（1〜4）を切り替えると、説明と画面（疑似）が連動します。運用の目安は、この下の「運用メモ（担当と工数の目安）」にまとめています。

※ 画面は検討用のイメージです。実際の運用に合わせて必要な範囲を設計し、カスタマイズで制作します。

士業で起きやすい運営上の困りごと

ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集

画面は検討用のイメージです。実際には、運用の流れと体制に合わせて必要な範囲を設計し、カスタマイズで制作します。
会計・労務などの基幹SaaSを置き換えるのではなく、セミナー・情報発信の運営を日常業務の中で扱える構成を想定しています。

Webシステムで運営負担を減らす考え方

1. 1. 開催前後の未回答者を確認し、必要な相手に連絡する

   出欠回答、アンケート、資料受領などの状況を一覧で確認できるようにします。未回答者や欠席者だけを抽出できれば、全参加者の記録を一件ずつ確認せずに、必要な連絡へ進めます。

2. 2. 案内文や回答依頼の文面を、用途ごとに登録する

   開催案内、前日連絡、アンケート依頼、欠席者への資料送付など、使用頻度の高い文面を登録しておきます。開催名、日時、URLなど、毎回変更する箇所を明確にすることで、担当者が変わった場合も既存の案内方法を参照できます。

3. 3. 関心分野を記録し、テーマに応じて案内先を選ぶ

   アンケート回答や過去の参加履歴をもとに、相続、補助金、法改正、事業承継などの関心分野を登録します。次回の案内では、テーマとの関連がある顧問先を候補として確認できます。対象者の決定や配信可否は、担当者が内容を確認したうえで判断します。

4. 4. 相談希望を一覧で確認し、担当者と対応期限を記録する

   セミナー後の個別相談、資料請求、追加説明の希望を一覧にまとめます。営業管理全体を新たに構築するのではなく、相談内容、担当者、対応期限、連絡状況など、開催後の対応に必要な項目を管理する方法です。

5. 5. 資料・録画・案内文を開催回ごとに管理する

   当日の資料、録画URL、配布文面、アンケート結果などを開催回に関連付けて保存します。誰に何を案内したかも記録しておけば、再送依頼や後日の問い合わせがあった際に、当時の内容を確認できます。

6. 6. 基幹SaaSは継続し、セミナー運営に必要な部分を対象とする

   会計、税務、労務、顧客管理などを既存のSaaSで運用している場合は、それらを置き換えず、申込受付、参加者管理、案内、アンケート、相談対応などを対象にします。既存システムとの連携が必要かどうかは、現在の管理方法と二重入力の有無を確認して判断します。

小さく始めるなら、どこから始めるか

最初から全部を入れるより、負担の大きいところから着手した方が現場に定着しやすいことがあります。
初期は、次の2点から始めるケースが多く見られます。

• セミナー企画＋申込（席数・経路・開催回の管理）
• 開催前後フォロー（未回収抽出＋テンプレ＋履歴）

運用が安定してきた段階で、関心タグと素材管理を追加し、次の案内や過去回の再利用につなげていきます。

ご相談いただくときのポイント

ご相談の際には、次のような情報があると状況を整理しやすくなります。

• 開催頻度（例：月1回／四半期に1回）と、対象（顧問先のみ／一般も含む）
• 申込の入口（HP／紹介／DMなど）と、把握しておきたい経路
• 開催前後でやりたいこと（リマインド、アンケート、欠席フォロー、相談導線）
• 関心タグ（相続／補助金／労務など）の候補と、出し分けたい案内
• 資料・録画など素材の管理場所と、配布の流れ

士業全体としての活用イメージは、 士業向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。