葬儀後に寄せられる相続、不動産、遺品整理、墓じまい、解体などの相談を受け付け、担当者や提携先への引き継ぎを管理するWebシステムの構成例です。
ご遺族向けの相談フォームと会館向けの管理画面を使い、受付、追加確認、担当決定、引き継ぎ、対応状況を確認する4つの画面をご紹介します。
相談窓口が分かれている場合は、相談内容、連絡方法、情報共有への同意、引き継ぎ先を案件ごとに記録できます。既存の顧客管理や葬祭業務システムはそのまま使用し、周辺相談の受付だけをWebで補う構成にも対応します。相続や不動産に関する法的・専門的な判断、契約、申請、業者の選定はこのシステムでは行いません。
ここで挙げるシーンは、下の「ダッシュボード（画面）構成イメージ集」の画面に対応しています。
最初の相談受付から、追加確認、提携先への引き継ぎ、期限・進捗の確認までを3つの例で確認できます。
受付番号: C-1023 カテゴリ: 相続 急ぎ度: 今日〜明日中 状態: 会館で確認中
提携先: 士業B 初回連絡期限: 1/18 17:00 次: 会館が状況確認
入力済み: 5/7 未確認: 所在地・希望時期 状態: 追加確認中
提携先候補: 3社 選択: 遺品整理A 共有日時: 1/17 14:30
受付番号,状態,期限 C-1029,提携先返答待ち,期限超過 C-1038,初回連絡待ち,明日
カテゴリ,受付,完了,滞留 解体,5,3,2 遺品整理,7,5,2
※検討用の疑似画面です。相談カテゴリと対応段階を切り替え、どの情報が残るかを確認できます。実際の項目、状態、提携先の選択条件は現在の運用に合わせて設計します。
右側に各段階の記録例を表示します。画面は検討用のモックです。
相談カテゴリ、連絡先、希望する連絡方法、急ぎ度を受付票として登録します。
受付番号: C-1023 カテゴリ: 相続 状態: 新規受付 希望連絡: 電話
期限や現在の手続き状況など、引き継ぎに必要な未確認項目を表示します。
未確認: 期限 / 手続き状況 状態: 追加確認中 回答方法: Webまたは電話
相談概要、希望連絡方法、共有同意を確認して提携先を選びます。
提携先: 士業B 共有範囲: 相談概要 / 連絡先 初回連絡期限: 1/18 17:00
会館受付、提携先への依頼、初回連絡、次回確認を時系列で残します。
履歴: 3件 最終更新: 本日 10:25 次: 1/18午前に状況確認
所在地や売却・片付け・見積希望など、提携先が確認する項目を段階的に登録します。
ヒアリング済み: 5/7 未確認: 所在地 / 希望時期 状態: 会館で確認中
相談分野、地域、対応可能な時期を見ながら、会館担当者が引き継ぎ先を選びます。
候補: 3社 対応可能: 2社 確認待ち: 1社
相談概要と共有可能な情報を確認し、提携先への依頼内容を記録します。
提携先: 遺品整理A 共有同意: 確認済み 状態: 提携先へ依頼中
いつ、誰が、どの提携先へ引き継いだかと、返答状況を確認できます。
依頼: 1/17 14:30 初回連絡: 完了 次回確認: 1/22
受付票を進捗別に並べ、未対応・確認中・提携先へ依頼中・完了を区別します。
新規: 4件 会館で確認中: 6件 提携先へ依頼中: 8件
初回連絡や見積回答など、次の期限を過ぎた相談だけを確認できます。
確認対象: 3件 期限超過: 1件 明日期限: 2件
会館から提携先へ状況を確認し、その内容と次の対応日を履歴に残します。
確認連絡: 送信済み 次の対応: 見積回答待ち 再確認日: 1/20
受付件数、完了件数、滞留件数を確認し、提携先との運用を見直す材料にできます。
当月受付: 12件 完了: 8件 期限超過: 1件
ご遺族からの相談が電話、メール、LINE、対面など複数の経路で入ると、担当者のメモや受信箱に情報が分かれます。
共通の受付番号と状態がなければ、折り返し済みか、追加確認中か、提携先へ引き継いだかを別の担当者が判断できません。
提携先へ引き継ぐには追加情報が必要でも、ご遺族が相談の最初から所在地、家族構成、手続き状況などを詳しく入力できるとは限りません。
最初の必須項目と、相談カテゴリに応じて後から確認する項目を分けないと、入力途中で離脱するか、会館側が改めて全項目を聞き直すことになります。
相談内容に合う提携先を口頭や個別メールで紹介すると、会館側に引き継ぎ先や共有内容が残らない場合があります。
相談者の同意、引き継いだ情報、担当者、依頼日時を記録していなければ、問い合わせを受けても経緯を説明できません。
紹介した時点で会館側の管理を完了にすると、提携先からの初回連絡が済んだか、見積や面談が進んだかを把握できません。
次の期限、次に動く担当、短い進捗メモを残すことで、停滞している相談だけを会館側から確認できます。
画面は検討用のイメージです。実際には、受け付ける相談カテゴリ、最初の必須項目、追加確認の方法、会館担当者、提携先、通知・期限の運用に合わせて画面と権限を決めます。
提携先候補の表示は引き継ぎ先を決めるための補助であり、法律・税務・不動産などの専門的な判断を自動化するものではありません。相談者の同意を確認し、必要な情報だけを専門家・事業者へ引き継ぐ設計を想定しています。
相続、不動産、遺品整理、解体などの相談カテゴリをタイルから選び、名前、連絡先、希望する連絡方法、急ぎ度を入力する最初の窓口です。詳しい状況がまだ分からなくても送信できるよう、必須項目を絞ります。
任意の「ひとこと」には現在分かる範囲だけを入力してもらい、送信後にカテゴリ別の追加質問へ進めます。電話や対面で受けた相談は、会館担当者が同じ受付票へ手入力できる構成にすると、受付経路が違っても一つの一覧で確認できます。
画面イメージ：相談カテゴリ選択＋最短入力（スマホ）
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
最初に選ばれた相談カテゴリに応じて、引き継ぎ前に確認したい項目だけを追加表示します。相続なら期限が近い手続きや現在の相談状況、不動産なら所在地や売却・賃貸の希望、遺品整理なら希望時期や見積の要否などに切り替えられます。
追加質問は任意とし、「分からない」「後で電話で回答する」も選べる設計です。回答を省略しても最初の受付票は失われず、会館担当者が電話確認した内容を後から追記できます。
画面イメージ：カテゴリ別の追加ヒアリング（スマホ）
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
Webフォーム、電話、対面などから受けた周辺相談を一つのボードにまとめ、新規、会館で確認中、提携先へ依頼中、完了などの状態ごとに表示します。相談カテゴリ、急ぎ度、希望連絡方法、担当者、提携先で絞り込めます。
電話や口頭で受けた相談を手入力し、Web受付と同じ流れへ載せることもできます。未対応や期限が近い相談だけを通知対象にすることで、一覧にある全件を毎回見直さずに済む構成です。
画面イメージ：相談受付・振り分けボード（PC）
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
相談内容、地域、急ぎ度などを確認して提携先を選び、引き継ぐ情報、返答が必要な期限、次の対応を記録します。提携先へ渡す前に、相談者の連絡先や相談概要を共有してよいかを確認する項目も設定できます。
引き継ぎ後は、会館受付、提携先への依頼、初回連絡、次回確認を時系列の進捗メモとして残します。会館が専門業務そのものを管理するのではなく、相談者から状況を尋ねられたときに、引き継ぎ先と現在地を短時間で確認できる範囲を想定しています。
画面イメージ：提携先アサイン＋進捗メモ（PC）
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
相談の入口ではカテゴリ、連絡先、希望連絡方法、急ぎ度に絞り、カテゴリ別の詳細は追加ヒアリングや電話で補います。初回入力が短くても、同じ受付票へ情報を追加できる構成にします。
フォーム送信だけで「対応済み」とせず、会館確認中、提携先へ依頼中、初回連絡済みなど、次に動く担当が変わる位置で状態を分けます。
相談分野、地域、急ぎ度、対応可能な時期などを候補表示に使い、実際の引き継ぎ先は担当者が判断します。専門的な助言や契約判断は、提携する専門家・事業者の範囲です。
会館内の受付メモと、提携先へ渡す相談概要・連絡先を分けます。何を、誰へ、いつ共有したかと、相談者の同意確認を履歴に残します。
提携先へ依頼した後も、初回連絡や見積回答の期限、会館が再確認する日を設定します。期限超過だけを抽出できれば、完了案件を含む全件を毎回確認する必要がありません。
既存システムに顧客・施行情報がある場合は、周辺相談側で重複管理する項目を増やさず、必要な識別情報だけを参照・連携します。正式な顧客情報の更新元も導入時に決めます。
相続、不動産、遺品整理、解体などすべての相談カテゴリや提携先を一度に対象にせず、現在もっとも受付件数や確認作業が多い範囲から始められます。
初期範囲の例として、次の3点が考えられます。
初期運用で必要項目と状態の定義が固まった後に、カテゴリ別の追加ヒアリング、提携先候補、共有同意、期限通知、件数・滞留の集計、既存顧客管理との連携へ対象を広げられます。
詳しい仕様が決まっていなくても、現在どのような相談を、誰が受け、どこへ引き継いでいるかが分かれば、必要な画面と対象範囲をご提案できます。
葬祭・式場・会館向けの全体像は、 葬祭・式場・会館向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。
この業務で確認しておきたい点と、個別開発の進め方・費用・保守についてまとめています。
最初は相談区分と必要最小限の情報を受け付け、内容に応じて追加項目を確認する構成です。Web・電話・対面の相談を同じ案件で管理し、担当者と次の対応を確認できるようにします。
情報共有への同意、紹介先、依頼日、返答期限を記録する構成です。紹介の依頼と相手先の回答・対応完了を分け、返答待ちの相談を確認できるようにします。
はい。掲載画面は一例です。受付や進捗確認など、必要な部分から開発できます。現在の管理方法とお困りごとを伺い、画面構成をご提案します。初回相談と概略の構成案のご提案は無料です。Excelや帳票があれば参考にしますが、資料がなくてもご相談いただけます。
可能です。基幹システム、CRM、Excel、共有フォルダを残し、不足する機能を追加できます。正式なデータの保存先と更新担当・時点を決め、自動連携はAPIや出力機能を確認します。移行は項目の対応、重複・欠損、添付ファイルの状態を調べてお見積もりし、対象を限定する場合があります。公開後の機能追加にも対応できます。
認証、閲覧・更新権限、操作履歴、通信の暗号化、バックアップ、保存期間・削除方法、退職・契約終了時の利用停止を確認します。扱う情報、利用者、社外公開の有無、社内規程、サーバー環境に応じ、必要な対策と運用担当を設計時に決めます。
表示価格は「対象範囲例」を中心とした目安で、画面内の全ボタン・集計・通知・外部連携を含む価格ではありません。画面、項目、利用者、権限、通知、履歴などの対象範囲を見積書に記載します。複数シーンは共用機能と追加設計を確認し、初期開発費・月額保守費を算定するため、単純な合計にはなりません。
表示価格はすべて税別です。サーバー費用、外部API、ファイル保存、メール配信などの利用料は一律に含めていません。必要な費用を初期開発費・月額保守費と分け、正式なお見積もりで消費税を含む合計額をご案内します。
不具合の調査・修正、軽微な表示調整、利用環境・外部仕様の変更に伴う確認、運用相談などが対象例です。監視、バックアップ、セキュリティ更新、対応時間は構築先と重要度によって異なり、見積書・保守契約に範囲を明記します。画面や機能の追加は個別にお見積もりします。
必須ではありません。未契約でも調査・修正・機能追加を依頼ごとにお見積もりできます。ただし、優先対応、定期確認、対応時間の確保は月額契約と異なり、即時対応を保証するものではありません。扱う情報と業務への影響に応じて選べます。
原則として、現在の会社ドメインまたはサブドメインのサーバー内に構築します。PHP・データベース、容量、SSL、バックアップ、外部通信の制限などはこちらで事前確認するため、専門的な仕様を調べてから相談する必要はありません。安定運用が難しい環境では、必要条件と代替案をご案内します。
「葬儀後の相談窓口をまとめたい」「提携先へ引き継いだ後の状況を確認したい」「ご遺族の入力負担を抑えたい」など、現在の受付・紹介方法を伺い、必要な画面と担当範囲をご提案します。
同じ業種で検討できる、別の画面構成と情報の流れをご紹介しています。
受付、予約、顧客・案件管理、申請・承認など、必要な業務や機能に近いWebシステムの開発例をご紹介します。
