団体宿泊の名簿・部屋割り・食事・変更受付ポータル

予約確定後、学校の引率者、スポーツ合宿の代表者、企業研修の事務局、旅行会社の添乗員などへ団体専用URLを案内します。宿泊者名簿、ルーミングリスト、食事、交通手段、館内利用のうち、未提出と施設回答待ちを分けて表示します。

予約番号、宿泊日、部屋数、予定人数はPMSや予約管理システムから受け取ります。ポータルで受け付けた希望や変更依頼だけで、客室在庫や宿泊料金を更新しません。

• 団体ごとの専用URL、提出期限、閲覧期限
• 未提出・提出済み・施設確認中・要回答・確認済みの区別
• 幹事、旅行会社、フロント担当者の質問・回答履歴

幹事が画面入力または指定形式のExcelで参加者名簿を登録し、施設側が和室・洋室・定員・男女区分・班・引率者・添乗員・乗務員などの条件を見ながら部屋割り案を確認します。名簿を差し替えた場合は、前回から追加・取消・変更された人を表示します。

自動割り当ては定員と希望条件から作る下書きです。客室の確保や最終的な部屋番号は、施設担当者がPMSの予約内容と照合して確定します。

• 宿泊者名簿の画面入力・Excel取込・変更比較
• 班、同室希望、引率者、添乗員、乗務員などの属性
• 部屋割り案・施設確認中・確定済みの状態管理

食物アレルギー、ハラール、ベジタリアン、ヴィーガン、グルテンを避けたい方への食事、離乳食などの申告を、宿泊者と朝食・夕食ごとに登録します。申告内容、厨房の確認、代替メニューの回答を同じ欄へ上書きせず、それぞれの記録として残します。

翻訳結果や宿泊者の申告だけで提供可否を決めません。原材料、調味料、調理器具、コンタミネーションへの対応範囲は、料理長や料飲担当者が確認した内容を案内します。

• 宿泊者別・食事回別の申告と確認状況
• 原材料、調理環境、代替メニュー、持込可否の回答
• 厨房・宴会・フロントへ必要な情報だけを共有

到着予定、貸切バスの台数、乗降場所と駐車場所、ドライバー・バスガイドの宿泊、別送荷物、チェックイン方法をまとめます。夕食会場、朝食会場、宴会場、会議室、研修室、温泉・大浴場の利用時間も同じ団体行程に並べます。

交通渋滞などで当日に時刻が変わった場合は、旧時刻を消さず、連絡者と更新日時を記録します。フロント、宴会、客室、厨房、送迎担当が同じ最新版を参照します。

• 到着予定、貸切バス、乗降・駐車場所、乗務員情報
• 先着・別送荷物の到着、保管、受渡方法
• 食事、入浴、会議室、研修室などの団体行程

参加取消、追加宿泊者、部屋タイプ、食事数、アレルギー情報、到着時刻などの変更を、変更前・変更後・希望日・理由とともに受け付けます。施設側は客室、料理、バス、会場、見積への影響を確認して回答します。

この構成例では、ポータル上の回答を契約変更や追加料金への同意として扱いません。変更依頼と施設回答を記録し、契約変更や追加料金の正式な確認は施設が定める方法で行います。

• 変更依頼・施設確認中・承認・代替案・却下の区別
• 名簿、部屋割り、食事数、行程、料金への影響表示
• 最終版の確定者・確定日時と確定後の再変更履歴