事前相談、終活セミナー、個別相談会、会館見学、資料請求の申込と連絡状況を管理するWebシステムの構成例です。
申込者向けの受付・資料案内・見学予約と、会館向けの申込一覧・連絡履歴・集計を5つの画面でご紹介します。
電話、Webフォーム、メッセージに受付窓口が分かれている場合は、申込種別、参加者、連絡方法、会館の確認結果を一件ごとに表示できます。現在の顧客管理、会館予定、予約管理はそのまま使用し、必要な情報だけを連携する構成にも対応します。フォームの送信は受付であり、参加枠や見学日時を確定するものではありません。資料の閲覧も、継続的な案内メールへの同意としては扱いません。
ここで挙げるシーンは、下の「ダッシュボード（画面）構成イメージ集」の画面に対応しています。
申込経路が複数ある場合も、受付状態、担当者、次回対応日を共通の項目で確認します。申込者への自動返信は受信通知とし、参加や予約の確定通知とは区別します。
ご案内可能日時： ・1/18 10:00 ・1/19 14:00 ・1/20 11:00 ※選択後に会館が確定します
種別：会館見学 状態：予約確定 日時：1/19 14:00 確定者：佐藤
件名：ご希望資料の送付について 本文：お申込みいただいた資料をご案内します…
氏名,本人希望,次回連絡 山田様,電話希望,1/20 鈴木様,連絡不要,-
氏名,人数,状態 田中様,2,参加確定 佐藤様,1,キャンセル待ち
本日はご参加ありがとうございました。 ご希望いただいた当日資料をお送りします…
※画面遷移と記録内容を確認するための参考用デモです。受付状態、確定方法、記録項目は、会館の業務手順と既存システムに合わせて決定します。
右側の「結果物」が切り替わります。画面は参考用のモックです。
希望日時と連絡先を記録します。この時点では予約は確定していません。
申込: V-221 希望: 平日午前 状態: 会館確認前
会館予定を確認した担当者が候補を提示し、申込者の選択を待ちます。
候補提示: 3枠 利用者選択: 未
会館が予約を確定した日時、確定者、通知結果を記録します。
状態: 予約確定 確定者: 佐藤
日時変更、取消、確定通知、当日の来館を時系列で確認できます。
通知履歴: 2件 来館記録: 未
相談方法、本人が選んだ関心事項、希望する連絡時期を記録します。
テーマ: 家族葬/費用 状態: 会館確認前
選択した資料の版、送信日時、送信結果を記録します。
送付: PDF 2点 送信結果: 到達
連絡方法、予定日、本人の希望、担当者を確認できます。
次回連絡: 1/20 根拠: 本人希望
テーマ別の申込数、来館数、相談実施数を別々に集計します。
申込: 家族葬 12件 相談実施: 7件
申込を受信し、定員確認前、参加確定、待機を区別します。
申込: 18名 状態: 定員確認中
参加確定者への開催案内について、送信日時と未達を記録します。
送信: 17件 未達: 1件
参加確定とは別に、参加、欠席、当日追加を記録します。
参加: 16 欠席: 1
当日資料の送付と、継続案内への同意状況を確認できます。
送付: 当日資料 催事案内: 同意ありのみ
電話、Webフォーム、LINEなどで項目名や状態の意味が異なると、同じ方の申込が重複したり、会館確認前の送信を受付済みと判断したりすることがあります。
受付経路、受信日時、重複確認、担当決定、初回連絡までを共通項目で記録すると、現在の状況を確認できます。
資料を請求した方への送付連絡と、後日行うセミナー案内や営業連絡では、目的が異なります。ダウンロードした事実だけで、その後の案内にも同意したと扱うことはできません。
案内の種類、同意取得日時、送信先、停止依頼を記録し、必要な受付連絡と継続的な案内を分けて管理します。
申込者が選んだ対応希望時期と、担当者が付けた優先度を同じ「温度感」で表すと、事実と会館内の判断を後から区別できません。
本人申告、担当者所見、連絡結果、次回連絡日を別々に記録し、判断を更新した担当者と日時も残します。
セミナー申込後には、定員確認、参加確定、キャンセル待ち、辞退、欠席があります。見学も、希望送信と予約確定、当日の来館は別の実績です。
各状態を分けて集計し、資料閲覧、相談申込、相談実施の母数を明記すると、催事や資料を検討する際に数字の意味を確認できます。
画面に候補日時を表示しても、別の予定表で会館や担当者を管理している場合は、同じ時間帯にほかの予定が入る可能性があります。
候補表示、希望送信、会館確認、予約確定を画面上で区別し、どの通知をもって予約成立とするかを申込者にも明示します。
画面は検討用のイメージです。実際には、電話、Webフォーム、LINE、来館受付のどこから申込が入り、誰が会館確認と確定通知を行うかを確認して設計します。
顧客管理や会館予定を継続利用する場合は、申込者、催事、予約枠、連絡履歴のどれを受け渡すか、正式な更新元、反映時期、連携できなかった場合の確認方法を決めます。
終活セミナー、個別相談、資料請求を申込時に選び、それぞれに必要な項目だけを表示します。申込者と実際の参加者が異なる場合は、両者の関係も確認します。
送信前に利用目的と連絡方法を示し、自動返信は受信通知であること、会館の確認後に参加や相談日時が決まることを明記します。通常フォームを随時確認しない場合は、急ぎの相談窓口も別に案内します。
画面イメージ：セミナー・事前相談申込（スマホ）
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
申込者が選んだ関心事項に応じて資料を表示します。資料には版、更新日、対象となる会館や期間を持たせ、古い内容を案内しないようにします。
資料請求に不要な宗教、健康、家族、財産の詳細までは入力させません。資料送付に必要な連絡と、今後の催事・相談案内への同意は別に確認し、同意しない場合も資料を受け取れる構成にします。
画面イメージ：資料選択＋連絡同意（スマホ）
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
電話、フォーム、LINEなどから受けた申込を一覧にし、受信、会館確認中、担当決定、連絡済み、参加・予約確定、取消を区別して表示します。
申込者が指定した対応時期と、会館内の優先度は別項目にします。重複候補、担当未決定、期限超過、連絡不能も、それぞれの理由が分かる表示にします。
画面イメージ：申込受付一覧（PC）
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
電話、メール、郵送について、実施日時、担当者、内容、送信結果、相手の回答、次回連絡予定を時系列で記録します。広告・催事案内の停止依頼があれば、その日時と対象も確認できるようにします。
集計では、資料閲覧、申込、参加・予約確定、来館、個別相談実施を別の数値として扱います。対象期間と母数を表示し、担当者の主観的な優先度だけで成果を判断しない構成にします。
画面イメージ：連絡履歴＋申込・来館集計（PC）
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
会館見学または見学と相談を選び、案内可能な候補日時と所要時間を表示します。候補表示が既存の予定表と連動していない場合は、表示時点の参考情報であることを明記します。
申込者が希望日時を送信した後、会館が空き状況と担当者を確認して予約を確定します。確定通知、日時変更、取消、未達、当日の来館は個別に記録し、確定後に当日の案内と最新版の資料を送ります。
画面イメージ：会館見学申込＋予約確定通知（スマホ）
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
資料請求、セミナー、個別相談、会館見学では必要な情報が異なります。申込者と参加者、連絡先、希望時期など、受付に必要な項目から始め、宗教、健康、家族、財産の詳細は必要性を確認してから取得します。
自動返信は受信通知、担当者の確認後は会館受付、定員や日時が決まった後は参加・予約確定とします。変更、取消、待機、欠席も分け、状態を変更できる担当者と通知の有無を決めます。
希望された資料を届けるための連絡と、後日のセミナー・相談案内は目的が異なります。案内の種類、同意日時、取得画面、停止依頼を記録し、同意していない方へ広告・宣伝目的の連絡を送らない設定にします。
電話をかけた、メールを送ったという実施記録だけで、相手が内容を確認したとは限りません。通話結果、送信結果、未達、返信、次回連絡日、担当者を個別に記録します。
相談内容には、宗教、健康、家族、財産など慎重な取扱いが必要な情報が含まれる場合があります。受付担当、相談担当、管理責任者の閲覧範囲、出力可否、保存期間、削除方法、操作履歴を導入前に決めます。
資料閲覧数、申込数、参加・予約確定数、来館数、相談実施数を区別します。期間、催事、会館、申込経路ごとに母数を示し、取消や重複をどの数値に含めるかも決めます。
初期導入では、現在もっとも確認しにくい受付経路と状態から対象にします。既存の顧客管理や予定表を残す場合は、同じ情報を二重に更新しない担当範囲を先に決めます。
初期の対象は、次の2～3項目から選べます。
受付状態と担当範囲を確認した後に、来館記録、個別相談の実施記録、催事別集計、既存システム連携を追加できます。機能を追加する際も、正式な更新元と過去データの扱いを確認します。
以下が分かる範囲であれば、必要な画面と既存システムとの分担をご提案できます。
葬祭・式場・会館向けの全体像は、 葬祭・式場・会館向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。
画面イメージにない業務のご相談、必要な部分だけの開発、既存システムとの併用、費用、公開後の保守など、個別開発をご検討いただく際の主なご質問をまとめています。
はい、ご相談いただけます。このページに掲載している画面は構成の一例であり、ご相談いただける業務や用途を限定するものではありません。掲載されていない業務や、同じ業種でも異なる運用について、現在のお困りごと、使用中の帳票やExcel、関係する担当者などを伺い、業務に合う画面や機能をご提案します。
可能です。受付と一覧、担当者と期限の管理、顧客向けの確認画面など、現在負担になっている部分だけを対象にできます。既製SaaSに含まれる多くの機能を一式で導入せず、利用者と目的を限定した小規模な構成から始める方法もあります。
残せます。既存システムを正式な記録の保存先として使用し、新しいWebシステムでは不足している受付、進捗確認、検索、公開画面などだけを追加する構成も可能です。データを二重入力しないために、どのシステムを正しい情報の保存先とするか、誰がどの時点で更新するかを確認します。自動連携が必要な場合は、既存システムのAPIや出力機能も調査します。
はい。現在のお困りごとを箇条書きにした段階でもご相談いただけます。「誰が、どのような方法で管理していて、どこに負担や不便があるか」を伺い、こちらから画面構成や運用方法をご提案します。初回のご相談と概略の構成案のご提案は無料です。使用中のExcel、帳票、メール文面、画面のスクリーンショットなどがあれば参考にしますが、資料がそろっていなくてもご相談いただけます。
追加できます。最初は対象業務を限定し、実際の運用を確認してから別の画面、権限、通知、集計などを加える方法があります。既存データの移行は、Excel・CSVの有無、項目の対応関係、重複や欠損、添付ファイルの保存状態を確認してお見積もりします。データの状態によっては、移行対象を限定する場合があります。
利用者ごとの認証、閲覧・更新権限、操作履歴、通信の暗号化、バックアップ、保存期間、削除方法、退職・契約終了時の利用停止などを確認します。必要な対策は、扱う情報、利用者、社外公開の有無、既存の社内規程によって異なります。現在のサーバー環境も確認し、必要な対策と運用上の役割を設計時に明確にします。
各シーンに表示している「対象範囲例」を中心に、一つの業務として利用できる画面と処理を構築する場合の目安です。モック内に表示されているすべてのボタン、集計、通知、外部連携を一式で含む価格ではありません。実際には、必要な画面、入力項目、利用者、権限、通知、履歴などを確認し、初期開発に含める範囲をお見積もりに記載します。
単純な合計にはなりません。利用者情報、ログイン、案件台帳、検索画面などを複数のシーンで共用できる場合があるため、重複する機能をまとめて全体構成を設計します。反対に、部門ごとに異なる権限や外部連携が必要な場合は追加設計が発生します。初期開発費と月額保守費の両方を、組み合わせる範囲に応じて算定します。
表示価格はすべて税別です。正式なお見積もりでは、対象にする画面・機能ごとの金額、月額保守費、必要に応じて発生する外部サービス利用料などを区分し、消費税を含む合計額をご案内します。
月額保守に含める内容の例は、不具合発生時の調査・修正、軽微な表示調整、利用環境や外部仕様の変更に伴う確認、運用上のご相談です。サーバー監視、バックアップ、セキュリティ更新、対応時間をどこまで含めるかは、構築先とシステムの重要度によって異なります。対象範囲は見積書と保守契約で明確にし、画面や機能の追加は個別改修としてお見積もりします。
必須ではありません。月額保守を契約しない場合も、調査、修正、機能追加のご依頼ごとに内容を確認し、スポット対応としてお見積もりできます。ただし、障害時の優先対応、定期確認、対応時間の確保は月額契約と異なり、即時対応を保証するものではありません。取り扱う情報と業務への影響を確認して選択できます。
利用する環境やサービスによって発生の有無が異なるため、ページ上の費用目安には一律に含めていません。外部API、有料のファイル保存サービス、メール配信サービスなどを利用し、サービス提供会社への支払いが必要になる場合は、初期開発費・月額保守費と分けてお見積もり時にご案内します。
原則として、お客様が現在利用している会社ドメインまたはサブドメインのサーバー内に構築します。事前に、現在ご契約のサーバーが必要条件を満たしているか（PHP・データベースの利用条件、保存容量、SSL、バックアップ、外部通信の制限など）をこちらで確認します。サーバーの仕様が分からない場合も、専門的な内容を調べてからお問い合わせいただく必要はありません。現在の環境では安定した運用が難しい場合は、必要な環境と代替案をご案内します。
「申込の受付状態を分けたい」「見学の予約確定を明確にしたい」「資料送付と継続案内の同意を別に管理したい」など、現在の受付方法と確認したい情報をお聞かせください。
同じ業種で検討できる、別の画面構成と情報の流れをご紹介しています。
受付、予約、顧客・案件管理、申請・承認など、必要な業務や機能に近いWebシステムの開発例をご紹介します。
